Die Organisation des Verbundes und die Struktur der Verbundgremien sowie deren Aufgaben ist festgelegt in der "HeBIS-Verbundordnung", neu in Kraft getreten zu Beginn des Jahres 2001. Die geänderte Fassung ist am 25.11.2002 in Kraft getreten.

 Textfassung der HeBIS-Verbundordnung vom 25.11.2002
(mit redaktionellen Veränderungen am 1.1.2005)

  Verbundordnung (PDF)

• 1. Einleitung
• 2. Verbundgremien
  • 2.1 HeBIS-Verbundrat
    • 2.1.1 Aufgaben
    • 2.1.2 Mitglieder
    • 2.1.3 Leitungsteam
    • 2.1.4 Verbund-Arbeitsgruppen
    • 2.1.4.1 Einzelne Arbeitsgruppen
    • 2.1.5 Lokale Arbeitsgruppen
    • 2.1.6 Nutzerversammlungen
  • 2.2 AG HeBIS-Konsortium
    • 2.2.1 Aufgaben
    • 2.2.2 Mitglieder
    • 2.2.3 Geschäftsstelle
  • 2.3 AG Speicherbibliothek
• 3. Kommunikationswege
  
  

1. Einleitung

Die Einführung des Bibliothekssystems Pica zum 1.10.1995 in Hessen sowie in Teilen des Landes Rheinland-Pfalz bedingte organisatorische Änderungen, die sich in einer Neuregelung der Gremienstruktur widerspiegeln mussten:

• die Einrichtung eines eigenen Bibliotheksrechenzentrums als Abteilung des Hochschulrechenzentrums der Universität Frankfurt (HRZ-FFM/BDV)
• die Einrichtung einer Geschäftsstelle des Verbundes in der bereits etablierten bibliothekarischen Verbundzentrale beim Hessischen Zentralkatalog (HZK) als Abteilung der Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt a.M. (StUB)
• die Einführung eines integrierten Gesamtsystems durch die Installation eines Zentralsystems und Anbindung von Lokalsystemen als weitgehend selbständige Einheiten innerhalb des Verbundes
• die Einbindung der Hessischen Verbundgremien in eine übergeordnete Struktur des Pica-Verbundes sowie
• die starke Ausdehnung des Systemzugangs durch Online-Kataloge und die damit verbundene Eingliederung der Hochschulen und anderer Bibliothekskunden in den Kreis der Systembenutzer.

Die mit diesen Änderungen einher gehenden Verwaltungs und Koordinationsaufgaben, stellten eine erhebliche Mehrbelastung für den Verbund dar, zumal die bisherigen Verpflichtungen wie bspw. Beratungsaufgaben, Planung der Verbundentwicklung und fachliche Koordination der Anwenderbibliotheken weitgehend erhalten blieben. Zusatzaufgaben dieser Größenordnung ließen sich nur mit Hilfe einer straffen und leistungsfähigen Verbundorganisation bewältigen, die sich durch eine klare Trennung von Zuständigkeiten, kurze Dienstwege und schnelle Reaktionszeiten auszeichnete.

Die Veränderungen in der Informationsversorgung von Wissenschaft und Forschung erfordern zudem Strukturen, die es erlauben, aktiv die Beschaffung und Verfügbarmachung elektronischer Publikationen auf Landesebene zu koordinieren.

Ziel einer Reorganisation des HeBIS-Verbundes musste es daher sein, durch eine Zusammenfassung und Neuordnung der Organisationsaufgaben die Effektivität der Verbundarbeit zu steigern. Gleichzeitig waren die neu hinzukommenden Anwenderinnen und Anwender repräsentativ in die Verbundstruktur einzugliedern, wobei die Handlungsfähigkeit der zentralen Gremien in jedem Fall und zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein musste.

Außerdem wurde der stärkeren rechtlichen und organisatorischen Vernetzung von Bibliotheks- und Universitätsbetrieb Rechnung getragen.

Insgesamt wurde darauf geachtet, dass sowohl die bibliotheksfachliche Kompetenz der Gremien als auch die organisatorische Einbeziehung der Benutzerinteressen sichergestellt waren.

Die jetzt vorliegende Fassung vom 25.11.2002 wurde aufgrund der zwischenzeitlich gewonnenen praktischen Erfahrungen mit der neuen Verbundordnung aktualisiert. Die redaktionelle Anpassung zum 1.1.2005 erfolgte wegen der Eingliederung der StUB in die JW Goethe-Universität Frankfurt a.M. unter dem neuen Namen "Universitätsbibliothek Johann Christian Senckenberg" (nachfolgend: UB Frankfurt).

2. Verbundgremien

Vorsitzende/Vorsitzender des Verbundes ist der Direktor/die Direktorin der Universitätsbibliothek Johann Christian Senckenberg Frankfurt a.M. (Verbundleiter/in). Er/Sie führt den Vorsitz in folgenden Verbundgremien: HeBIS-Verbundrat, AG HeBIS-Konsortium, AG Speicherbibliothek sowie im Leitungsteam und in den Nutzerversammlungen.

2.1 HeBIS Verbundrat

Zentrales Beratungs-, Koordinierungs- und Steuerungsgremium des HeBIS-Verbundes ist der HeBIS-Verbundrat (s. jedoch Ziffer 2.2 / AG HeBIS-Konsortium und 2.3. / AG Speicherbibliothek ). Er ist repräsentativ besetzt.

 
2.1.1 Aufgaben

Der HeBIS-Verbundrat hat insbesondere folgende Aufgaben:

• Beschlussfassung über Entscheidungsvorlagen für das HMWK in Fragen der Bibliotheksdatenverarbeitung im Verbund
• Beratung bei der Erstellung von DV-Anträgen durch Verbundbibliotheken im Hinblick auf Anzahl und Leistungsfähigkeit der Geräte sowie im Hinblick auf den erforderlichen Koordinationsaufwand mit anderen DV-Projekten
• Erstellung von Planungsunterlagen für die Fortschreibung des IT-Gesamtplans des Landes Hessen und von Empfehlungen zu mittel- und langfristigen Investitionen im Verbund
• Planung, Steuerung und Kontrolle der Umsetzung von DV-Projekten für den Verbund.
• Steuerung und Weiterentwicklung des Verbundes.

Der HeBIS-Verbundrat hat darüber hinaus Anträge aus den Nutzerversammlungen (vgl. Ziffer 2.1.6 ) zu beraten und zu beantworten bzw. zur Beschlussfassung an die entsprechenden Institutionen weiterzuleiten.

Der HeBIS-Verbundrat kann Arbeitsgruppen zu wichtigen fachlichen, technischen und organisatorischen Bereichen der Verbundentwicklung einsetzen.

2.1.2 Mitglieder

Im HeBIS-Verbundrat sind die nachfolgend aufgeführten Institutionen vertreten. Nicht explizit mit ihrer Amtsbezeichnung genannte Vertreterinnen/Vertreter werden von den jeweiligen Institutionen benannt. Die Vertreterinnen/Vertreter der einzelnen Lokalsysteme sollen einvernehmlich in Absprache aller Bibliotheken und Betreiber eines Lokalsystems benannt werden.
Zu bestimmten Sachfragen kann der HeBIS-Verbundrat Gäste einladen.

Institution	Bezeichnung	Status
Verbundleitung	Direktor/in UB Frankfurt	Vorsitz, Stimmrecht
HMWK		beratend
MWWFK		beratend
HZK	Leiter/in HZK	Stimmrecht
HRZ-FFM/BDV	Leiter/in Abteilung BDV	Stimmrecht
Lokalsystem Darmstadt/Wiesbaden	2 Vertreter/innen	Stimmrecht
Lokalsystem Frankfurt	2 Vertreter/innen	Stimmrecht
Lokalsystem Gießen/Fulda	2 Vertreter/innen	Stimmrecht
Lokalsystem Kassel	2 Vertreter/innen	Stimmrecht
Lokalsystem Marburg	2 Vertreter/innen	Stimmrecht
Lokalsystem Rheinhessen 1	2 Vertreter/innen	Stimmrecht
HPR HMWK (Hessen)	1 Vertreter/in	Gast
HPR MWWFK (Rheinland-Pfalz)	1 Vertreter/in	Gast

¹ Gleichzeitig stellvertretender Vorsitz im HeBIS-Verbundrat

Besetzung des Verbundrats

Jedes Lokalsystem ist berechtigt, nach eigenem Ermessen eine weitere Person mit Gaststatus zu benennen. Für die Vertreterinnen und Vertreter mit Stimmrecht ist sicherzustellen, dass in allen Fällen, in denen in einem Lokalsystem mehr als zwei Einrichtungen verschiedener Dienststellen zusammengefasst sind, nicht beide Vertreter/innen aus einer Dienststelle zu entsenden sind.

Beschlüsse des HeBIS-Verbundrates sollen entsprechend dem Verbundcharakter kooperativ und im Konsens getroffen werden. Ist ein Konsens nicht erreichbar, gilt ein Beschluss dann als angenommen, wenn:

1. die Anzahl der Ja-Stimmen mehr als 50% der maximalen Stimmenanzahl (= 15) beträgt (= 8) und
2. die Anzahl der Ja-Stimmen mindestens doppelt so groß ist wie die Anzahl der Nein-Stimmen (2/3-Regelung).

Dabei hat jede/r Vertreter/in eine Stimme.

Beschlüsse des HeBIS-Verbundrates können auch im Umlaufverfahren herbeigeführt werden. Der HeBIS-Verbundrat ist mindestens einmal im Kalenderjahr einzuberufen. Geschäftsstelle ist die  Universitätsbibliothek Frankfurt a.M.

2.1.3 Leitungsteam

Aufgaben

Das Leitungsteam ist für die Umsetzung der Beschlüsse des HeBIS-Verbundrates verantwortlich und hat dabei insbesondere die Aktivitäten der einzelnen Institutionen zu koordinieren. Es kann im Auftrag des HeBIS-Verbundrates Entwicklungs- und Produktionsaufträge erteilen sowie in Absprache mit der jeweiligen Bibliotheks- bzw. Hochschulleitung Aufgaben an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Anwenderbibliotheken bzw. lokalen Rechenzentren delegieren.

Das Leitungsteam steuert die Aktivitäten der Arbeitsgruppen (s. Ziffer 2.1.4 ). Es übernimmt ferner die Planung, Steuerung und Kontrolle von Detailaufgaben, sofern sie die zentralen Verbundfunktionen betreffen. Es koordiniert außerdem die Zusammenarbeit mit dem HMWK und den überregionalen Institutionen (z.B. DFG, DDB) und entsendet Vertreterinnen oder Vertreter in die Pica-Partner-Gremien.

Das Leitungsteam berichtet dem HeBIS-Verbundrat in dessen turnusgemäßen Sitzungen. In Fällen, in denen entweder der Verbundcharakter gefährdet oder die Realisierung der Beschlüsse finanziell nicht gesichert ist, muss das Leitungsteam die Angelegenheit dem jeweils zuständigen Ministerium zur Entscheidung vorlegen. Dies gilt ebenso, wenn kein Beschluss zustande kommt und die Angelegenheit keinen zeitlichen Aufschub duldet.

Mitglieder

Das Leitungsteam setzt sich aus den folgenden Personen zusammen:

Funktion	Bezeichnung
Verbundleitung	Direktor/in UB Frankfurt (Vorsitz)
Bibliothekarische Leitung	Leiter/in HZK
Technische Leitung	Leiter/in HRZ-FFM/BDV

Besetzung der Verbundleitung

Vorsitzender/Vorsitzende ist der Direktor/die Direktorin der Universitätsbibliothek Frankfurt a.M. Beschlüsse des Leitungsteams sollen einvernehmlich getroffen werden.

2.1.4 Verbund-Arbeitsgruppen

Der HeBIS-Verbundrat und das Leitungsteam werden von Arbeitsgruppen unterstützt, deren Zusammensetzung der HeBIS-Verbundrat festlegt und nach sachlicher Notwendigkeit ändern kann. Die Arbeitsgruppen bereiten Problemlösungen vor, die an das Leitungsteam weitergereicht werden. Für abgegrenzte Sachverhalte können jedoch Entscheidungen an die Arbeitsgruppen selbst delegiert werden.

Die Arbeitsgruppen können zu bestimmten Sachfragen auch Gäste einladen.

Die Arbeitsgruppen tagen nach Erfordernis, i.d.R. zweimal pro Kalenderjahr. Beschlüsse sollen entsprechend dem Verbundcharakter kooperativ und im Konsens getroffen werden.

Beschlüsse können im Ausnahmefall auch im Umlaufverfahren herbeigeführt werden.

Mitglieder der AG Technik ( s. 2.1.4.1 ) sind der Leiter/die Leiterin des HRZ-FFM/ BDV (Vorsitz), 1 - 2 Vertreterinnen/Vertreter jedes lokalen PICA-Betreibers, 1 Mitarbeiterin/Mitarbeiter des HZK sowie 1 Vertreterin/Vertreter der Verbundbibliotheken auf Vorschlag des Verbundrates.

Die Vertreter, die aus den Lokalsystemen in die AG Technik entsandt werden, werden jeweils für die Dauer von 2 Jahren delegiert. Nach Bestätigung durch die vertretene Stelle können Delegationen auch verlängert werden.

In die bibliothekarischen Fach-AG's ( s. 2.1.4.1 ) kann jedes Lokalsystem 1-2 Vertreterinnen/Vertreter entsenden. Die Vertreterinnen/Vertreter werden von der jeweiligen Lokalen Arbeitsgruppe vor Ort benannt. Außerdem nimmt jeweils 1 Vertreterin/Vertreter von HZK/HeBIS-Verbundzentrale an den Sitzungen der AG's teil.

Die Mitglieder wählen aus ihrer Mitte jeweils eine Vorsitzende/einen Vorsitzenden.

Beschlüsse sollten entsprechend dem Verbundcharakter kooperativ und im Konsens getroffen werden. Die Vertreter, die aus den Lokalsystemen in die einzelnen Unterarbeitsgruppen entsandt werden, werden jeweils für die Dauer von 2 Jahren delegiert. Nach Bestätigung durch die vertretene Stelle können Delegationen auch verlängert werden.

2.1.4.1 Einzelne Arbeitsgruppen Der HeBIS-Verbundrat hat derzeit folgende Arbeitsgruppen eingerichtet:

• AG Technik
  
  Die Arbeitsgruppe Technik hat vor allem die Aufgabe, die Aktivitäten der lokalen PICA-Betreiber zu koordinieren und mit dem zentralen Bibliotheksrechenzentrum HRZ-FFM/BDV sowie den PICA-Partnern abzustimmen. Darüber hinaus soll sie kontinuierlich Lösungen für eine Optimierung des Systembetriebs suchen, insbesondere im Hinblick auf Benutzer-orientierte Online-Dienste im Internet.
  
  Weiterhin soll sie sich aktiv an der Evaluierung neuer Pica-Software beteiligen. In Kooperation mit der AG Benutzung und den jeweiligen Hochschulen soll sie außerdem die Einbindung des PICA-Systems in Hochschulnetze sowie in andere Informationssysteme auf Basis von Standarddiensten voranbringen.
  
  Besetzung der AG Technik
  
  
• AG Erwerbung
  
  
• AG Alphabetische Katalogisierung
  
  
• AG Zeitschriftenkatalogisierung
  
  
• AG Sacherschließung
  
  
• AG Ortsausleihe
  
  
• AG Fernleihe
  
  
• AG Elektronische Medien
  
  
• AG Benutzung
  
  

 
2.1.5 Lokale Arbeitsgruppen

Die lokalen Arbeitsgruppen koordinieren insbesondere den Einsatz der lokalen Pica-Module und gewährleisten die Abstimmung zwischen den einzelnen Bibliotheken und dem Betreiber des jeweiligen Lokalsystems. Sie informieren darüber hinaus die örtlichen Personalvertretungen.
Der HeBIS-Verbundrat und das Leitungsteam können nach Absprache zusätzlich Aufgaben an die lokalen Arbeitsgruppen delegieren.

Die lokalen Arbeitsgruppen konstituieren sich eigenverantwortlich und wählen jeweils eine Vorsitzende/einen Vorsitzenden. Die Vorsitzenden der lokalen Arbeitsgruppen sind Ansprechpartner für alle Belange der Weiterentwicklung und Zusammenarbeit innerhalb der Lokalsysteme. Zusammen mit einem weiteren Mitglied der lokalen Arbeitsgruppe vertreten sie ihr Lokalsystem im HeBIS-Verbundrat; sie berichten an den HeBIS-Verbundrat in seinen turnusmäßigen Sitzungen.

Die lokalen Arbeitsgruppen sollten mindestens aus folgenden Mitgliedern bestehen: 1 Vertreterin/Vertreter jeder an das Lokalsystem angeschlossenen Bibliothek, 1 Vertreterin/Vertreter des jeweiligen Betreibers des Lokalsystems sowie 1 Vertreterin/Vertreter der örtlichen Personalvertretung jeder an das Lokalsystem angeschlossenen Bibliothek. Die lokalen Arbeitsgruppen sind mindestens zwei mal pro Kalenderjahr einzuberufen. Die Zusammensetzung der Lokalen Arbeitsgruppe Rheinhessen und dessen Vertretung im HeBIS-Verbundrat wird vom MBWW Rheinland-Pfalz festgelegt.

2.1.6 Nutzerversammlungen

Einmal im Kalenderjahr beruft das Leitungsteam drei Nutzerversammlungen an unterschiedlichen Standorten ein. Dabei handelt es sich um eine Zusammenkunft aller Verbundbibliotheken. Sie dient der Information der Anwenderinnen/Anwender sowie dem Meinungsaustausch. Die Termine der Nutzerversammlungen sind den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern in den Bibliotheken über die jeweilig zuständige Dienststelle mindestens 6 Wochen vorher bekannt zu geben.

2.2 AG HeBIS-Konsortium
 
2.2.1 Aufgaben

Die Arbeitsgruppe HeBIS-Konsortium hat insbesondere die Aufgabe, Beschaffungsmaßnahmen für elektronische Publikationen und vergleichbare Produkte (elektronische Zeitschriften, Datenbanken, Multimedia-Produkte) zu koordinieren sowie das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst im Hinblick auf die Verwendung zentral bereitgestellter Erwerbungsmittel zu beraten.

Dazu gehören u.a. folgende Maßnahmen:

• Bedarfsermittlung für anzuschaffende Produkte
• Beschlussfassung über abzuschließende Verträge mit einzelnen Anbietern
• Entscheidung über Art der Nutzung und des Zugriffs
• Kooperation mit anderen Konsortien

2.2.2 Mitglieder

In der AG HeBIS-Konsortium sind die nachfolgend aufgeführten Institutionen vertreten:

Institution	Bezeichnung	Status
Hessische Hochschulen	je 1 Vertreter/in	Stimmrecht
Universität Mainz	1 Vertreter/in	Stimmrecht
Landesbibliothek Wiesbaden	1 Vertreter/in	Stimmrecht
HeBIS-Verbundleitung	Direktor/in UB Frankfurt	Vorsitz, Stimmrecht
HMWK	1 Vertreter/in	Gast
Geschäftsstelle	1 Vertreter/in	ohne Stimmrecht

Weitere Vertreter außerhessischer Bibliotheken können als Gäste eingeladen werden.

Beschlüsse der AG HeBIS-Konsortium sollen entsprechend dem Verbundcharakter kooperativ und im Konsens getroffen werden. Ist ein Konsens nicht erreichbar, gilt ein Beschluss dann als angenommen, wenn die Anzahl der Ja-Stimmen mehr als 50% der maximalen Stimmenanzahl beträgt.

Beschlüsse können auch im Umlaufverfahren herbeigeführt werden.
Die AG HeBIS-Konsortium tagt mindestens einmal im Halbjahr.

2.2.3 Geschäftsstelle

Für die laufenden Aktivitäten ist eine Geschäftsstelle beim Verbund eingerichtet. Diese ist insbesondere zuständig für die Vorbereitung der Sitzungen, die Umsetzung der Beschlüsse, Vertragsverhandlungen mit Anbietern und Verlegern in Vertretung der beteiligten Hochschulen sowie Vertretung der Arbeitsgruppe in einschlägigen überregionalen Gremien.
Die Geschäftsstelle verwaltet darüber hinaus die ihr für die Durchführung einschlägiger Maßnahmen zugewiesenen Mittel.
Die Vertragsverhandlungen können im Einzelfall nach Absprache auch an weitere Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft delegiert werden.

 
2.3 AG Speicherbibliothek

Aufgaben

Die Arbeitsgruppe Speicherbibliothek hat insbesondere die Aufgabe, den Aufbau und den Betrieb der hessischen Speicherbibliothek unter den Beteiligten zu koordinieren.

Mitglieder

Jeweils 1 Vertreter/in derjenigen Bibliotheken, die Bestand an die Speicherbibliothek verlagert haben bzw. dies konkret planen (Stimmrecht; die Mitgliedschaft beginnt mit der Erklärung zur aktiven Teilnahme).

1 Vertreter/in der für den Betrieb zuständigen Einrichtung / HZK (Stimmrecht)

Verbundleitung / Direktor/in UB Frankfurt (Vorsitz, Stimmrecht)

Beschlüsse der AG Speicherbibliothek sollen entsprechend dem Verbundcharakter kooperativ und im Konsens getroffen werden. Ist ein Konsens nicht erreichbar, gilt ein Beschluß dann als angenommen, wenn die Anzahl der Ja-Stimmen mehr als 50% der maximalen Stimmenanzahl beträgt.

Beschlüsse können auch im Umlaufverfahren herbeigeführt werden.

Die AG Speicherbibliothek tagt mindestens einmal im Jahr.

3. Kommunikationswege

Innerhalb der oben dargestellten Aufbauorganisation des HeBIS-Verbundes sollen den Verbundmitgliedern Kommunikationswege zur Verfügung stehen, um ihre Wünsche, Anregungen und Kritik an den HeBIS-Verbundrat bzw. die entsprechenden Institutionen zu leiten.
Hierzu dienen insbesondere die Internetseiten des Verbundes (Homepage: www.hebis.de).

Bibliotheksbenutzerinnen und -benutzer sollen über Telefon, Fax und E-Mail aus den Hochschulnetzen ihre jeweiligen Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner in der lokalen Arbeitsgruppe erreichen können. Diese sind dann für die Prüfung und Weiterleitung der Anfragen an die entsprechenden lokalen oder zentralen Einrichtungen bzw. Gremien verantwortlich.

Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter aus den Anwenderbibliotheken können über ihre Bibliothek oder die Vertreterinnen/Vertreter ihres jeweiligen Lokalsystems Anfragen an die Verbundgremien stellen.
Die Sitzungsprotokolle der Verbundgremien sind in geeigneter Form öffentlich zu machen.

 

PDF-Version der HeBIS-Verbundordnung vom 25.11.2002 (mit redaktionellen Veränderungen am 1.1.2005)