HeBIShandbuch
FAQfernleihe
HeBIScocktail
HessFort
HeBIScocktail
Ausgabe: 4-2005

10 Jahre HeBIS in PICA

Editorial

In diesem Monat ist es genau 10 Jahre her, dass die PICA-Software innerhalb des HeBIS-Verbundes in Betrieb genommen wurde. Für viele liegt dies schon lange zurück, ja manchen dürfte es sicherlich sogar schwer fallen, sich überhaupt noch an die Zeit davor zu erinnern.

Die (fast) zeitgleiche Inbetriebnahme eines Zentralsystems (CBS) und zunächst 5 lokaler Systeme (LBS) stellten in der und für die Leihverkehrsregion eine Zäsur dar. Vorausgegangen war nicht nur ein Gutachten (Prof. Dr. Wolfgang König) über die richtige Systemauswahl, vorausgegangen waren auch intensive Gespräche und Absprachen, das damals im Einsatz befindliche HEBIS-Kat durch eine aus seinerzeitiger Sicht modernen Anforderungen genügendes System abzulösen. Es war auch die Zeit, als unter der Leitung des damaligen Präsidenten der TU Darmstadt, Prof. Böhme, das Planungspapier "Informationssystem Hessen" verabschiedet wurde, welches wegweisende Neuerungen enthielt.

10 Jahre PICA sind vielleicht gerade deshalb auch der Anlass, wieder einmal einen kurzen Rückblick zu wagen, noch einmal in Erinnerung zu rufen, wie alles anfing.

IT-Aufgaben der wissenschaftlichen Bibliotheken in Hessen waren bis dato eher ein "Informationssystem StUB" mit Übernahmegarantie durch andere. Alle auf Automatisierung ausgerichteten Prozesse gingen in Hessen von Frankfurt aus, wobei die Ursache längst nicht nur darin lag, dass dort auch der Hessische Zentralkatalog seit 1948 angesiedelt war. Der "Motor" Stadt- und Universitätsbibliothek war in den 70er Jahren in gewisser Weise Garant für Innovationen, in den 80er Jahren dann aber gerade wegen seiner engen Bindung an das Kommunale Gebietsrechenzentrum Frankfurt (KGRZ) auch der Grund für eine Phase der Stagnation. Diese konnte erst wieder Mitte der 90er Jahre überwunden werden. Ab dieser Zeit gelang es, ein umfassendes Spektrum an lokalen und zentralen Dienstleistungen aufzubauen, was dazu führte, dass Hessen heute in allen Bereichen der Informationsversorgung an und für Hochschulen zumindest mithalten kann, in Teilen sogar eine führende Rolle einnimmt.

Vorgeschichte

Die 70er Jahre waren eine Phase, in der intensive Anstrengungen unternommen wurden, die zunehmenden Möglichkeiten der Datenverarbeitung auch in und für Bibliotheken nutzbar zu machen. Dabei ging es - auch wenn dies heute gelegentlich anders gesehen wird - primär um die Automatisierung interner Prozesse, wobei unterstellt wurde, dass diese auch den Nutzern Vorteile brächten. Eine direkte Nutzerorientierung war jedoch die Ausnahme, zumal die seinerzeit dominierenden Prozesse der Stapelverarbeitung dies auch kaum zuließen. Eine der ersten Quellen, auf die zurückgegriffen werden kann, ist das ZfBB-Sonderheft 15 (1). Dass man einer solchen Ansammlung von Details und Trivialitäten, die bestenfalls den Charakter von internen Dienstanweisungen hätten haben sollen, eine eigenständige Publikation gewidmet hat, gehört zu den nur aus der Zeit heraus verständlichen Phänomenen. Aus dem Vorwort dieser Publikation geht aber recht gut der Gesamtzusammenhang hervor. Es heißt dort: "sie [die Hessische Landesregierung] hat durch das Gesetz über die Errichtung der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) und Kommunale Gebietsrechenzentren (KGRZ) vom 16.12.1969 die Anwendung der Datenverarbeitung in der zentralen und kommunalen Verwaltung, also auch in den Bibliotheken, geregelt." Es dient an dieser Stelle zur Kenntnis, dass die Hochschulen mit diesem Gesetz eigentlich gar nicht erfasst wurden. Da aber die Stadt- und Universitätsbibliothek als einzige wissenschaftliche Bibliothek in Hessen in kommunaler Trägerschaft stand, lag es nicht nur nahe, sondern war es die einzige Chance, sich in diesem vorgegebenen Rahmen zu bewegen, wenn der Einsatz der EDV irgendwie vorangebracht werden sollte. Es war von Anfang an schwer, die anderen Hochschulbibliotheken in diese "Symbiose" einzubringen, da die Universitäten nicht hinter dieser Entwicklung standen; andererseits dauerte es in mehreren Etappen letztlich bis zum Jahre 1995, bis die endgültige Loslösung vollzogen wurde.

Der Gedanke eines umfassenden, nutzerbasierten Informationssystems hat deshalb sicherlich irgendwie von Anfang an als Idee gewirkt (so sprechen Köttelwesch und Lehmann bereits in einem Beitrag "Gemeinsame Aufgabe der wissenschaftlichen Bibliotheken in Hessen" aus dem Jahr 1976 von dem Ziel des "schrittweisen Aufbaus eines integrierten Bibliothekssystems"); seine Realisierung wurde jedoch erst möglich, als die in dem als "Informationssystem Hessen" bezeichneten Empfehlungen auch tatsächlich umgesetzt wurden.

Vom Hessischen Zentralkatalog (HZK) zum HeBIS Informationssystem

Der nach dem Zweiten Weltkrieg außerordentlich schwierigen Situation auf dem Feld der Literaturversorgung (wesentliche Teile der bis dato etablierten Strukturen waren funktionsunfähig) wurde ab 1948 schrittweise mit dem Aufbau regionaler Zentralkataloge als Nachweisinstrumente begegnet, die dann ab 1959 auch in mehreren Stufen zu einer geordneten und abgestimmten Zusammenarbeit fanden. Für Hessen wurde dabei aus historischen Gründen das bis 1945 zu Hessen (Darmstadt) gehörende Rheinhessen mit einbezogen, so dass Teile des Landes Rheinland Pfalz bis heute Bestandteil des HeBIS-Informationssystems sind. Es würde an dieser Stelle viel zu weit führen, die Geschichte des Hessischen Zentralkatalogs in all seinen Einzelheiten auszubreiten. Entscheidender ist hier aufzuzeigen, welche Maßnahmen ergriffen wurden, die wesentliche Schwachstelle des Systems, die Gebundenheit aller Nachweise an einen Zettelkatalog an einem Standort zu überwinden. Wichtig ist aber auch, darauf hinzuweisen, dass dessen Existenz die Keimzelle dafür war, auf die gesamte Region bezogene Informationsmittel und Verfahren schrittweise zu entwickeln und damit den heute erreichten Stand zu realisieren.

Auf regionaler Ebene waren es zunächst zwei Leitgedanken, die in die Tat umgesetzt wurden.

  • Aufbau eines aktuellen regionalen Zeitschriftenverzeichnisses
  • Dezentralisierung der HZK-Nachweise zur Beschleunigung des Leihverkehrs

Im Falle des Zeitschriftenverzeichnisses lassen sich erste konzeptionelle Ansätze bis in das Jahr 1971 zurückverfolgen. In Zusammenarbeit mit dem KGRZ Frankfurt gelang es dann im Jahre 1976, ein erstes Verzeichnis in gedruckter Form zu publizieren (21.369 Titel mit 34.162 Bestandsnachweisen). Aus dem seinerzeitigen Vorwort ist zu entnehmen, dass damit der Grundstock für ein regionales Verbundsystem gelegt werden sollte.

Daneben entstand die Idee, die ab etwa 1971 in die Praxis eingeführte Internationale Standard-Buchnummer (ISBN) zu nutzen, um auf diese Art kostengünstig einen dezentralisierten Nachweis aktueller Literatur innerhalb der Leihverkehrsregion aufzubauen. Dieses ISBN-Register wurde dann auch als Microfiche-Ausgabe über viele Jahre genutzt, ehe es Ende der 90er Jahre endgültig durch weitaus leistungsfähigere Nachweisinstrumente ersetzt wurde.

Der entscheidende Ausbau der "ersten Phase" war jedoch die Entwicklung einer Verbundkatalogisierung (HEBIS-MON, später HEBIS-Kat). Im Einklang mit Empfehlungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft aus dem Jahre 1979 wurde ein dialoggestütztes System mit zentraler Datenbank beim KGRZ Frankfurt in Betrieb genommen. Schon während der gesamten Entwicklungsphase war abzusehen, dass die gewählte Struktur auf Basis des hessischen DV-Gesetzes sich als nicht geeignet erweisen würde, weitergehende Anforderungen zu bewältigen. Nach der Inbetriebnahme 1986 wurde dann auch offensichtlich, dass die Erweiterung hin zu endnutzerorientierten Diensten gänzlich andere Voraussetzungen erforderte. Es war die Stadt- und Universitätsbibliothek selbst, die sich massiv für eine völlige Neuorientierung einsetzte, aber gleichzeitig erkannte, dass dies ohne aktive Einbindung der Universität(en) und des zuständigen Ministeriums nicht möglich sein würde. Den Durchbruch brachte dann das bereits zitierte Gutachten von König, welches dazu führte, dass alle Teilverfahren (Ausleihe, Zeitschriftenverzeichnis, Katalogisierung, ISBN-Register) im Oktober 1995 zum Einen flächendeckend durch das integrierte Bibliothekssystem PICA abgelöst wurden, zum Zweiten erstmals die Universitätsbibliotheken allesamt lokale Bibliothekssysteme erhielten (LBS) und zum Dritten die Einbeziehung auch der Fachhochschulen in alle Dienste zusätzlich erreicht wurde. Sichtbarstes Zeichen des Fortschrittes war die nahezu zeitgleiche Einführung der so genannten OPACs mit Recherche- und Bestellfunktion durch Endnutzer. Die Verlagerung der reinen DV-Aktivitäten in die Zuständigkeit des Hochschulrechenzentrums der JWGU hatte zudem zur Folge, dass nunmehr die Universitäten direkt und in vollem Umfang in die Verantwortung eingebunden wurden.

Die Einführung von PICA hatte somit in der Summe zwei Konsequenzen. Erstens wurden stufenweise praktisch alle Arbeitsgänge automatisiert und zweitens gelang es mit Hilfe seiner Funktionalität, in den zweischichtig orientierten Bibliothekssystemen nach und nach auch die dezentralen Komponenten in das System einzubeziehen. So hat der Einsatz dieser Software entscheidend dazu beigetragen, die im HHG geforderte "funktionale Einschichtigkeit" auch weitgehend technisch zu verwirklichen.

Heute bietet das HeBIS Informationssystem insbesondere auch durch Integration einer leistungsfähigen Portalsoftware nicht nur umfassende und komfortable Retrieval- und Bestellmöglichkeiten auch unter Einschluss der Fernleihe, sondern über die zentrale Katalogdatenbank ist auch der direkte Zugriff auf Hunderttausende elektronischer Dokumente möglich.

Die Entwicklung wäre jedoch nur unvollständig beschrieben, würde man nicht auch die groß angelegten Retrokonversionsverfahren der Kataloge aller wichtigen wissenschaftlichen Bibliotheken in den Jahren 1999 bis 2002 nennen. Ausgehend von einem Mitte der 90er Jahre an der ETH Zürich entwickelten Verfahren, wurden auf der Basis eines über Hessen-Media geförderten Projektes nach und nach alle wichtigen Kataloge gescannt, mit Hilfe einer OCR Erkennung indexiert und über eine Datenbank retrievalfähig gemacht. Am Ende des Projektes waren auf diese Weise über 9 Millionen Nachweise aus der Zeit vor 1986 in digitaler Form in das HeBIS-System eingebunden, was u. a. zur Konsequenz hatte, dass der konventionelle HZK Ende 2001 (übrigens als erster Zentralkatalog in Deutschland) geschlossen werden konnte. Er wurde ersetzt durch eine Technologie und Funktionalität, die es erlaubt, die bis dato nur an einem Standort zusammengeführten Nachweise ohne zeitliche und räumliche Beschränkung jeder interessierten Person verfügbar zu machen.

Fragen, die heute diskutiert werden, liegen im Bereich der Anreicherung vorhandener Nachweise durch Inhaltsverzeichnisse, des Aufbaus eigenständiger Dokumentenserver und der Einbindung von nicht textbasierten Dokumenten. Die noch vor 10 Jahren bei der Einführung von PICA als weitergehende Wünsche formulierten Funktionalitäten sind hingegen heute allesamt Wirklichkeit geworden.

Es wäre jedoch vermessen, im Zusammenhang mit dem Jubiläum die Einführung von PICA nur unter dem Aspekt einer "Erfolgsstory" zu sehen. Es bedurfte schon der intensiven und nachhaltigen Arbeit vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um die Ziele zu erreichen, die wir heute vorfinden. Wir müssen allerdings auch zugeben, dass wir heute über Themen nicht nur diskutieren, sondern ihre Realisierung vorantreiben, die 1995 doch noch sehr fern lagen. Wer dachte damals schon an die Integration von "Open URL" in einen Zentralkatalog? Wem kam in den Sinn, Verbundkatalogisierung, Hessische Bibliographie, BDSL (2) und BLL (3) mit Hilfe eines Werkzeuges auf einer Plattform zu realisieren? Wer malte sich schon konkret aus, wie ein Zugriff auf digitale Dokumente direkt aus dem Katalog heraus aussehen könnte?

10 Jahre PICA bedeuten 10 Jahre des rapiden Wandels unter dem immer gleichen Schirm. Und wir werden mit PICA weiter leben und weiter arbeiten. Aber das hinter dem Namen stehende Produkt wird sich auch zukünftig kontinuierlich verändern, erneuern und wechselnden Bedürfnissen anpassen (müssen).

Die Einführung von PICA hat auch uns Bibliothekare bei einem sehr schwierigen Lernprozess unterstützt. Die Software hat mit dazu beigetragen, einen mentalen Wandel zumindest einzuleiten, der von folgendem Paradigma bestimmt wird. Solange ich selbst mit und in Bibliotheken zu tun hatte, wurde ich mit dem Phänomen konfrontiert, dass jede Bibliothek immer wieder ihre Besonderheiten betonte (Stichwort: Hausregeln), die es ihr erlaubten, sich von anderen abzuheben. Mit PICA setzte erstmals insofern ein Wandel ein, als jetzt nicht mehr nach den spezifischen Merkmalen nach dem Motto gesucht wurde "eine Bibliothek funktioniert im allgemeinen so, aber bei uns ist dies ganz anders", sondern die unzweifelhaft vorhandenen Besonderheiten doch nach und nach unter dem Blickwinkel eines Prozesses der Verallgemeinerung gesehen werden.

Hoffen wir für die kommenden Jahre weiter auf die Innovationskraft der Entwickler, auf die Kontinuität des Unternehmens und darauf, dass es uns gelingt, auch weiterhin PICA erfolgreich und flexibel als Werkzeug einzusetzen.

(1) ZfBB = Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie
(2) BDSL = Bibliographie der Deutschen Sprach- und Literaturwissenschaft
(3) BLL = Bibliographie Linguistischer Literatur

Berndt Dugall
HeBIS-Verbundleitung

HeBIS-Portal

News

15.09.2020
Protokoll AG Sacherschließung & Recherche

Protokoll der Sitzung vom 25.08.2020 ist online.

Termine

powered by webEdition CMS