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Ausgabe: 2-2007

Neuigkeiten von der HeBIS Online-Fernleihe

Neues von den Datenbanken

In den letzten Monaten wurden Verbesserungen an unserem Fernleihsystem vorgenommen. Unsere Aktivitäten haben letztendlich das Ziel, eine schnelle Lieferung der benötigten Literatur an den Benutzer zu unterstützen und dem Bibliothekspersonal in den Fernleihabteilungen eine geeignete Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen.

Vormerkungsfunktion

Bisher konnten die Vormerkungswünsche der Benutzer nicht direkt weitergeleitet werden. Die Bearbeitung der Vormerkungen vom Fernleihfachpersonal erfolgte entweder durch eine erneute Bestellaufgabe (online oder konventionell) oder erforderte mindestens zwei Arbeitsschritte. Durch das neu implementierte WinIBW-Skript “Vormerkung“ gibt es jetzt die Möglichkeit, ausgeliehene Medien nach der negativen Quittierung direkt in einem Arbeitsschritt vorzumerken.

Damit haben wir in unserem Fernleihsystem ein einheitliches und transparentes Verfahren geschaffen. Die Online-Vormerkung wird vorerst nur in Bibliotheken des HeBIS-Verbundes eingesetzt. Im nächsten Ausbauschritt wird dann die Realisierung der Online-Vormerkung in der verbundübergreifenden Fernleihe mit den anderen Bibliotheksverbünden erfolgen.

Von Februar bis April wurde die Vormerkungsfunktion im Produktionsbetrieb von HeBIS-Bibliotheken umfangreich getestet und kann jetzt für alle HeBIS-Pica Fernleihteilnehmer angeboten werden. Es besteht die Möglichkeit für die Bibliotheken, mit oder ohne Vormerkungsabteilung zu arbeiten. Bei Bibliotheken mit Vormerkungsabteilung kann nach dem Aufruf des Skriptes “Vormerkung“ mit dem Klick auf OK die Bestellung in die voreingestellte Abteilung abgelegt werden, um z.B. mit dem Benutzer zuvor einen eventuell bestehenden Vormerkungswunsch abzuklären.




Nach Rückmeldung des Benutzers wird die “geparkte“ Bestellung aufgerufen und mit dem Vormerkungsskript an eine oder mehrere Lieferkandidaten gerichtet. Es besteht alternativ die Möglichkeit, die negativ quittierte Bestellung direkt mit dem Vormerkungsskript an die Vormerkungskandidaten - nach Eintrag der ELN und Abteilung - zu disponieren. In der WinIBW ist für die Lieferbibliothek die Vormerkung leicht erkennbar (siehe Beispiel 1.).

Die Feldüberschrift "Clearinghouse" wird demnächst ersetzt durch eine aussagekräftige Überschrift, wie z.B. Bestelltyp. Nach der Ausführung der Vormerkung in der WinIBW ändert sich automatisch die HeBIS Dienst-ID in der Vollanzeige der Bestellung, erkennbar durch ein führendes “V“:



Bei dem Vormerkungskandidat bzw. der potentiellen Lieferbibliothek wird die Vormerkung wie jede andere Bestellung per Online-Druckdienst ausgedruckt. Dabei erkennt das Druckprogramm durch die Voreinstellung, dass ein Vormerkschein erzeugt werden soll anstatt eines Leihscheins (siehe Beispiel 2.). 

Daraufhin wird beim Vormerkungskandidaten im lokalen PICA-Ausleihsystem eine Vormerkung getätigt. Nach erfolgter Rückgabe des Mediums erfolgt die Bearbeitung in der Fernleihabteilung wie bei jeder anderen Bestellung. Die Vormerkung kann sowohl positiv als auch negativ quittiert und storniert werden.

Druckdienst

Für die Fernleihe gibt es seit 2005 einen serverbasierten Druckdienst (Webdienst) zum Ausdruck von folgenden Fernleihformularen:

  • Leihschein/Vormerkschein
  • Ergebnisschein/Benachrichtigung
  • Roter Leihschein


Die Fernleihabteilungen benötigen lediglich einen Browser um die Bestelldaten aus der WinIBW auszudrucken. Bei den Bibliotheken wird diese zentrale Dienstleistung als Arbeitserleichterung empfunden, weil die vorherigen PC-Programme für den Ausdruck sehr wartungsintensiv und fehleranfällig waren. Neu ist jetzt, dass im zentralen Druckdienst über den Button “Druckauftrag abschicken“ der vorgesteuerte Benachrichtigungstext im Ergebnisscheindruck geändert werden kann. Dabei gibt es folgende Varianten (siehe auch Beispiel 3.):

  • Eingabe von "erg-notext": Es erscheint kein Text,
  • Eingabe “erg-positiv“: Ein positiver Benachrichtigungstext wird angezeigt:

Bestellverfolgung (Trackingdienst)

Um einen Überblick über den Bestellverlauf in der verbundübergreifenden Fernleihe zu erhalten, wurde ein sogenanntes „Trackingsystem“ eingerichtet. Damit kann das Fernleihfachpersonal den Bestellverlauf einer Online-Fernleihe und die vollständige Bestellhistorie (Partnerbestellnummer, Datum/Uhrzeit und Kommentar der Quittierung) der jeweils angefragten Bibliotheken einsehen.

Das Skript “Leitweg anzeigen“ stellt den Quittungscode jeder einzelnen Bibliothek dar. Bei Bibliotheksverbünden, deren Leitwegdetails noch nicht direkt angezeigt werden, ist ein zusätzlicher Klick auf die "Partner-Bestellnummer " notwendig.

Das "Bibliothekssigel" in den Leitwegdetails ist anklickbar, ein Link geht auf das ZDB-Sigelverzeichnis und zeigt die dazugehörigen Bibliotheksdaten. In der Rubrik "Ihre Optionen" befindet sich - derzeit nur als Illustration - ein Anfragebutton, mit dem zukünftig eine E-Mail-Anfrage an die betreffende Bibliothek gerichtet werden kann (siehe Beispiel 4.).

 

 

Filou – automatisierte Quittierungsdienst

Filou (Fernleihe im lokalen OUS) überprüft die Verfügbarkeit eines bestellten Dokuments in einer Bibliothek. Das Entwicklungsziel "die automatische Negativ-Quittierung von Fernleihbestellungen" bei festgestellter Nicht-Verfügbarkeit ist inzwischen erreicht. Der von der BDV entwickelte Dienst läuft reibungslos seit 06/2006. Es lohnt sich, einen statistischen Vergleich anzustellen um zu überprüfen, ob sich die Bearbeitungszeiten im Fernleihsystem nach der Einführung von Filou tatsächlich im nennenswerten Umfang verändert haben.

Das Ausmaß der Verbesserungen im Bereich der Bearbeitungszeiten hat uns selbst überrascht.  Die Durchlaufzeiten einer Fernleihbestellung bis zur Quittierung konnten eindeutig gesenkt werden. Das belegen die folgenden Statistiken eindrucksvoll.

Vergleich der durchschnittlichen Bearbeitungszeiten bis zur Quittierung vor und nach der Einführung von FILOU

Durchlaufzeiten Q4/2005 - Q4/2006

Vergleich der durchschnittlichen Bearbeitungszeiten bis zur Negativquittierung vor und nach der Einführung von FILOU

Durchlaufzeiten Negativ Q4/2005 - Q4/2006



Für interessierte KollegInnen gibt es auf unseren HeBIS  Internetseiten weitere Informationen zu Filou von Dr. Uwe Risch (BDV):

HebISCocktailartikel von 03/2006:
Workshop "Kodierungen in RAK2" am 11.10.2000

und eine Präsentation anläßlich der HeBIS  Benutzerversammlung 2006:
http://www.hebis.de/bib/veranstaltungen/HeBIS-FILOU_20060905.pdf


G. Pietzonka
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