HeBIScocktail
Ausgabe: 2/2001

Datenmigration von Allegro nach PICA

Mitteilungen aus den Bibliotheken

Im Sommer 2000 wurde an der Technischen Universität Darmstadt die erste Teilbibliotheksvereinbarung für die Bibliothek Chemie/Materialwissenschaften unterzeichnet. Ein Bestandteil der Vereinbarung war, dass die Katalogisierung zukünftig unter PICA erfolgen soll. Beide Bibliotheken nutzten bis dahin das für den Bereich der TUD-Bibliotheken gängige Bibliothekssystem Allegro. Man entschloss sich, auf Grund der Anzahl und der inhaltlichen Struktur der Datenmengen nur die Daten der Bibliothek Chemie nach PICA zu überführen. Ausgangspunkt war ein Bestand von ca. 8300 Datensätzen.
Im Bereich der LHB Darmstadt teilten sich drei Kolleginnen die Aufgaben: a) die datentechnische Analyse und Umsetzung von Allegro nach PICA, b) die Analyse der Daten unter bibliothekarischen Aspekten im Allegro-Format und schließlich c) die Begutachtung der konvertierten Daten im Pica-Format.
Dementsprechend gestaltete sich die Vorgehensweise: In einem ersten Schritt wurde eine automatische Klassifizierung nach Monografien, Mehrbändern und importierten Fremddaten durchgeführt, gefolgt von einer Fehleranalyse nach "automatisch" identifizierbaren Katalogisierungs- bzw. Kategorisierungsfehlern, die gleichzeitig die Grundlage für die anschließende manuelle bibliothekarisch-inhaltliche Analyse bildete. Daraus entstand - schon unter Allegro - ein Katalog an Punkten, der zuerst mit den Kolleginnen vor Ort bearbeitet wurde. Ziel war es, bereits die Allegro-Daten, soweit wie möglich, den Anforderungen der Verbunddaten anzupassen. Die Daten wurden in Darmstadt vom Allegro-Format ins PICA3-Format konvertiert, wobei beispielsweise mehrbändige Werke nur mit Hilfe genau definierter Regeln umgesetzt werden konnten. Insgesamt waren mehrere Kontrollgänge notwendig. Die durch die Konvertierung entstandenen Probleme wurden schrittweise per Routinen behoben, währenddessen nicht RAK-gerechte Inhalte nach Pica übernommen werden mussten.

Da im vorliegenden Fall ein Dublettencheck nicht in Betracht kam, ergab sich die Lösung, die Daten insgesamt mit dem ILL-Flag 4 zu versehen, so dass die so gekennzeichneten Daten nur lokal für Darmstadt genutzt werden. Für alle anderen HeBIS-Teilnehmer sind sie "unsichtbar" und können, bis sie von den Kolleginnen der Teilbibliothek manuell nachbearbeitet werden, über eine "normale" Recherche nicht gefunden werden.

Durch die gelungene Zusammenarbeit zwischen Frankfurt und Darmstadt sind die Daten der Chemie seit dem 16.02.2001 in den Verbund eingespielt. Parallel dazu wurde in Darmstadt bereits mit den vorbereitenden Arbeiten für die Übertragung der nächsten Datenbestände (Pädagogik) begonnen. Durch die weitere Bildung von Teilbibliotheken (derzeit TB Gesellschafts-/Geschichtswissenschaften, TB Biologie) wird die Konversion zusätzlicher Datenbestände folgen. Neben den Teilbibliotheken haben bereits andere größere Bibliotheken den Wunsch geäußert, zukünftig mit PICA zu katalogisieren, so dass zumindest für den Bereich der größeren Bibliothekseinheiten der TU Darmstadt eine Umsetzung der Daten nach PICA langfristig bevorsteht.

Christiane Brand, Gudrun Guckler, Claudia Schmidt
Hessische Landes- und Hochschulbibliothek / Technische Universität Darmstadt
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