HeBIScocktail
Ausgabe: 2003-2
Editorial

Liebe Kolleginnen und Kollegen,


"mein Name ist Hase, ich weiss von Nichts" kann man nach der Lektüre dieses HeBIScocktails wahrlich nicht behaupten! Ganz österlich geht es ums Suchen und Finden. Wenn Hanspeter Schneider behauptet "Wer suchet, der findet!", hat er, obwohl er diese Behauptung gleich im ersten Satz seines Artikels relativiert, nicht unrecht.
"Suchen" können Sie in Buchhandelskatalogen und im HeBIS Verbundkatalog ganz bequem mit dem sogenannten "Bookmarklet" - Andrea Arndt hat es ausprobiert und genau beschrieben.
"Finden" können Sie zum Beispiel jetzt den Giessener Dissertationenkatalog in HeBIS-Retro und die Hessische Bibliographie, HESSENDATA, im Metakatalog der Landesbibliographien.
Sie haben keine Lust aufs Suchen? Na, dann genießen Sie doch einfach, was wir Ihnen zusammen gemixt haben!
Frohe Ostern wünscht Ihnen

Gisela Bröckerhoff
HeBIScocktail-Redaktion

Pica-System

Aktuelle Pica-Informationen

Auf der Pica-Homepage unter http://www.oclcpica.org/ können Sie jederzeit aktuelle Informationen über Pica abrufen.

Neues von den Datenbanken

Datentausch

Der Umstieg auf CBS4 erforderte auch eine Anpassung der HeBIS-Im- und Export-Schnittstellen.

Die Einspeicherung der Datenlieferungen aus GKD, SWD und ZDB lief bereits ab der 2. Januarwoche 2003 wieder routinemäßig.

Auch beim Datenexport von HeBIS zu GKD und ZDB kam es zu keiner Verzögerung, seit Ende Januar 2003 erfolgen die Lieferungen im normalen Rhythmus.

Nicht ganz so schnell ging es bei der Einspeicherung der Fremddatenlieferungen der Deutschen Nationalbibliographie (DNB) und Blackwell (NTAS). Denn neben den notwendigen Anpassungsarbeiten an den Schnittstellen sollte hierbei auch der neue, von BDV und VZ selbst entwickelte Dublettencheck eingesetzt werden.

Nachdem die entsprechenden Tests erfolgreich abgeschlossen werden konnten, ist die HeBIS-Verbunddatenbank bei den DNB-Reihen A und B seit der 8. Kalenderwoche, bei der DNB-Reihe H und bei Blackwell (NTAS) seit Ende der 14. Kalenderwoche 2003 wieder auf dem aktuellen Stand.

(rek)
Format- bzw. Kategorieänderungen

Zum Jahresbeginn gab es einige kleine Änderungen und Neuerungen bei unseren Fremddatenlieferungen, die wir in unserem Kategorienschema nachvollziehen mussten:

Neue Kategorien bzw. Unterfelder

  • 2041: EAN (Europäische Artikelnummer)
    Diese Nummer wird jetzt von der DDB geliefert, kann natürlich auch selbst erfasst werden.
  • 026: GKDN umgelenkter Körperschafts-Normdatensätze
  • 814: neues Unterfeld für Bemerkungen zum Zeitcode

Gelöschte Kategorien

Folgende Felder werden nicht mehr verwendet und daher gelöscht:

  • 8099: HEBIS-KAT-Ausleihcode
  • 8596: lokale ID-Nummer der ZDB

Die Kapitel des Kategorienschemas wurden entsprechend geändert.

  • Kategorien in Lokaldaten auf Level 2
  • Liste von Kategorien in Lokaldaten auf Level 2

Die Änderungen an Kategorien in Titelaufnahmen und in Körperschaftsnormdaten sind bereits in der letzten Aktualisierung des Kategorienschemas enthalten.

(anh)
Individualisierung der EZB-Frontdoor-URLs in den Lizenzexemplaren für E-Journals

Bisher hat man beim Anklicken jeglicher EZB-Frontdoor-URL aus dem Verbund-OPAC heraus immer die eigene "Bibliotheks-Sicht", abhängig vom IP-Bereich von dem aus man zugegriffen hat, gesehen. Durch die Individualisierung bekommt man die Ansicht der Bibliothek in der EZB, in deren Lokaldaten man die EZB-Frontdoor-URL angeklickt hat.
Die EZB-Frontdoor-URL im Titeldatenbereich bleibt davon unberührt, d.h. diese bietet immer die Sicht des Standortes von dem der Benutzer aus den Link benutzt.

Die Individualisierung der EZB-Frontdoor-URL in den Lizenzexemplaren war ein Wunsch der AG Benutzung und der AG Elektronische Medien und konnte Anfang dieser Woche realisiert werden. Das neue Programm individualisiert aber nicht nur die EZB-Frontdoor-URLs in den Lizenzexemplaren, sondern ergänzt auch bei den manuell für lokale Lizenzen erfassten Exemplaren die bibliotheksspezifische Endung an der EZB-Frontdoor-URL. Das hat den Vorteil, dass es keine Inkonsistenzen bei den EZB-Frontdoor-URLs zwischen manuell eingegebenen Exemplaren und maschinell erzeugten Lizenzexemplaren gibt.
Diese Vorgänge sind programmtechnisch in die nächtlichen Abläufe eingebunden und somit automatisiert, für den einzelnen Bearbeiter ändert sich nichts.

Nadine Körfer, Aglaia Serbetcioglu, Anja Tröger
HeBIS-Verbundzentrale und Hochschulrechenzentrum Frankfurt, Abteilung Bibliotheksdatenverarbeitung
Library Lookup

Wenn Sie öfter in Buchhandelskatalogen, z. B. bei Amazon, recherchieren und anschließend das gleiche auch im HeBIS-Verbundkatalog nachschlagen möchten, dann haben wir was für Sie. "Library Lookup" ist ein Tool, das einem mehrmaliges Eintippen von Suchanfragen abnimmt. Einfach aus der Trefferanzeige im Buchhandelskatalog das sog. Bookmarklet anklicken und die Recherche wird automatisch im HeBIS-Verbundkatalog ausgeführt.

Das ist keine Hexerei, nur ein kleines JavaScript. Voraussetzung für das richtige Funktionieren ist, dass der Buchhandelskatalog in der Treffer-URL die ISBN des Titels enthält. Die ISBN wird durch das JavaScript ausgelesen und als Suchanfrage an den HeBIS-Verbundkatalog geschickt. Das Resultat wird in einem eigenen Fenster präsentiert.

Und so geht's:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den folgenden Link und machen Sie daraus ein Lesezeichen ("bookmark this link", "zu Favoriten hinzufügen"): Bookmarklet für den HeBIS-Verbundkatalog
  • Recherchieren Sie in einem Buchhandelskatalog und rufen Sie den gesuchten Treffer in der Vollanzeige auf.
  • Anschließend klicken Sie auf das Lesezeichen - wenn im URL des Buchhandelskatalogs eine ISBN enthalten ist, erhalten Sie ein Fenster mit Treffern im HeBIS-Verbundkatalog (oder die Indexliste, falls die ISBN nicht gefunden wurde).

Wir haben das Bookmarklet ausprobiert und es funktioniert mit folgenden Browsern:

  • Netscape (neue Version ab 6.0)
  • Internet Explorer (5.5 und später)
  • Mozilla

Wenn Sie dazu noch weitere Informationen möchten, sei Ihnen der Beitrag von Edlef Stabenau in "netbib weblogs" empfohlen.

(ana)
Neuer Dublettencheck für Fremddateneinspielungen

Für die Einspeicherung der Daten der Deutschen Nationalbibliographie (Reihen A, B und H) sowie des Blackwell New Titles Announcement Service wird seit der ersten Lieferung 2003 nicht mehr der Pica-Dublettencheck, der sich als unzuverlässig erwiesen hat, sondern eine Eigenentwicklung von Verbundzentrale und BDV eingesetzt. Dieser neue Dublettencheck, der ursprünglich für die Einspeicherung der DNB-Altdaten 1972-1984 entwickelt und für den laufenden Datenimport entsprechend angepasst wurde, zeigt deutlich bessere Resultate; nahezu alle Dubletten werden jetzt eindeutig erkannt. Optisch ergeben sich für Sie allerdings keine Unterschiede gegenüber dem alten Dublettencheck, da sich am Mark- und Merge-Verfahren fast nichts geändert hat. Lediglich beim Zusammenführen dubletter Elektronischer Online-Ressourcen hat sich eine Neuerung ergeben: Hier werden von dubletten DB-Aufnahmen jetzt auch sämtliche URLs in den HeBIS-Satz übernommen, soweit sie dort noch nicht enthalten sind.

(elr)
HeBIS-Retro
Dissertationen-Katalog der Universität Gießen in HeBIS-Retro

Anfang März ist in HeBIS-Retro (http://retro.hebis.de) der Dissertationen-Katalog der Universität Gießen eingespeichert worden. Damit stehen ca. 400.000 weitere Katalogkarten für Recherche und Bestellungen zur Verfügung.

Der Katalog umfasst die gedruckten sowie die maschinenschriftlichen Dissertationen, die im Bibliothekssystem der Universität Gießen vorhanden sind, soweit sie vor 1987 erschienen und noch nicht im OPAC enthalten sind.

Bei dem Gießener Dissertationenkatalog handelt es sich um einen Leitkarten-Katalog. Er kann nicht über das Suchmenü recherchiert werden, sondern ist über einen Leitkarten-Index erschlossen (Aufruf in der Katalogauswahl über den Link "Diss.-Katalog Uni Gießen"): Von jeder fünfzigsten Karte wurde der Kartenkopf mit dem Verfassernamen indexiert, und nur diese Karten sind als "virtuelle Leitkarten" im Index verzeichnet. Zu den dazwischenliegenden Karten gelangen Sie, indem Sie von der Leitkarte aus vor- bzw. zurückblättern.

(elr)
Hessische Bibliographie
Datenbank der Hessischen Bibliographie/Virtuelle Deutsche Landesbibliographie

Die Datenbank der Hessischen Bibliographie HESSENDATA ist jetzt in den Metakatalog der Landesbibliographien, die Virtuelle Deutsche Landesbibliographie,
http://www.ubka.uni-karlsruhe.de/landesbibliographie/
eingebunden.

Viel Erfolg beim Recherchieren wünscht die Zentralredaktion der Hessischen Bibliographie

Brigitte Störch E-Mail an AutorIn
Zentralredaktion der Hessischen Bibliographie

Mitteilungen der Verbundzentrale

Los Angeles auch im Titel mit Blank - Korrektur der Körperschaften mit Präfix in Titelkategorien

Die GKD-Redaktion der Staatsbibliothek zu Berlin hatte bereits im letzten Jahr ca. 100 Gebietskörperschaften mit Hilfe eines VB-Scriptes korrigiert, d. h. ein Leerzeichen zwischen Präfix und Namen eingefügt. Diese Korrekturen, die als Folge der 4. RAK-WB-Ergänzungslieferung nötig wurden, hatten wir in Hessen mit den routinemäßigen GKD-Updates übernommen.

Die gleichen Körperschaftsnamen waren bislang unverändert (z.B. als LosAngeles) in den verschiedenen Titelkategorien zu finden. Die VZ hat mittlerweile mit Hilfe des Berliner Scriptes auch diese Gebietskörperschaftsnamen mit Präfix in Titelfeldern korrigiert. Dabei mussten ca. 20% der 690 Änderungen per Hand gemacht werden, da die hessische Online-Validation eine automatische Korrektur verbot. Ab sofort sind nun alle Begriffe aus der GKD-Liste auch in den Titelfeldern nur noch mit Blank zu finden (z.B. Jenseits von Los Alamos).

Bei den Personennamen ist ein ähnliches (halb-)automatisches Verfahren derzeit nicht vorstellbar, da keine Normdaten vorliegen und zudem die Entscheidung über die korrekte Schreibweise von Familiennamen meist intellektuell getroffen werden muss.

(mod)
Fernleihe
Neuzulassung zum Leihverkehr

Die Stadtbücherei Kronberg im Taunus wurde neu zum überregionalen Leihverkehr zugelassen. Die Teilnahme erfolgt mittelbar.

Sigel: 1138
Leitbibliothek: Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt

Adresse:
Hainstr. 5
61476 Kronberg im Taunus
Telefon: (06173) 703-4111
Telefax: (06173) 703-1901
E-Mail: buecherei@kronberg.de

(ana)
Monographien
Lebensdaten von Autoren

Bei der Belegung der Kategorie 3000 werden offenbar zunehmend auch Lebensdaten miterfasst bzw. vermutlich eher aus einer anderen Quelle kopiert. Dagegen ist prinzipiell nichts einzuwenden; Sie sollten aber unbedingt darauf achten, die im HeBIS-Erfassungsformat zwingend notwendigen Steuerzeichen zu erfassen bzw. die in der Kopie übernommenen entsprechend abzuändern.

Es müsste also erfasst werden z.B.

statt
3000 Maya@Chadda *1943-*
richtig
3000 Maya@Chadda #1943-#

statt
3000 Christian@Skrzyposzek*1943-1999*
richtig
3000 Christian@Skrzyposzek #1943-1999#

statt
3010 István@Rácz*1908-*
richtig
3010 István@Rácz #1908-#

Nur wenn Sie diese Struktur genau einhalten, werden die Lebensdaten als solche richtig interpretiert, ins vorgesehene Subfeld abgespeichert und der Name der Person richtig indexiert.

Bitte beachten Sie dies bei Ihrer weiteren Katalogisierungsarbeit. Bitte korrigieren Sie fehlerhaft erfasste Lebensdaten, sobald Sie auf solche stoßen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.

(ria)
Monographien
Personalia

Da waren's nur noch acht ...


Wie bei den zehn kleinen Negerlein verringert sich die Zahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der HeBIS-Verbundzentrale. Letztes "Opfer" ist Carmen Wünkhaus-Wittich, die uns Ende Februar verlassen hat, um ihren Mutterschutz anzutreten.

Ihre Aufgaben wurden auf die verbleibenden Schultern verteilt. Hier sind die neuen Ansprechpartner/innen für Frau Wittichs Arbeitsgebiete:

  • Allegro-Dateneinspielungen: Elmar Reith
  • Indexierung: Renate Koch-Krug und Elmar Reith
  • Leersatzprogramm: Elmar Reith
  • Personen-Normdaten (PND): Nadine Körfer
  • Teilnehmerverwaltung: Herbert Adam
(ana)
Zeitschriften
Neues aus der Zeitschriftenwelt

Verbundzentrale und die Abteilung Bibliotheksdatenverarbeitung arbeiten gegenwärtig u. a. an einer umfangreichen Defizitliste zur Verbesserung von Form und Inhalt des HeBIS-VerbundOPACs. In diesem Zusammenhang wurden für die Zeitschriftenanzeige auch folgende Änderungen realisiert:

  • Seit Februar werden die Datenlieferungen von ZDB, GKD (aber auch der DNB) automatisch nach dem Vorkommen des @-Zeichens (sofern nicht in der Bedeutung des Sortierzeichens gebraucht) abgeprüft. Dieses Zeichen kann derzeit nicht in den OPACs dargestellt werden und führt infolgedessen zu nicht verständlichen Eintragungen.
    Die von der BDV gemeldeten Fälle werden von der Verbundzentrale Zeitschriften wöchentlich abgearbeitet und dabei der jeweilige Buchstabe manuell einkorrigiert, für den das @-Zeichen benutzt wurde. Die Vorlageform mit dem @-Zeichen wird zur Suche in WinIBW und OPAC durch Verweisungen abgedeckt.

  • Im Februar wurden Zeitschriften-Exemplardatensätze mit Bestellstatus (70XY "a") durch einen automatischen Lauf mit dem Ausleihindikator "a" versehen. Damit wurde erreicht, dass im Bestandsinfo des VerbundOPACs im Feld "Entleihbarkeit" die Information "zur Ausleihe nicht bestellbar / Kopien (auch auszugsweise) nicht bestellbar" angezeigt wird. Bis dahin wurde für diese Sätze die Information "entleihbar" angezeigt.
(hea)

Mitteilungen der HeBIS-Informationstechnologie

Wer suchet, der findet

... aber nicht immer das, was er oder sie gesucht hatte. Möglicherweise findet man ja einen Grund, warum man trotz intensiven Suchens etwas anderes nicht finden konnte. Darüber kann man sich ja auch freuen, finde ich.

Wir suchen schon seit Anbeginn der Pica-Zeiten im Verbund in den LBS nach dem einen oder anderen Exemplar. Im CBS ist es vorhanden, im LBS war es auch mal, aber irgendwann aus irgendwelchen Gründen ist es dann verschwunden. Und es könnte sein, dass jetzt endlich der (oder ein?) Grund für das Verschwinden entdeckt wurde. Zur Erläuterung möchte ich etwas ausholen. Doch zuvor ein Zitat aus einer Pica-Information: "Note that this problem is not introduced by CBS4. CBS3 produced the same log records so the problem is very old. The problem of copy records disappearing from local databases was not associated with this problem until it was discovered in CBS4."

Im CBS werden die Exemplare unter der Schlüsselkombination IPN/ILN/Occurrence abgelegt. Zwar hat jedes Exemplar eine eindeutige EPN (in 7800 oder 203@$0), diese hat aber im CBS keine besondere Bedeutung. Im LBS dagegen wird genau diese EPN genutzt, um ein Exemplar zu identifizieren, IPN und Occurrence sind hier (fast) unwichtig. Und genau dieser Unterschied konnte beim Umnummerieren von Exemplaren zu Datenverlusten führen. Konkreter?

Nehmen Sie an, Sie haben einen Titel mit 3 Exemplaren. Diese werden, wie in der Tabelle sichtbar im CBS und LBS unter verschiedenen Adresse abgelegt.

   Adresse im CBS  Adresse im LBS

7001 x
7100 Sign1 !000!
7800 111111110

IPN/ILN/1

 11111111

7002 x
7100 Sign2 !000!
7800 222222220

IPN/ILN/2

 22222222

7003 x
7100 Sign3 !000!
7800 333333330

 IPN/ILN/3

33333333

Nun wird das zweite Exemplar ausgesondert und entsprechend im CBS durch "Loe e2" gelöscht. Dies ist unproblematisch. Als Ergebnis haben wir

   Adresse im CBS  Adresse im LBS

7001 x
7100 Sign1 !000!
7800 111111110

IPN/ILN/1

 11111111

7003 x
7100 Sign3 !000!
7800 333333330

 IPN/ILN/3

33333333

Sieht doch unordentlich aus, die 7003 sollte zur 7002 werden!?!? Gesagt getan, über die WinIBW (oder auch über den bisherigen nächtlichen Sortierlauf, blame on me) wird die 7003 zur 7002 umnummeriert. Kein Problem für CBS, dies funktioniert wie gewünscht. Das CBS protokolliert diese Änderung durch zwei Einträge in einer Log-Tabelle:

  1. Füge ein Occurrence 2 mit EPN 33333333
  2. Loesche Occurrence 3 mit EPN 33333333

Das LBS aber, wegen seiner anderen Adressierung liest zum Update diese Einträge auf folgende Weise:

  1. Füge ein EPN 33333333 mit Occurrence 2
  2. Lösche EPN 33333333 mit Occurrence 3

Den ersten Auftrag vermag es nicht auszuführen, denn es existiert zu diesem Zeitpunkt im LBS ja noch ein Exemplar mit der EPN 33333333, und da die EPN eindeutig sein muss, wird der Auftrag abgelehnt. Den zweiten Auftrag dagegen kann es gut ausführen: Es löscht das Exemplar mit der EPN 33333333. Bingo, Exemplar verschwunden!!!

Auch das Generieren von Lücken kann zu Problemen führen. Möchte man aus 7002 eine 7003 machen, um einen freien Platz für eine neue 7002 zu erzeugen, dann wird dies im CBS ausgeführt mit den Einträgen:

  1. Lösche Occurrence 2 mit EPN 22222222
  2. Füge ein Occurrence 3 mit EPN 22222222

Scheint kein Problem für das LBS zu sein. Erst löscht es das Exemplar mit der EPN 22222222 und dann fügt es ein neues ein. Sollte das Material der EPN 22222222 aber ausgeliehen sein, dann wird dieses Exemplar nur zur Löschung vorgemerkt, noch nicht gelöscht. Der nun folgende Auftrag zum Einfügen wird nicht ausgeführt, da die EPN schon vorhanden ist. Nach Rückgabe des Materials erinnert sich das LBS daran, dass dieses Exemplar zu löschen ist, und kann den Auftrag jetzt endlich ausführen. Danach ist das Exemplar natürlich aus dem LBS verschwunden.

Wir haben unsere Klasse 2 Software nun so geändert, dass über die WinIBW die Umnummerierung von Exemplaren dann verboten wird, wenn dadurch eine Nummernlücke generiert oder geschlossen werden soll. Andere Umnummerierungen sind erlaubt. Zudem wurde der nächtliche Sortierlauf umgeschrieben, um den dargestellten Fehler zu vermeiden. Diese HeBIS-Lösung werden wir durch eine Standard-Pica-Lösung ersetzen, sobald sie freigegeben wird.

Hanspeter Schneider E-Mail an AutorIn
HeBIS-BDV

Aus den Bibliotheken und Lokalsystemen

Frankfurt - Fachhochschulbibliothek
STUDY-CHIP in der Bibliothek der Fachhochschule Frankfurt am Main – University of Applied Sciences

Ab Februar 2003 löst der STUDY-CHIP (bzw. sein Pendant für nichtstudentische Leserinnen und Leser) die bisherigen Bibliotheks-Leseausweise ab. Nach mehr als zweijährigem Vorlauf sind nun ca. 9.000 Studierende mit den neuen Ausweisen ausgestattet und der STUDY-CHIP wird "bibliotheksreif":

 
  • Die wichtigste Neuerung für die Bibliothek ist das aufgedruckte Lichtbild, der wiederbeschreibbare Streifen, der die aktuelle Immatrikulation nachweist und der Umstieg auf eine neues Bibliotheksnummernsystem.
  • Die 12-stellige Nummer ist in Klarschrift wie auch als Barcode aufgedruckt und vollkommen unabhängig von sonstigen Funktionen (s. unten) des STUDY-CHIP
  Study chip der FH Frankfurt
  • Die neuen Ausweisnummern wurden (entsprechend dem dafür erwirkten HeBIS-Verbundratsbeschluss) eingeführt, um langfristig Eindeutigkeit für bestehende und geplante Bibliotheksfunktionen im HeBIS-Verbund bzw. für lokale Dienste (Dokumentlieferdienste, Fernleihe, Accounting für Portal...).zu sichern.
  • Der STUDY-CHIP gilt langfristig - auch nach der Exmatrikulation - als Bibliothekausweis


Nach umfangreichen Vorbereitungen wurden die alten Bibliotheksausweis-Nummern der Studierenden konvertiert und schließlich alle bibliotheksrelevanten Daten in PICA-OUS maschinell mit den neuen Nummern verknüpft. Auch die Selbstbedienungsfunktionen des Web-OPAC sowie der Selbstverbucher sind mit der neuen Bibliotheksnummer nutzbar - die in PICA-OUS und den Selbstverbucher genutzten PINs konnten beibehalten werden.

Wir hoffen, dass in späteren Projektabschnitten insbesondere die GeldKarten-Funktion auch für PICA-OUS nutzbar gemacht bzw. der STUDY-CHIP für andere Zahlvorgänge in der Bibliothek (z.B. Printstationen und Kopiergeräte) genutzt werden kann.

Der STUDY-CHIP ist außerdem Studienausweis und Berechtigungsnachweis für den RMV (Semesterticket). Mit ihm können die Studierenden Verwaltungstätigkeiten selbst durchführen - unabhängig von den Öffnungszeiten des Studienbüros. U. a.:

  • den Ausweis validieren, d.h. nach erfolgter Rückmeldung für das neue Semester gültig machen
  • die über sie gespeicherten Daten in der Studentenverwaltung einsehen
  • die Anschrift ändern
  • sich die aktuellen Studienbescheinigungen ausdrucken
  • sich rückmelden
  • sich exmatrikulieren
  • teilweise Leistungsnachweise ausdrucken, Belegungen und Prüfungsanmeldungen vornehmen
  • die über sie gespeicherten Daten in der Prüfungsverwaltung einsehen
  • und die Rückseite des STUDY-CHIP als Zahlungsmittel in Form einer GeldKarte nutzen.

Wir danken allen beteiligten Partnern des Projektes für die erfolgreiche Zusammenarbeit!

Martina Moos E-Mail an AutorIn
Bibliothek der FH Frankfurt a. M.
Frankfurt - Universitätsbibliothek
Frankfurter Kataloge gleichzeitig durchsuchen: Das Frankfurter Katalogportal

Seit November 2002 gibt es ein neues, ein Frankfurter Katalogportal. Es wurde von der Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt am Main entwickelt, in erster Linie um den Bedürfnissen der lokalen Nutzung Rechnung zu tragen:
Die großen wissenschaftlichen Bibliotheken in Frankfurt liegen geographisch bzw. verkehrstechnisch so günstig beieinander, dass traditionell die Einbeziehung ihrer Kataloge für viele Benutzer von Interesse ist. Hauptanliegen der Universitätsbibliothek war allerdings, die gleichzeitige Recherche in OPAC und digitalisiertem Zettelkatalog zu ermöglichen.

Man kann mit dem Frankfurter Katalogportal gleichzeitig durchsuchen:

  • den OPAC der Stadt- und Universitätsbibliothek/Senckenbergischen Bibliothek und der Bibliotheken der Universität
  • die digitalisierten Zettelkataloge von StUB und SeB
  • den OPAC der Fachhochschule Frankfurt
  • den OPAC der Theologischen Hochschule St. Georgen
  • den OPAC der Deutschen Bibliothek Frankfurt

und – dies eher von überregionalem Interesse - und für Kollegen in den Fernleihstellen interessant:

das Frankfurter Katalogportal bietet auch die Möglichkeit den Hessischen Verbundkatalog und die digitalisierten Zettelkataloge Hessischer Universitätsbibliotheken (HeBIS Retro) gleichzeitig zu durchsuchen.

Man erreicht das Portal unter:

http://kataloge.stub.uni-frankfurt.de/

Aus Nutzersicht funktioniert das ganze ähnlich dem KVK: Man hakt die Kataloge an, die man durchsuchen will, und muss nur eine einzige Suchmaske ausfüllen, um zu prüfen, ob das gesuchte Buch oder die gesuchte Zeitschrift in einer der Bibliotheken vorhanden ist.

In der Ergebnisliste werden dann die Suchergebnisse aus den ausgewählten Katalogen aufgelistet und ein Link für die Vollanzeige der Treffer angeboten.

Bei der Vollanzeige der Treffer findet man dann die gewohnten Optionen, z.B. "bestellen".

Spezialsuchen allerdings wie die nach BIK (Bibliothekskennzeichen), Titelstring, Materialart etc. sind weiterhin nur in den einzelnen Katalogen direkt möglich. Auch dafür kann man das Katalogportal als Einstiegsseite benutzen: ein Klick auf den Namen der Bibliothek führt zu deren Katalog.

Das neue Katalogportal wurde nach seiner Freigabe sofort sehr gut angenommen und wird intensiv genutzt: innerhalb weniger Wochen wurde es zur häufigst aufgerufenen Informationsressource der Stadt- und Universitätsbibliothek.

Auch Frankfurt-weit stößt das Portal auf großes Interesse: der 'Verbund' der Frankfurter Museumsbibliotheken und städtischen Spezialbibliotheken

  • Bürgeramt, Statistik, Wahlen
  • Deutsches Architektur-Museum
  • Deutsches Filmmuseum / Deutsches Filminstitut - DIF
  • Deutsches Orthopädisches Geschichts- und Forschungsmuseum
  • Frankfurter Kunstverein
  • Freies Deutsches Hochstift, Frankfurter Goethe-Museum
  • Historisches Museum
  • Institut für Stadtgeschichte
  • Jüdisches Museum der Stadt Frankfurt
  • Museum der Weltkulturen
  • Museum für Angewandte Kunst
  • Museum für Moderne Kunst
  • Archäologisches Museum
  • (Schirn Kunsthalle Frankfurt)
  • Staatliche Hochschule für Bildende Künste - Städelschule

hat an den Kulturdezernenten den Antrag gestellt, die Voraussetzung zu schaffen für die Teilnahme am Katalogportal.

Eve Picard E-Mail an AutorIn
Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt
Gießen - Universität
Alle zusammen oder jeder für sich?

Einführung von ACQ im dezentralen Bibliotheksbereich an der Universität Gießen : eine Übersicht

Grundstrukturen

Die Universitätsbibliothek Gießen hat seit dem Haushaltsjahr 1999 das PICA-Modul ACQ1 im Einsatz. Bis 2001 wurden zwei weitere ACQ-Institute für zwei Zweigbibliotheken eingerichtet, deren Etat direkt von den Einrichtungen (Wiss. Zentren) und nicht von der UB kam. Andere größere dezentrale Bibliotheken sollten ähnlich in ACQ einbezogen werden. Durch das neue Hochschulgesetz von 2000, das die funktionale Einschichtigkeit festschreibt, und die darauf basierende Ordnung für das Bibliothekssystem der JLU vom 20.2.2002 ergab sich die Aufgabe, die Struktur von ACQ grundlegend zu überdenken.

Folgende Randbedingungen waren zu beachten:

  • Das Bibliothekssystem bildet eine Einheit, der der gesamte Bibliotheksetat überwiesen wird. Von Seiten der Universität wird die Verteilung nach Lehreinheiten vorgegeben. Die weitere Verteilung wird zwischen Fachbereichen und Universitätsbibliothek festgelegt. Die Bibliotheksmittel der Universität können durch weitere Mittel ergänzt werden, z.B. bei Sonderforschungsbereichen.
  • Die Mittelverwaltung soll in ACQ erfolgen. Diese soll transparent sein bis hin zur Professur.
  • Das Bibliothekssytem gliedert sich in die UB mit zur Zeit 4 Zweigbibliotheken und eine begrenzte Zahl dezentraler Fachbibliotheken, zur Zeit 15 Einheiten. Die über 100 Bibliotheken und Literaturstandorte werden diesen Fachbibliotheken zugeordnet. Der aktuelle Stand ist unter  http://dbs.ub.uni-giessen.de/jlubib/ zu finden.
  • Das hauptamtliche Personal wird dem Bibliothekssystem zugewiesen.

Für die weitere ACQ-Planung war somit zu bedenken, dass ACQ flächendeckend im Bibliothekssystem eingeführt werden wird, auch wenn dies in mehreren Schritten erfolgen muss.


Welche Bibliotheken sollen ACQ einführen?

Grundsätzlich vorerst nur Bibliotheken, die mit mindestens einem/einer Diplom-Bibliothekar/in besetzt sind und bereits aktiv die (Verbund-)Katalogisierung mittels WinIBW betreiben, da fundierte RAK-WB-Kenntnisse zumindest im Bestellbereich von ACQ unerlässlich sind und die aktive Verbundteilnahme den Schulungsaufwand minimiert.


Wie viele ACQ-Institute sollen gebildet werden?

Nach Abwägen der Vor- und Nachteile von einem oder mehreren ACQ-Instituten2 kamen wir auf Grund der bis dahin vorliegenden Erfahrungen im Laufe des Jahres 2002 zu dem Schluss, das die Vorteile nur eines ACQ-Instituts die Nachteile überwiegen.

Die Codierungen sind in jedem Fall ILN-weit festzulegen, da sie eindeutig sein müssen. Die Systemparameter und Systemeinstellungen sind in ACQ, anders als im Ausleihmodul OUS, noch viel stärker für alle Institute verbindlich. Die Möglichkeiten, die sich mit getrennten Instituten ergeben, sind recht eingeschränkt:

  • getrennte Layouts für Ausdrucke aller Art,
  • getrennte Mahnläufe und Mahndateien,
  • kein Zugriff auf die ACQ-Daten anderer Institute

Für die Zusammenfassung zu einem Institut sprach:

  • Die Pflege der ACQ zugrunde liegenden Dateien ist sehr aufwändig. Wir waren bereits Anfang 2001 dazu übergegangen, einheitliche Layouts einzusetzen. Die jeweilige Absenderadresse wurde aus der ACQ-Systemtabelle "Aufstellung" übernommen.
  • An der Universität Giessen gibt es Literaturkäufe (Datenbanken, Zeitschriften, ...), deren Anschaffungskosten zwischen verschiedenen Einrichtungen geteilt werden. Die Bearbeitung dieser Titel ist in ACQ institutsübergreifend nicht ohne erheblichen Mehraufwand und der Verfälschung der statistischen Daten möglich.
  • Im Zuge der Umorganisation des Giessener Bibliothekssystems im Rahmen der funktionalen Einschichtigkeit gibt es eine Reihe von Bibliothekszusammenschlüssen, Umzügen und anderen strukturellen Änderungen. So werden im Lauf des Jahres 2003 die Fachbibliotheken Psychologie, Sport und Philosophie in die UB verlagert, der Bestand Pädagogik wird von der UB in die Bereichsbibliothek im Philosophikum II umgestellt. Weitere Umstrukturierungen sind absehbar. Innerhalb eines ACQ-Instituts lassen sich diese Änderungen wesentlich leichter handhaben.
  • Die Bearbeitung der E-Journals und/oder Konsortialzeitschriften erfolgt an der Universität Giessen arbeitsteilig, bzw. teil-zentralisiert. Die Bearbeitung der Print-Versionen inkl. Hefteingang, Kardexen etc. verbleibt im dezentralen Bereich. Die Rechnungsbearbeitung und weitere spezielle Geschäftsgänge der Online-Zeitschriften erledigt die Abteilung E-Journals. Da aber beide Partner die selbe Zeitschrift bearbeiten, lässt sich das nur in einem gemeinsamen ACQ-Institut korrekt handhaben.

    Im Zuge der Bildung der Dezentralen Fachbibliotheken haben hauptamtlich geleitete Bibliotheken die Betreuung kleinerer Einrichtungen übernommen. Dabei wird auch fachbereichsübergreifend gearbeitet. Auch hier wäre die praktische Arbeit wesentlich schwieriger, wenn es viele ACQ-Institute geben würde.


Wie strukturieren wir das ACQ-Institut übersichtlich?

Ein ACQ-Datensatz muss mit 4 verschiedenen Stammdaten3 verknüpft werden. Im CBS erfolgt die Verknüpfung zu einem Normdatensatz (entspricht in etwa den Stammdatensätzen) über die ppn. Im Gegensatz dazu erfolgt in ACQ die Verknüpfung zwischen dem ACQ-Datensatz zum Stammdatensatz mittels eines alphanumerischen Codes. Dies hat den Vorteil, dass nicht jedes Mal eine Recherche nach Stammdaten durchgeführt werden muss, die wichtigsten Stammdatencodes wissen die ACQ-Bearbeiter recht schnell auswendig.

Damit in einem von vielen Bibliotheken gemeinsam genutzten ACQ-Institut die Daten übersichtlich bleiben und vor allem nicht versehentlich ACQ-Datensätze falschen Stammdaten zugeordnet werden, ist vorher genau zu überlegen, welchen Strukturen man bei der Code-Vergabe folgt.

Um eine möglichst breite Auswahlmöglichkeit zu haben, wurde beschlossen, dass jede Bibliothek Ihre Codes (Ausnahme: Aufstellung) mit einem bestimmten Anfangsbuchstaben beginnt (a=Anglistik, j=Jura ...). So werden die Codes in Übersichtslisten und Statistiken zusammengehalten und es entsteht schnell ein "Wiedererkennungseffekt" der eigenen Daten. Die Universitätsbibliothek selbst benutzt Zahlencodes (Ausnahme: Aufstellung), so dass auch diese Daten, falls nötig, getrennt ausgewertet werden können.

Dies trennt die eigenen Codes deutlich von den Codes der anderen Bibliotheken, die Bearbeiter/innen gewöhnen sich schnell an diese Strukturen und es hat zudem den Vorteil, dass man schon mit der ersten Zeichenposition des Codes 26, statt, wie bei Zahlen, nur 10 unterschiedliche Anfangsmöglichkeiten hat.

Die 4 verschiedenen Stammdatensatz-Typen können wie folgt codiert dargestellt werden:

  • Lieferanten (mit bis zu 7 Zeichen zu codieren)
  • Referenten (mit bis zu 3 Zeichen zu codieren)
  • Aufstellung (mit bis zu 6 Zeichen zu codieren)
  • Budgetcode (3 Zeichen)


Lieferanten

Die Lieferanten-Stammdatensätze enthalten alle für die Erwerbung wichtigen Informationen, wie den Ansprechpartner beim Lieferanten und die Kundennummer der Bibliothek. Diese Informationen sind von Bibliothek zu Bibliothek, z.T. auch von Abteilung zu Abteilung, verschieden, so dass es sich auch in einem gemeinsamen ACQ-Institut empfiehlt, dass jede Bibliothek Ihre eigenen Lieferantendatensätze erfasst. Durch die Verwendung des bibliotheksspezifischen Anfangsbuchstabens stehen nun in einer Übersichtsliste aller erfassten Lieferanten die eigenen Lieferanten immer zusammen - dies ist auch wichtig, da die Ergebnisse vieler Offline-Programme am sinnvollsten nach Lieferanten sortiert ausgegeben werden. Für die weitere Codierung des Lieferanten stehen somit immer noch 6 Zeichen zur Verfügung.


Referenten

Auch für die Referenten (Besteller) werden Stammdatensätze angelegt, auf die über einen Code zugegriffen wird. Der Stammdatensatz enthält den Namen des Referenten. In den dezentralen Bibliotheken werden in der Regel die Professoren, wissenschaftliche Mitarbeiter oder sonstige bestellberechtigte Personen als Referenten angelegt, sonst die Bibliotheksleiter oder in der UB die Fachreferenten. ACQ bietet u.a. die Möglichkeit einen Ausdruck aller Bestellungen eines Referenten anzufertigen. Für die Codierung eines Referenten stehen nur 3 Zeichen zur Verfügung. Die anfängliche Praxis, die Handzeichen bzw. Initialen einer Person als Code zu benutzen, lässt sich in einem größeren System nicht mehr aufrecht erhalten, hier würde es ganz besonders schnell zu Überschneidungen kommen. Beim Referentenwechsel muss ein neuer Referentencode angelegt werden, der alte bleibt störend im System, da Codes nicht gelöscht werden können.
Hier wurde festgelegt, dass die Referenten analog zu den Budgets, über die sie verfügen können, erfasst werden. Bsp.: Die Budgets des Prof. xy haben alle den Budgetcode j12, demzufolge erhält dieser Professor den Referentencode j12. Auch in der UB werden künftig die Budgetcodes als Referentencodes genutzt, da es immer wieder zu Fachreferatswechseln kommt. Die Änderung im Stammdatensatz ist schnell erfolgt.


Aufstellung

Der Stammdatensatz Aufstellung wird in der Universitätsbibliothek Gießen im ursprünglichen Sinne benutzt, d.h. es gibt Aufstellungscodes für die Lehrbuchsammlung, den Freihandbereich etc. Im dezentralen Bereich ist jedoch eine solch tiefe Gliederung der Bibliotheksaufstellung i.d.R. nicht notwendig, wichtig ist jedoch eine deutliche Unterscheidung der eigenen Bestelldatensätze von den Bestelldatensätzen der anderen Bibliotheken, insbes. bei Mehrfachexemplaren, Mehrfachabonnements aber auch bei der Anzeige von Bestellungen aus einem Set heraus.

Hier wurde entschieden, dass die dezentralen Bibliotheken ihr BIK als Aufstellungscode verwenden sollen. Dies hat sich als sehr vorteilhaft erwiesen:

  1. Der Zahlencode des dezentralen Bereichs unterscheidet sich deutlich von den Buchstabencodes der Universitätsbibliothek.
  2. Das eigene BIK ist bekannt und eindeutig.
  3. Der Aufstellungscode ist auch in einer Übersichtsliste mehrerer Bestellungen sichtbar, d.h. es ist auf den ersten Blick erkennbar, welches der eigene Bestelldatensatz ist.
  4. Das BIK ist unabhängig von der tatsächlichen Namensform der Bibliothek.

In der "Aufstellung" wird die Lieferadresse der Bibliothek hinterlegt, nicht diejenige des tatsächlichen Standorts. Sie wird für Bestellungen und Mahnungen verwendet.


Budgetcodes

Ein Budgetcode besteht aus 3 Buchstaben. Zu einem Budgetcode gehören 1 bis mehrere Budgets4. Hier ist es nun ganz besonders wichtig, durch klare Strukturen zu vermeiden, dass versehentlich die Budgets einer anderen Bibliothek belastet werden. Da die Haushaltsüberwachung in den einzelnen Bibliotheken ganz unterschiedliche Anforderungen erfüllen muss und auch die Anzahl der zu verwaltenden Budgets in den einzelnen Bibliotheken stark differiert, musste ein System gefunden werden, dass alle gestellten Anforderungen erfüllen kann und dessen Grundprinzip für alle gilt. Daher wurde für den Budgetcode festgehalten, dass als erstes Zeichen der der Bibliothek zugeteilte Kennbuchstabe zu nutzen ist. Der zentrale Budgetcode der Bibliothek, die im Normalfall einer Lehreinheit zugeordnet ist, erhält als 2. und 3. Zeichen jeweils eine 0, weitere Budgets dann jeweils weitere Zahlkombinationen, je nachdem, wie sie benötigt werden, so dass sich z.B. folgendes Bild ergeben kann:

a00 = Zentrale Mittel Fachbibliothek Anglistik

a00f03 = Fortsetzungswerke Anglistik
a00z03 = Zeitschriftenetat Anglistik


a10 = Budgets Prof. xy (Anglistik-Prof.)

a10b03 = Berufungsmittel Prof. xy
a10n03 = Monographien-Anteil Prof. xy
a10s03 = Sonderforschungsbereichsanteil Prof. xy


Zugangsnummern

Die bisher in den dezentralen Bibliotheken verwendeten Zugangsnummern hatten sehr ähnliche Grundstrukturen, so dass in HeBIS das BIK vorangestellt werden musste, um sie eindeutig zu machen. Mit dem Haushaltsjahr 2003 haben sich die Bibliotheken entschlossen, als Zugangsnummer von der UB produzierte Barcode-Mediennummern zu verwenden, die im Bibliothekssystem eindeutig sind. Es werden immer 1.000er-Blöcke erstellt, auf eine Gliederung nach Bibliotheken wird verzichtet. Die Nummer wird im Feld Buchnummer (8200), zum Teil zusätzlich im Feld Akzessionsnummer (8100) erfasst. Somit sind alle diese Bücher für eine Verbuchung in OUS vorbereitet, was im Fall der Einführung der Ausleihverbuchung, zum Beispiel nach Zusammenlegung zu größeren Einheiten, oder bei der Umstellung in die UB die Arbeit erleichtert. Die Barcodes werden mit Scannern eingelesen.


Schulungen

Intensive Schulungen wurden für wünschenswert gehalten. Die ACQ zugrunde liegenden Strukturen sind für den Anfänger schwer zu durchschauen, insbesondere wenn sowohl die Zeitschriften- als auch die Monographienerwerbung gleichzeitig eingeführt werden. Hinzu kommt, dass bei ACQ sehr viel mit Offline-Programmen gearbeitet wird - die Auswirkungen bestimmter Eingaben auf diese Programme sind bei der Eingabe leider nicht erkennbar.
Diese Schulungen fanden zuerst anhand des lokalen Testsystems statt, daran anschließend folgte jeweils noch eine Praxisbetreuung in wöchentlichem Rhythmus direkt in der jeweiligen Bibliothek.
Auf eine eigene Weiterentwicklung des Handbuchs wurde, insbesondere in Hinblick auf den zu erwartenden Umstieg auf LBS4, verzichtet. Statt dessen wird eine Intranetseite "ACQ von A - Z" angeboten, die ständig aktualisiert wird, mit Beispielen, aber auch mit allgemeingültigen Festlegung zu Statistikeinträgen, den Codes etc.


Bestellzettel und Mahnungen

ACQ bietet eine Reihe von Belegzetteln an, die je nach Bedarf von den Bibliotheken genutzt, bzw. erzeugt werden können. Bei einigen Zetteln hat man die Wahl, ob diese Zettel lokal am Drucker ausgedruckt werden sollen oder zentral produziert und ausgedruckt werden.

Für die Bestellzettel hat sich die Universität Giessen entschieden, diese jeweils lokal zu produzieren, d.h. jede(r) Bearbeiter/in entscheidet individuell ob 1. der von ACQ produzierte Bestellzettel5 überhaupt genutzt wird und 2. wann der Ausdruck dieser Zettel erfolgt. Um dies realisieren zu können, wurden bibliotheksspezifische Bearbeiterkennungen eingerichtet.

Die anfallenden Mahnungen hingegen werden in wöchentlichem Rhythmus zentral produziert, in der Universitätsbibliothek ausgedruckt und von der ACQ-Stelle weiterverteilt, teilweise per E-Mail. Die Mahnungen lassen sich leider nicht lokal produzieren, da vorher ein Offline-Programm die angefallenen Mahnungen heraussuchen muss.


Bibliothekarische Systembetreuung

An der Universität Giessen wurde eine zentrale ACQ-Stelle geschaffen, die ausschließlich als Kontakt- und Ansprechpartner für alle ACQ betreffenden Fragen und zur Systembetreuung eingesetzt ist. Diese Stelle ist notwendig durch die umfangreichen ACQ-Systemdateien, die Schulungsaufgaben, die Planung und Durchführung des Jahresübergangs, die Erstellung der Dt. Bibliotheksstatistik und die ACQ-Offline-Programme wie z.B. Mahnungen und diverse spezielle Statistiken.


Ausblick

Zur Zeit wird das ACQ-Modul in 14 dezentralen Bibliotheken und 4 Zweigbibliotheken der Universitätsbibliothek angewendet. Der Anteil der mit ACQ verwalteten Mittel an den gesamten Bibliotheksausgaben liegt ohne den Fachbereich Humanmedizin bei ca 90 Prozent, mit dem Fachbereich bei ca 75 Prozent. Die Erfahrungen sind bisher sehr positiv. Die weiteren Planungen sehen nun eine gründliche Prüfung des Status Quo, den Ausbau der zur Verfügung gestellten Statistiken, eine generelle Überarbeitung und Anpassung der ACQ-Zettel-Layouts (u.a. Anpassung von speziellen Layouts für Buchbinderzwecke) und die Einbeziehung des Großbereichs Medizin und Veterinärmedizin vor.


1
ACQ = von niederländ. "Acquisitie"
2 Ein ACQ-Institut entspricht in etwa einer geschlossenen Datenbank, Bearbeiter eines bestimmten ACQ – Instituts können die Daten eines anderen ACQ-Instituts weder einsehen noch bearbeiten
3 Stammdatensätze sind: Lieferanten, Budgets, Referenten und Aufstellung
4 Der ACQ-Begriff Budget ist nicht zu verwechseln mit dem rein kaufmännischen Begriff Budget. Ein Bibliotheksbudget kann durchaus cplt. auf einer SAP-Kostenstelle eingestellt sein, trotzdem müssen evtl. verschiedene Anteile am Budget sep. verwaltet werden, dies sind dann die ACQ-Budgets
5 Alternativ kann Online oder per Email bestellt werden.


Lothar Kalok, Corina Thomä
Universitätsbibliothek Gießen
Gießen - Universitätsbibliothek
Chipkarten und Serviceverbesserungen

Die Nutzung der Chipkarte für Studierende durch die UB Gießen für das Ausleihsystem PICA-OUS und die positiven Nebeneffekte

1. Chipkarte - die Ziele der Universität

In den letzten Jahren habe zahlreiche Universitäten in Deutschland Chipkarten unterschiedlichster Art als Studienausweise eingeführt, viele stehen noch davor. Die Einbeziehung der Bibliotheken ist dabei sehr unterschiedlich verlaufen. Der folgende Beitrag fasst die Erfahrungen zusammen, die im Bibliothekssystem der Justus-Liebig-Universität bei der Einführung der Chipkarte als Leseausweis gewonnen wurden.

Die Justus-Liebig-Universität Gießen hat zusammen mit dem Studentenwerk seit dem Jahr 2000 die Einführung der Chipkarte als Studienausweis und als (anonyme) elektronische Geldbörse geplant. Folgende Funktionen werden als Ziel genannt:

  • fälschungssicherer Studienausweis mit Foto,
  • Bibliotheksausweis,
  • elektronischer Ausweis für den Zugriff auf persönliche Daten (Adressänderungen, Einsicht in Prüfungsergebnisse),
  • elektronischer Ausweis für den Netz-Zugang innerhalb der Universität,
  • Berechtigungsnachweis für den Zugriff auf lizenzierte Datenbanken und andere Dienste von außerhalb der Universität,
  • elektronische Geldbörse im Hochschulbereich,
  • individueller, elektronischer Türschlüssel beim Zugang zu Gebäuden und Räumen etc, auch geplant für Mitarbeiter.

Die Einführung der Chipkarte wurde im Rahmen eines HBFG-Verfahrens finanziert. Im Sommer 2002 ging das Projekt mit den ersten Rückmeldungen für das Wintersemester in Produktion. Erster Großanwender der neuen Studienausweise innerhalb der Universität ist die Universitätsbibliothek.

2. Die Chipkarte als Leseausweis

Die Einbeziehung der UB in die frühen Planungen der Universität war vorbildlich. Auf diese Weise wurde erreicht, dass die Chipkarte ohne Probleme und umgehend in der Ausleihe genutzt werden konnte.

Folgende Eckpunkte waren aus Sicht der UB wesentlich:

  • Für die Ausleihe ist es bis auf weiteres notwendig, dass die Verbuchung mittels Barcodescannern erfolgen kann.
  • Die Struktur der Ausweisnummer muss "PICA-kompatibel" sein. Dies muss sowohl für das lokale PICA-Ausleihmodul OUS als auch für das Fernleih-Modul des Zentralsystems (FLS) gelten, d. h. die Ausweisnummern müssen rein numerisch sein, ihre Länge soll 8-12 Stellen im lokalen Ausleihsystem und 12-16 Stellen im Fernleihmodul nicht überschreiten.
  • Eine Vereinfachung für Bibliothek und Studierende ergibt sich vor allem, wenn die Adressdaten aus dem Studentensekretariat übernommen werden können und der Studienausweis ohne weitere Formalitäten als Leseausweis genutzt werden kann.

2.1. Struktur der Ausweisnummer

Eine Empfehlung für die Struktur der Ausweisnummer wurde entsprechend den Vorschlägen von HRZ und UB Gießen auf der HeBIS-Verbundratssitzung vom 25.4.2001 beschlossen. Sie setzt sich aus einem Vorspann von 4 Ziffern (2 für ein Hochschulkennzeichen, 1 für die Versionsnummer bei Kartenverlust etc, 1 für die Prüfziffer) und dem Hauptteil aus 8 Ziffern zusammen, wobei in der ersten Stelle des 8-er Blocks die Nutzergruppe codiert ist; die restlichen 7 Stellen entsprechen der eigentlichen Matrikelnummer. Eine Versionsnummer ist notwendig, da sich die Matrikelnummer bei Verlust/Beschädigung des Ausweises nicht ändert, die Chipkarten aber auch optisch unterschieden werden müssen und somit eine neue Ausweisnummer generiert werden muss.

Diese Empfehlungen wurden umgesetzt. Für das Bibliothekssystem der JLU wird das Bibliothekssigel 26 als Universitätskennzeichen genutzt.

2.2 Barcodes und Chipkarte

Auf der Chipkarte werden drei Datensätze untergebracht, im Wesentlichen:

  • die optisch lesbaren Ausweisdaten (wie Name, Lichtbild, Ausweisnummer, Barcode, Gültigkeitszeitraum)
  • im kontaktbehafteten Chip ein kryptographischer Identitätsschlüssel
  • im kontaktlosen Chip die elektronische Geldbörse.

Die Ausweisnummer wird als Barcode auf die Rückseite des Ausweises aufgedruckt. Auf der Vorderseite findet sich ein Bild des Studierenden. Da die Verbuchung der Bücher ohnehin mit Barcodescannern erfolgt, wäre die Nutzung des Kryptochips zur Zeit ohne größeren Vorteil. Bei Selbstverbuchungsgeräten (PICA-ACS) sieht dies durchaus anders aus. Eine Schnittstelle vom Chipkartenleser zu PICA-OUS/ACS müßte jedoch noch geschaffen werden.

So sieht sie aus:

Chipkarte Uni Gießen - Vorderseite Chipkarte Uni Gießen - Rückseite
Vorderseite Rückseite

2.3. Datenübernahme aus dem Studentensekretariat

Die Grundlagen für die Übernahme der Studentendaten in PICA-OUS wurde von den Mitarbeitern für die Bibliotheksdatenverarbeitung im HRZ Gießen geschaffen. Ein Programm für den Upload von Nutzerdaten gehört zum Umfang von OUS. Aus den vom Studentensekretariat gelieferten Daten muss ein Uploadfile generiert werden, wobei die Matrikelnummer im OUS als Registriernummer dient. Diese Umsetzung musste im HRZ programmiert werden. Dabei war zu erreichen, dass Sperrungen und Entsperrungen von Chipkarten in PICA-OUS unmittelbar nachvollzogen werden. Falls eine neue Chipkarte ausgestellt wird, soll die neue Ausweisnummer die bisherige überschreiben.

Da die UB Gießen bei den Nutzerdaten die Matrikelnummer nicht erfasst hatte, war es nicht möglich, die neuen Daten mit den bisherigen zusammenzuführen, für jeden Studierenden wurde ein neuer Datensatz angelegt. Für die Entwicklung eines maschinellen Abgleichs an Hand des Namens + Geburtsdatums war zu wenig Zeit vorhanden. Um zu verhindern, dass auf längere Zeit ein Nutzer zwei Ausweise hat, wurde bei allen Nutzern, die den Nutzertyp "Student" haben, das Ende der Mitgliedschaft bei den alten Ausweisen auf Ende Januar 2003 festgelegt. Danach sind in OUS zwar noch Verbuchungen "mit Zustimmung" möglich, die OPAC-Nutzerfunktionen, vor allem die Verlängerungsfunktion, sind aber gesperrt.

2.4. Nicht-studentische Bibliotheksnutzer

Für die anderen Nutzertypen werden bis auf weiteres die bisherigen Leseausweise mit achtstelligen Leseausweisnummern beibehalten. Eine Umstellung dieser Ausweise wäre in so kurzer Zeit nicht durchführbar gewesen und ist auch nicht erforderlich.

2.5. HeBIS-Fernleihmodul

Für das Fernleihmodul wurde eine sehr praktikable Lösung gefunden. Da zur eindeutigen Identifizierung des Nutzers die letzten 8 Stellen ausreichen, werden für die Fernleihkennung die ersten vier Stellen der Ausweisnummer durch die ELN ersetzt. Dadurch wird bei einem Austausch der Chipkarte keine neue Fernleihkennung notwendig. Das Transferprogramm für die Übertragung der Nutzerdaten vom lokalen Ausleihmodul OUS in das Fernleihmodul des Zentralsystems CBS wurde von Seiten der CBS-Mitarbeiter angepasst. Es steht noch aus, ein Verfahren zu finden, mit dem die Adressänderungen, die nicht mehr manuell in OUS gemacht werden, in das Fernleihmodul übertragen werden. Eine Lösung ist in Vorbereitung. Vor der Umstellung der Ausweise hatten allerdings nur ca 500 Studierende eine Fernleihkennung.

3. Auflösung der zweiten OUS-Abteilungsgruppe

Die Planungen für die Einführung der Chipkarte als Leseausweis führte dazu, dass die Strukturen des Ausleihmoduls OUS überdacht wurden. Letzten Endes führte dies zu einer wesentlichen Serviceverbesserung.

Im Lokalen Bibliothekssystem hatte die JLU Gießen 1995 mit 4 Teilkatalogen und einem Regionalkatalog begonnen. In den Jahren 2000 und 2001 waren die Kataloge zusammengeführt worden, aus dem OUS der Bereichsbibliothek im Philosophikum II mit eigenem Katalog war eine Abteilungsgruppe im OUS der Universität geworden. Die bevorstehende Einführung der Chipkarte machte eine Klärung notwendig, ob es weiterhin 2 Abteilungsgruppen geben sollte. In diesem Fall hätten für jeden Nutzer zwei "Mitgliedschaften" generiert werden müssen, im jetzt realisierten Fall nur eine.

Folgende Gründe führten zur Entscheidung, nur noch eine Abteilungsgruppe einzurichten:

  • Einfachere Nutzerverwaltung seitens des HRZ
  • Die Rückgabe von Büchern kann an jeder Ausleihtheke erfolgen.
  • Die Rückgabe kann in der UB täglich von Montag - Sonntag von 8.30-21 Uhr erfolgen .
  • Sämtliche Mahngebühren können an jedem Standort mit Kassenfunktion bezahlt werden
  • Sperrungen werden in allen Abteilungen gleichermaßen wirksam

Zudem hatte sich die rechtliche Situation geändert: das Hochschulgesetz sah die Einführung der funktionalen Einschichtigkeit vor und die Bereichsbibliothek war seit Sommer 2002 eine Zweigbibliothek der UB. Von daher gab es keine Grundlage für besondere Ausleihkonditionen mehr und es wurde beschlossen, die beiden Abteilungsgruppen zusammenzuführen.

4. Die Praxis:

Im Gegensatz zu anderen Universitäten sollten nicht nur die Erstsemester und Freiwillige sukzessive mit einer Chipkarte ausgestattet werden, sondern sämtliche ca 21.000 Studierende sollten für das Wintersemeser 2002/2003 eine Chipkarte erhalten. Da die Herstellung so vieler Chipkarten eine gewisse Zeit braucht, war es zeitweise noch notwendig, Leseausweise alter Art herzustellen. Dies wird künftig nicht mehr der Fall sein.

Das "Urladen" der Studentendaten in das Ausleihsystem erfolgte am 26.9.2003. Die Ausgabe der ersten Chipkarten wurde durch entsprechende Pressemeldungen begleitet. Die ersten Verbuchungen auf die Chipkarten erfolgten am gleichen Tag, an dem Chipkarten abgeholt werden konnten. Die Studierenden wurden schriftlich und mündlich auf die Umstellung der Leseausweise hingewiesen und gebeten, die alten Leseausweise zurückzugeben und den alten Eintrag löschen zu lassen. Das Passwort wurde maschinell übernommen, sofern die Namensformen des Studienausweises mit dem bisherigen Eintrag übereinstimmte.

Das Löschen der alten Nutzerkonten konnte im Einzelfall recht aufwändig sein, wenn zum Beispiel noch Gebühren oder Ausleihen darauf verbucht waren, ein Fernleihkonto umgestellt werden musste, vor allem wenn auf dem alten Fernleihkonto laufende Bestellungen vorhanden waren. Wie nicht anders zu erwarten, wurde nur ein Teil der alten Ausweise zurückgegeben.

Im Wesentlichen war die Umstellung ohne größere Schwierigkeiten. Es gab vor allem das Problem, dass ein Teil der Benutzer nicht verstanden hatte, dass die Ausleihen, die auf den alten Ausweis verbucht waren, nicht auf das neue Konto übernommen worden waren, und dass das Passwort im Einzelfall (bei Namensabweichung) nicht mehr gültig war. Ein weiterer Anstieg der Nachfragen ergab sich nach Ablauf der Gültigkeit der alten Ausweise Ende Januar.

Die Zusammenlegung der Abteilungsgruppen erfolgte gleichzeitig mit dem Einspielen der Chipkarten innerhalb von Sekunden, indem im OUS bei der Abteilung 9 (Bereichsbibliothek) der Eintrag für die Abteilungsgruppe von 9 auf 1 geändert wurde. Zuvor waren die fehlenden Nutzergruppen bei der Abteilungsgruppe 1 ergänzt worden. Nur für Nacharbeiten wurde eine Abteilung mit einem Nutzer eingerichtet, die zur alten Abteilungsgruppe 8 gehört. Dieser Nutzer kann z.B. in der alten Abteilung die Mahngebühren löschen. Dies ist notwendig, da sonst das Löschen dieser Nutzer aus dem OUS nicht möglich ist.

Es muss festgehalten werden, dass die Einführung der Chipkarte einen erheblichen personellen Aufwand in der Abteilung Ausleihe der UB erfordert hat, der neben dem normalen Betrieb geleistet werden musste. Dies betrifft nicht nur Umstellung der Ausweise von über 10.000 Studierenden, sondern auch die vorausgegangenen Testläufe, etwa für die Zusammenlegung der Abteilungsgruppen und für den Test des Datenimports, sondern auch die Erstellung und Änderung von Merkblättern und von allen Webseiten, die mit der Ausleihe zu tun haben.

Insgesamt hat sich die Einführung der Chipkarte bewährt. Die UB wird künftig davon entlastet, für die Studierenden der Universität eigene Ausweise herzustellen, die Studierenden können ohne weitere Formalitäten die UB benutzen. Die Service-Verbesserungen in Bezug auf die Rückgabe der Bücher und der Bezahlung der Mahngebühren waren weitere erfreuliche Nebeneffekte.

Über die weiteren Ziele, Bezahlfunktion und Freischaltung des Internetzugangs, wird zu gegebener Zeit berichtet werden.

Lothar Kalok
Universitätsbibliothek Gießen

Aus den Verbundgremien

Bericht aus der AG Erwerbung

Obwohl die praktische Einführung von LBS4 und damit auch des neuen ACQ im HeBIS-Land weiterhin auf sich warten lässt, war die AG Erwerbung nicht untätig. In Vorfreude auf das neue Lokalsystem haben wir uns mit Teilbereichen beschäftigt und hierbei detaillierte inhaltliche Ansätze an Pica übermittelt.
Hervorzuheben ist, dass dies in enger Kooperation mit den Kollegen des GBV und der DDB geschehen ist. Für diese überaus konstruktive Zusammenarbeit bedanke ich mich nochmals auch auf diesem Weg.

a. Verwaltung elektronischer Ressourcen in LBS4

Die entsprechenden Arbeitsgruppen von GBV und HeBIS sowie die zuständigen Kollegen in der DDB Frankfurt haben eine ausführliche Stellungnahme zum Thema entwickelt. Dies geschah auf der Basis der Pica-Entwurfs Subscription Facilities for Electronic Journals, der eine sehr gute Grundlage für spezifizierte Anforderungen darstellt. Die Ausarbeitung ist nach meiner Ansicht geeignet, ein derzeit in Pica-ACQ nicht oder nur sehr unvollkommen gelöstes Aufgabengebiet system- und sachgerecht umzusetzen.
Sehr erfreulich ist, dass eine inhaltliche Kooperation zwischen den beiden Verbünden und der Deutschen Bibliothek erreicht werden konnte.

Die genauen Vorschläge finden Sie auf dem HeBIS-FTP-Server im Verzeichnis
ftp/hebis/papers/Protokolle/ag_erwerbung/elektronische_ressourcen
als zip-Archiv. Nach dem Entpacken liegen Ihnen die einzelnen Dateien vor.

b. Bindeverwaltung in ACQ

Auch dieses fast schon klassische Thema erhält konkrete Konturen. Diejenigen Kollegen, die schon langjährig in der AG Erwerbung mit von der Partie sind, werden sich sicherlich noch an den historischen Werdegang und die hiermit verbundenen engagierten UAG-internen Diskussionen erinnern. Die damalige UAG Erwerbung hatte in ihrem Pflichtenheft vor der ACQ-Einführung im HeBIS-Verbund in ihrer Forderung G 46 den Bereich der Bindeverwaltung detailliert beschrieben. Leider konnte dieser Arbeitsansatz seinerzeit nicht einmal ansatzweise verwirklicht werden, so dass die Bindeverwaltung bis heute ein weißer Fleck innerhalb der lokalen Pica-Module geblieben ist.
Nachdem Pica diese Thematik aber selbst offensiv aufgegriffen und eine eingehende Diskussionsgrundlage (Functional Specifications for LBS4) vorgelegt hat, ist es gelungen, nun auch für diesen Aspekt einen vielversprechenden gemeinsamen Ansatz von GBV und HeBIS zu formulieren.

Die genaue Ausarbeitung finden Sie auf dem HeBIS-FTP-Server im Verzeichnis
ftp/hebis/papers/Protokolle/ag_erwerbung/elektronische_ressourcen
als zip-Archiv. Nach dem Entpacken liegen Ihnen die einzelnen Dateien vor.

c. Erhebung der neuen DBS 2002

Bekanntlich wird die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) seit dem Berichtsjahr 2002 erstmals nach teilweise neu formulierten Aspekten erhoben. Für die AG Erwerbung stellte sich die Aufgabe, die auf der Basis der vordem gültigen DBS entworfene SQR-Routine an die neuen Fragestellungen anzupassen.
Auch in diesem Fall möchte ich die Kooperation mit dem GBV und hier insbesondere Herrn Hantke hervorheben, der einen modifizierten SQR-Entwurf erarbeitet hat. Auf dieser Basis fanden inhaltliche Prüfungen durch die AG Erwerbung statt, die das entwickelte Programm Zug um Zug optimierten. Hier geht mein besonderer Dank an Frau Lindenmayer von der UB Marburg, die mit ihrer Arbeit die AG Erwerbung entscheidend unterstützt hat, obwohl sie dieser Arbeitsgruppe als Mitglied überhaupt nicht angehört. Aufgrund der Tests an verschiedenen Stellen des umfangreichen Reports konnte schließlich ein Endergebnis vorgelegt werden, mit dem die Erhebung dieser alles andere als einfachen Statistik im Erwerbungsbereich ermöglicht wurde.

Prototypen der für die DBS 2002 entwickelten Dateien finden Sie auf dem HeBIS-FTP-Server im Verzeichnis
ftp/hebis/papers/Protokolle/ag_erwerbung/dbs_2002.
Hierbei ist zwischen Versionen zu unterscheiden, nach denen die DBS innerhalb einer ILN differenziert nach Instituten abgefragt werden kann und solchen, die für die ILN-weite Erhebung entwickelt worden sind.

Ich bedanke mich auf diesem Weg bei allen Kolleginnen und Kollegen der AG Erwerbung, die die leider nur anhand von Papieren theoretisch geführte Diskussion mit ihren Beiträgen bereichert und befördert haben. Außerdem danke ich der AG Elektronische Medien - und hier insbesondere Frau Hillen als Vorsitzende - für inhaltliche Abstimmungen und Prüfungen im beide AGs betreffenden Gebiet der elektronischen Ressourcen in ACQ.

Holger Bergmann
AG Erwerbung, Vorsitzender
Bericht von der 5. Sitzung der AG Fernleihe

12. Februar 2003, Universitätsbibliothek Mainz

Die 5. Sitzung der AG Fernleihe beschäftigte sich zu Beginn schwerpunktmäßig mit dem Umstieg auf das neue Pica-Zentralsystem CBS4 und die damit noch verbundenen Fehler:

  • Der Befehl "lei ma" funktioniert nur, wenn man die gewünschten Titelnummern durch Komma getrennt eingibt.
  • Die Option "nur diese Auflage erwünscht" fehlt im Bestellformular des VerbundOPAC (und soll dort wieder eingebaut werden).
  • Die Meldungen sind zum Teil nicht eindeutig.
  • Die Online-Statistik (aufzurufen mit dem Befehl "s stat") funktioniert nicht.
  • Die Bandangabe aus HeBIS-Retro-Bestellungen wird nicht ins Fernleihsystem übertragen.

In dem Zusammenhang wurden einige Fehler im Transferprogramm genannt (manche bestanden bereits vor dem CBS4-Umstieg):

  • Wurde ein Leserausweis im Lokalsystem verlängert, wird die neue Laufzeit beim Adressabgleich nicht ins CBS übertragen.
  • Die Faxnummer wird nicht übertragen (was sich besonders bei Direktbestellungen negativ auswirkt).
  • Die Nutzergruppen müssen in der LHB Darmstadt zur Zeit manuell eingetragen werden.


Weitere Themen:

  • Aufbewahrungsfrist für Online-Bestellungen: Die abgearbeiteten Fernleihbestellungen sollen 6 Monate im Fernleihsystem aufbewahrt werden.
  • HeDoc: Der Dokumentenserver (für den Download von Aufsatzkopien) ist noch nicht bereit gestellt. Die Fehlerbehebung stockt wegen der längerfristigen Erkrankung des Projektleiters in der StUB Frankfurt.
  • Blankobestellungen: Ein Bestellformular für Blankobestellungen (Bestellungen ohne Titeldaten im HeBIS-Verbundkatalog) ist auf der hebisle realisiert worden. Die Bibliotheken sollen die Bestellaufgabe sowie die Weiterverarbeitung (Ausdruck roter Leihscheine, Quittierung etc.) testen. Blankobestellungen werden auf die Abteilung abgesetzt, auf die ein Benutzer angemeldet ist, und können so gezielt abgerufen und gesammelt ausgedruckt werden.
  • E-Mail-Adressen und Faxnummern in den Nutzerdaten ändern: Benutzer haben jetzt die Möglichkeit, ihre E-Mail-Adresse sowie ihre Faxnummer für die Auslieferung von Direktbestellungen im HeBIS-Verbundkatalog (Nutzerdaten Fernleihe - Meine Adresse) zu ändern.
  • Buchlaufzeiten: Es wurden zahlreiche Probleme beim Buchversand geschildert (sehr lange Laufzeiten, Büchersendungen verschwinden, zusammen gepackte Lieferungen kommen getrennt an, dann fehlen die Begleitschreiben, Bücher kommen an die Absendebibliothek zurück). Daher wurde die Empfehlung gegeben, möglichst viele Sendungen direkt an die Zielbibliothek zu schicken und die Sammelstelle dadurch zu entlasten.
  • Transferprogramm und Druckprogramme: Künftig sollen diese Programme als zentrale (serverseitige) Applikationen betrieben werden.
  • Verschlüsselte Anmeldung für die Online-Fernleihe: Zur Verbesserung des Datenschutzes innerhalb der Online-Fernleihe wurde die Möglichkeit eines verschlüsselten Logins bereit gestellt, das zur Zeit auf der hebisle getestet wird.

Nächster Sitzungstermin ist Mittwoch, 1. Oktober 2003, in der LHB Darmstadt.

Andrea Arndt
AG Fernleihe, Vorsitzende

Gremienberichte

Bericht von der 2. Sitzung der AG "Normierte Bestandsdaten – 7120" (18.03.03, Göttingen)

(Bitte bei der folgenden Darstellung immer beachten, dass HeBIS seine Bestandsdaten nicht online in der ZDB erfasst, sondern offline liefert!)

TOP 1: Einmalige maschinelle Erzeugung von 7120 aus 8032 beim vorhandenen Bestand in der ZDB

Eine Auswertung von ca. 8.500 Testdaten durch die BWZ-Zentrale hat die Zuverlässigkeit des für die Altdaten-Umsetzung vorgesehen DDB-Programms ergeben.
Fehlerhafte Umsetzungen waren in der Regel durch Erfassungsfehler in 8032 begründet.
Nach wie vor problematisch wird die fehlende Berücksichtigung der Lückenangaben in 8033 durch das Umsetzungsprogramm gesehen. Da die ursprüngliche ZETA-Vorgabe, Bestände möglichst positiv darzustellen, im Laufe der Zeit von der ZDB relativiert wurde, haben diverse Bibliotheken ihre Bestände oftmals mit Lücken-Angaben (in 8033) erfasst. Diese Angaben können aber mit den derzeit zur Verfügung stehenden Programmen nicht korrekt interpretiert werden und sind deshalb von der Verarbeitung ausgeschlossen. Dem Wunsch nach einer Einbeziehung der Lückenangaben in die Interpretationsprogramme hielt Herr Diedrichs entgegen, dass dies nach seiner Erfahrung durch falsche Auswertungen (und damit fehlgeleitete Bestellungen) einen höheren Arbeitsaufwand zur Folge haben würde. Die manuelle Korrektur solcher Bestände wäre demnach vorzuziehen.

Während der Diskussion stellte sich heraus, dass die Daten des Bayerischen Bibliotheksverbunds in abweichender Syntax vorliegen, die IT-Stelle der DDB darüber aber nicht informiert war und extra dafür vorgesehene Programmteile des GBV-Algorithmus nicht mit in ihr Programm zur Interpretation der ZDB-Altdaten eingebaut hat. Dies soll vor dem endgültigen Lauf zur Umsetzung der Daten noch nachgeholt werden.
Die sich aus dem Interpretationslauf ergebenden Fehlermeldungen werden den Bibliotheken zur Verfügung gestellt, wobei es Sache der jeweiligen Bibliotheken bleibt, welche der Meldungen und wann sie diese manuell nacharbeiten.

Entgegen den hessischen Wünschen können die hessischen Daten nicht vom allgemeinen ZDB-Altdaten-Interpretationslauf ausgenommen werden. Um dennoch die Daten in HeBIS und der ZDB wieder auf einen identischen Stand zu bringen, wird die BDV nach der Durchführung des Interpretationslaufs die hessischen Bestandsdaten mit dem Feld 7120 in mehreren Teilabzügen erneut an die ZDB liefern.

TOP 2: Erfassung/Generierung von 7120 bei der laufenden Katalogisierung

Nach Einschätzung der BWZ wird die Anwendung des für die Online-Erfassung vorgesehenen Skripts zur Erzeugung von 7120 in ca. 37 % der Fälle eine manuelle Korrektur des Interpretationsergebnisses nötig machen.
Eine überarbeitete Fassung der GBV-Arbeitsanweisung für die Besetzung von 7120 soll den online in der ZDB erfassenden Verbünden bis Mitte Mai als ZETA-Kapitel zur Verfügung gestellt werden. Für Schulungen ist das Schneeballsystem vorgesehen, zu Test- und Schulungszwecken wird das Feld 7120 noch Anfang April auf der Testdatenbank der ZDB eingerichtet.
Der Zeitpunkt für den Lauf zur Interpretation der Altdaten und die Möglichkeit zur Online-Erfassung von 7120 in der ZDB-Produktionsdatenbank wurde auf den 1. Juli festgelegt.

TOP 3: Festlegung und Transport der Feldinformationen via MAB

Für den Lauf zur Interpretation der Altdaten wird ein Zeitraum von 11 Tagen veranschlagt, so dass die Informationen zu 7120 über das neue MAB-Feld 210 und seine diversen Unterfelder ab August diesen Jahres von der ZDB geliefert werden können.

HeBIS wird entsprechende Informationen ab der 4. Märzwoche in seine Bestandslieferungen an die ZDB/DDB aufnehmen (auch wenn sie dort noch nicht verarbeitet werden können).

TOP 4: Wechselseitige Auswirkungen der Einführung von 7120 auf die Datendienste

Bisher wurden die Schnittstellen für Bibliotheken, die Daten in Unimarc über Z39.50 austauschen wollen, noch nicht angepasst. Dies soll nachgeholt werden.

TOP 5: Einführung von 4024

Der GBV hatte die Einrichtung eines neuen Felds (4024 "Erscheinungsverlauf in maschinell interpretierbarer Form") beantragt. Damit soll die maschinelle Zuordnung von Aufsatzdaten (vornehmlich Swetsdaten) sowie der maschinelle Abgleich mit Titeldaten anderer Datenbanken/Kataloge ermöglicht werden.

Im Gegensatz zur Syntax von 7120 sollen sich die Angaben im neuen Feld in der Regel auf Jahresangaben beschränken. Bei Titelsplits wird allerdings die exakte Erfassung des Schnittpunkts einschließlich der Heft-, Nummer- oder Datums-Angaben nötig.
Die fakultativ vorgesehene Erfassung des Feldes kann z.Zt. noch nicht durch ein Skript (wie für 7120) unterstützt werden.
Ein entsprechendes MAB-Feld ist mit MAB 406 "Normierter Erscheinungsverlauf" bereits eingerichtet.
Die Notwendigkeit zur generellen Erfassung des neuen Felds wurde kontrovers diskutiert. Vorgeschlagen wurde daher, das Thema in die nächste Sitzung der AG Verbünde einzubringen. Praktische Umsetzungsvorgaben wären dann ggf. auf der nächsten AGDBT-Sitzung zu thematisieren.

TOP 6: Verabredung über die Angabe eines Ausleihindikators

Im Zusammenhang mit dem angestrebten Ausbau des ZDB-OPACs zu einem Zeitschriftenportal hatte die ZRT vorgeschlagen, das Feld 7100 $d "Ausleihindikator" zukünftig bei allen ZDB-Teilnehmern einheitlich zu besetzen. Als zulässige Schlüssel wurde eine Reihe von Codes definiert.

Herr Diedrich nahm diesen TOP sowie die Anregung von Frau Diebel (DDB), die Anzahl der möglichen Signaturfelder zu einem Exemplar in der ZDB auszuweiten, zum Anlass, eine generelle Neugestaltung der Signatur- und damit auch der Exemplarstrukturen in der ZDB vorzuschlagen. Nach seinem Vorschlag sollte die bisherige Aufteilung des Bestands bei Signaturwechsel in mehrere Exemplare durch die Einführung von weiteren Signaturfeldern überflüssig gemacht werden. Damit wäre der komplette Bestand zu einem Titel in einem Exemplarsatz darstellbar, wechselnde Signaturen, Standorte und Ausleihbedingungen könnten kompakt an einer Stelle nachgewiesen werden.

Auch dieser Vorschlag, in Verbindung mit einer Normierung der Ausleihindikatoren, wird zur Entscheidung für die nächste AGDBT-Sitzung vorgesehen.

Abkürzungen:
AGDBT: Arbeitsgemeinschaft der Datenbankteilnehmer (ZDB)
BDV: Bibliotheks-Datenverarbeitung (Frankfurt)
BWZ: Zentrale des Baden-Württembergischen Zeitschriftenverzeichnisses
DDB: Die Deutsche Bibliothek
GBV: Gemeinsamer Bibliotheksverbund (Göttingen)
ZDB: Zeitschriften-Datenbank (Berlin)
ZETA: Format und Konventionen für die Zeitschriften-Titelaufnahme in der Zeitschriftendatenbank

(hea)
Standardisierung
Arbeitsgruppe Entwicklung von PND- und SWD-Datenformat

Kurzbericht der Sitzung zum Thema: "MAB-PND und/oder MAB-SWD als Lieferformat für Personensätze der Sacherschließung" am Donnerstag, 27. Februar 2003, in der Deutschen Bibliothek Frankfurt, Sitzungssaal (DG)

Das Ergebnis der Sitzung der Arbeitsgruppe "Ordnungshilfen bzw. Homonymenzusätze in Datensätzen der PND" am Mittwoch, 26. Februar 2003, referierte Frau Hengel. Die Aleph-Anwender bestehen auf jeweils eindeutigen Ansetzungen von Normdatensätzen in Relation zu den Titeldatenlieferungen.

Das heißt, dass von der technischen Seite her unterschiedliche Ansetzungen für SWD und PND als Lieferung in einem Normdatensatz für NRW, Österreich und demnächst Bayern nicht hinnehmbar sind.

Dieses wurde auf o.a. Sitzung nochmals untermauert. Dazu kamen die Positionen vom KOBV, von HeBIS und anderen SWD-Beziehern (vertreten durch Frau Werner, DDB), die auf die Notwendigkeit vollständiger Teillieferungen (nur die SWD, aber die ganze) aus unterschiedlichen Gründen hinwiesen.

(Interessant in diesem Zusammenhang ist, dass die PND-Lieferungen von DDB nur ein Drittel derjenigen der SWD ausmachen.)

Dagegen steht einmal die Position der IT-Abteilung von DDB, die die doppelte und unterschiedliche Auslieferung von Normdaten als überflüssig und nicht gerechtfertigt ansieht, zum anderen der Auftrag des Standardisierungsausschusses, Doppelarbeit innerhalb der Normdateien zu vermeiden.

Eine mögliche Lösung sahen die Teilnehmer in der Bildung nur einer Normdatei für GKD, PND und SWD.

Dieses ist aber nur möglich, wenn vorher die Regelwerke und das Datenformat angeglichen werden.

Es bestand Übereinstimmung, dass dies erst angegangen werden kann, wenn entschieden worden ist, ob die Zukunft weiterhin RAK und MAB gehört oder ggf. auf AACR und MARC21 umgestiegen wird.

Das heißt, dass vorerst die Datenlieferungen von DDB weiter wie bisher erfolgen, allerdings mit dem deutlichen Hinweis, dass dies eine vorübergehendes Lösung ist.

Zusätzlich heißt dies auch, dass bestimmte Elemente der PND-Sätze weiterhin im SWD-Datenformat nicht mit ausgeliefert werden können.

Auf eine mittelfristige Formatumstellung bei der Lieferung der Normdaten muss man sich auf jeden Fall einstellen.

Da die Themenstellung der offiziellen Einladung nur SWD und PND berührte, die Diskussion aber das Thema 'ein Datenformat für alle Normdaten' beinhaltete, wurden die Vertreter der Verbünde gebeten, in den nächsten drei bis vier Wochen Aussagen zu der Thematik 'Lieferung von Normdatensätzen von Körperschaften' zu machen. DDB möchte Stellungnahmen zur Frage der Ansetzungsangleichung von Körperschaften in GKD und SWD im Hinblick auf Regelwerk und Datenformat.

Christa Wittrock
Universitätsbibliothek Kassel

Fortbildung und Veranstaltungen

Bibliotheksschule Frankfurt

Das aktuelle Fortbildungsprogramm der Bibliotheksschule Frankfurt finden Sie unter http://www.fhsbib.uni-frankfurt.de/

Einführung in die Online-Fernleihe für Öffentliche Bibliotheken

In Zusammenarbeit mit der Staatlichen Büchereistelle Darmstadt konnte am 10. März 2003 wieder eine Fortbildungsveranstaltung zur Online-Fernleihe für Öffentliche Bibliotheken in Hessen angeboten werden. 10 Mitarbeiterinnen kommunaler Bibliotheken nutzten dieses Angebot.

Im ersten Teil der Veranstaltung wurden die Kataloge des HeBIS-Verbundes (HeBIS-Verbundkatalog, HeBIS-Retro) vorgestellt und Suchstrategien anhand von Beispielen erläutert.

Nach der Mittagspause konnten die Teilnehmerinnen Bestellungen selbst ausprobieren und so die Funktionen der Online-Fernleihe näher kennenlernen. Außerdem wurden sie über die Möglichkeiten der Fernleihe über die Verbundgrenzen hinaus informiert.

Die Staatliche Büchereistelle Darmstadt plant weitere Veranstaltungen dieser Art. Je nach Bedarf finden Fortbildungen zum Thema Online-Fernleihe halbjährlich oder jährlich statt. Wenn Sie Interesse an dieser Veranstaltung haben, sind Sie hier an der richtigen Adresse:

(ana)

Handbuch-Änderungen

Neue/aktualisierte Kapitel:

Keine Änderungen am HeBIS-Handbuch in dieser Ausgabe.

Protokolle

Keine neuen Protokolle vorhanden.

Der Aperitif

Die 5 Stufen des OPC in der Neurologie

eine interessante Fundstelle im WWW (entdeckt vom Kollegen Andreas Mischnick) offenbart die bittere Wahrheit über die Pica-Produktlinie OPC4:

"Neurologic outcome was assessed on hospital discharge using the Glasgow-Pittsburgh cerebral and overall performance categories (OPC) [13].
OPC1 is normal,
OPC2 is moderate disability, and
OPC3 is severe disability but conscious.
     We regarded the patients with OPC1, 2 and 3 as conscious.
OPC4 is coma and
OPC5 is brain death.

(Quelle: http://202.253.248.12/JOURNAL2000/J9-1B.HTM)

Impressum

HeBIScocktail 2/2003 (1. April 2003)

HeBIScocktail erscheint vierteljährlich als Hypertext (mit Druckausgabe) unter http://www.hebis.de/hebiscocktail/.

Neue Ausgaben werden über Pica-List angekündigt.

Herausgeber: Hessisches BibliotheksInformationsSystem, Verbundzentrale, Frankfurt am Main
Redaktion: Gisela Bröckerhoff (gib), Andrea Arndt (ana), Monika Denker (mod), Renate Koch-Krug (rek), Heike Nienerza (hen)
Korrespondent: Hanspeter Schneider (BDV)
E-Mail-Adresse der Redaktion: hebiscocktail@stub.uni-frankfurt.de

Beiträge und Leserzuschriften sind sehr willkommen!

Hinweise für Autoren

HeBIScocktail 3/2003 erscheint Anfang Juli 2003.

Redaktionsschluss: 13. Juni 2003