HeBIScocktail
Ausgabe: 2003-3
Editorial

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

dass in Bibliotheksangelegenheiten niemand mehr rot sehen muss, wollen wir nicht behaupten. Wohl aber, dass diese Farbe, und dabei besonders die Rosaschattierungen, im Fernleihbereich zur gefährdeten Spezies gehört. Warum das so ist und weshalb HeBIS nun auch Blanko"schecks" für Fernleihbestellungen anbietet, erfahren Sie im Artikel von Uwe Risch. Heike Nienerza plaudert über den Klick-Effekt im OPAC, Hans Peter Schneider über Nachtarbeit und Lothar Kalok geht lieber auf Nummer sicher. Was, das finden Sie langweilig? Dann tauchen sie ab ins Nirwana oder üben die freie Bestellung in Darmstadt. Alles wird gut! 

Einen schönen Sommer wünscht Ihnen

Gisela Bröckerhoff
HeBIScocktail-Redaktion

Pica-System

Aktuelle Pica-Informationen

Auf der Pica-Homepage unter http://www.oclcpica.org/ können Sie jederzeit aktuelle Informationen über Pica abrufen.

Neues von den Datenbanken

Fernleihe
Niemand muss mehr rot sehen ...

Nachdem wir eigentlich schon 2002 Abschied von den roten Leihscheinen nehmen wollten und wegen der CBS4-Einführung nicht dazu kamen, startete Mitte Mai 2003 nun endlich der Pilotbetrieb "Freie Bestellung" (Blankobestellung) innerhalb des Hessischen Bibliotheksverbundes. Den Anfang machten die LHB Darmstadt und die UB Giessen, deren Benutzer mittlerweile regen Gebrauch von der Möglichkeit zur Freien Bestellung machen. (Siehe den Erfahrungsbericht aus der LHB Darmstadt). Technische Voraussetzung zur Nutzung der Freien Bestellung ist einzig und allein ein Web-Browser. Um Freie Bestellungen aufzugeben zu können, muss der Benutzer natürlich noch über eine gültige Fernleihkennung und ein entsprechendes Fernleihkonto verfügen.

Die Suchseite des HeBIS-VerbundOPACs bietet den Einstieg in die Freie Bestellung. Findet der Benutzer den gewünschten Titel in den HeBIS-Verbunddatenbanken nicht oder ist der Titel als nicht ausleihbar verzeichnet, kann über den OPAC-Menüpunkt "Freie Bestellung" nach Angabe von Fernleihkennung und Passwort eine Eingabeseite aufgerufen werden, in die alle notwendigen Bestelldaten eingetragen werden. Nach Absenden der Bestellung werden die Bestelldaten validiert und 'in Form gebracht' um dann ins HeBIS-Zentralsystem eingelastet zu werden. Zugleich wird damit auch die anfallende Fernleihgebühr vom Fernleihkonto des Benutzers abgebucht. Letztendlich landet die Bestellung bei der Heimatbibliothek des aufgebenden Benutzers - genauer gesagt: sie wird in der Datenbank des HeBIS-Zentralsystems der Heimatbibliothek des Benutzers zugeordnet und diese kann dann per WinIBW die Bestellung abrufen und weiter verarbeiten.

Dr. Uwe Risch
Hochschulrechenzentrum Frankfurt, Abt. BibliotheksDatenVerarbeitung
HeBIS-Retro
Neuer Katalog in HeBIS-Retro: AK II der HLB Fulda

Mitte Mai ist in HeBIS-Retro (http://retro.hebis.de/) der Alphabetische Katalog II der Hochschul- und Landesbibliothek Fulda, Standort Heinrich-von-Bibra-Platz (der ehemaligen Landesbibliothek) eingespeichert worden. Der Katalog umfasst ca. 165.000 Titelkarten und enthält Literatur bis einschließlich Erscheinungsjahr 1973 (ausgenommen ist der Altbestand vor ca. 1850 auf handgeschriebenen Katalogkarten, der weiterhin nur in Zettelform nachgewiesen ist).

Als nächster und letzter Katalog des Retro-Projektes folgt der AK3 der UB Kassel mit dem Bestand der alten Landes- und Murhardschen Bibliothek. Dieser ist bereits gescannt und wird voraussichtlich im Laufe des Sommers in HeBIS-Retro verfügbar sein.

(elr)
Lokaldaten
Dublettenkontrolle für Buchnummern - sicher ist sicher

1. Doppelte Buchnummern - warum und wieso?

Seit kurzem ist in HeBIS ein Buchnummerncheck installiert worden, der verhindern soll, dass eine Buchnummer innerhalb eines Bibliothekskatalogs (ILN) mehrfach vergeben wird. Das Programm prüft beim Abspeichern von neuen oder geänderten Exemplaren, ob es einen Eintrag mit der gleichen Buchnummer bei einem anderen Exemplar gibt und weist einen zweiten Eintrag zurück.

Was waren die Günde hierfür und warum müssen für einige Zeit gelegentlich Erschwernisse in Kauf genommen werden?

Dass Buchnummern ohne Absicht mehrfach eingetragen werden, kann zwei Ursachen haben:

  • das Feld Buchnummer wird beim Kopieren von Exemplardaten bei mehrbändigen Werken, Schriftenreihen oder Mehrfachexemplaren versehentlich mitkopiert,

  • es werden Barcode-Etiketten des gleichen Nummernbereichs versehentlich zwei Mal ausgedruckt und erfasst.

Beides kommt, gemessen an der Gesamtzahl der Eintragungen, nur sehr selten vor, der Aufwand für die Bereinigung ist aber erheblich, wie ich weiter unten noch schildere - er ist jedenfalls erheblich größer als man als Laie annimmt. Eine Bereinigung ist wegen des Ausleihsystems aber unbedingt notwendig.

Buchnummern sollen eindeutig eine physische Einheit repräsentieren, deshalb sollen sie auch nur bei einem Katalogeintrag nachgewiesen sein. Werden verschiedene Titel zu einem Buchbinderband zusammengeführt, kennt das Ausleihsystem OUS die "Konvolut-Technik", bei der Exemplardatensätze verschiedener Titel im OUS in einer solchen Form zusammengeführt werden, dass eine Bestellung / Vormerkung von jedem einzelnen Titel aus möglich ist.

Bei der Bereinigung der dubletten Buchnummern hat man das Problem, dass man dem Exemplardatensatz nicht ansieht, bei welchem die richtige Buchnummer steht und bei welchem die falsche. Es ist also eine Autopsie aller Exemplare nötig.

Leider ist mit der Korrektur der Buchnummer im Exemplardatensatz die Sache nicht erledigt, da das Ausleihsystem diese Korrektur nicht nachvollzieht! Es ist für die Bearbeitung der Fehler sehr wichtig, das Zusammenspiel von Katalog und Ausleihsystem zu verstehen.


2. Katalog und Ausleihsystem - eine schwierige Beziehung

Im Folgenden wird folgende Terminologie verwendet:

  • Buchnummer (PICA-OUS: volume_number, CBS/OWC: Kategorie 8200; in PICA-Texten auch "zebra" wegen des Barcodes) = Verbuchungsnummer = Mediennummer

  • Exemplardatensatz (PICA: copy): Exemplardatensatz im Zentralsystem (CBS) und dem lokalen Katalog (OWC/OPC). Physisch entspricht diesem bei Büchern in der Regel ein Exemplar, bei Lehrbuchsammlungen etc. können es auch mehrere sein, bei Zeitschriften handelt es sich meist um alle Bände zu dieser Zeitschrift, die unter einer Signatur stehen. Bei Büchern enthält der Lokaldatensatz ein Feld für die Buchnummer, das aber nicht unmittelbar für die Ausleihe dient. Der Datensatz wid über die EPN (Exemplar-Produktionsnummer) identifiziert.

  • Banddatensatz (PICA: volume): Datensatz im Ausleihsystem OUS, über den die Verbuchungen erfolgen. Er wird durch die Buchnummer identifiziert1) und wird unter den unten beschriebenen Bedingungen aus dem Exemplardatensatz erzeugt.

Die Ausleihe bildet ein im Wesentlichen in sich abgeschlossenes System. Nur über die EPN, die im Banddatensatz steht, findet die Kopplung zu den Exemplardaten und von dort aus zu den Titeldaten statt.
Eine aktive Beziehung zwischen den Systemen wird ansonsten nur über den "Bandprozess" (Programm Update_8000) hergestellt:

Wenn ein neuer oder geänderter Exemplardatensatz aus dem CBS kommt, in dem die Kategorie 8200 besetzt ist, prüft der Bandprozess, ob schon ein Banddatensatz an diesem Exemplar hängt.

  • Nur wenn noch kein Banddatensatz an diesem Exemplar hängt und wenn noch kein Banddatensatz mit dieser Buchnummer existiert, wird ein neuer Banddatensatz erzeugt.

  • Wenn der Inhalt in der Kategorie 8200 eine Nummer enthält, bei der der passende Banddatensatz an einem anderen Exemplardatensatz hängt, wird dieser Banddatensatz an den neuen oder veränderten Exemplardatensatz umgehängt.

In den anderen Fällen passiert nichts:

  • Löschungen der Buchnummern im Exemplardatensatz werden im Ausleihsystem nicht nachvollzogen!
  • Änderungen der Buchnummer im Exemplardatensatz haben keinerlei Auswirkung im Ausleihsystem, sofern an diesem Exemplardatensatz bereits ein Banddatensatz hängt! Dessen Nummer wird entgegen der landläufigen Meinung nicht angepasst sondern bleibt unverändert.

Diese Eigenschaften mögen auf den ersten Blick unverständlich erscheinen, sie sind aber durchaus begründbar:

  • Banddatensätze von lokalen Titelaufnahmen, die in der Regel aus alten Ausleihsystemen stammen und in der Regel nur die Signatur und Buchnummer enthielten, sollten automatisch an die neue, bessere Titelaufnahme umgehängt werden.
  • Im laufenden Betrieb sollen die Banddatensätze für normale Bücher automatisch erzeugt werden und nicht manuell.
  • Bei Exemplardaten, ohne Buchnummer sollte keine Löschung erfolgen, da gerade bei Zeitschriften die Buchnummern i.d.R. nicht im CBS erfasst werden. Die Banddatensätze werden in diesem Fall manuell im OUS erzeugt2).

Auf Grund dieser Eigenschaften hängt der Banddatensatz bei doppelten Buchnummern an dem Exemplar, das zuletzt eingegeben oder geändert wurde, in der Regel dem falschen.


3. Fehlerbereinigung

Auf Grund des oben beschriebenen Verhaltens des Ausleihsystems sind wir im Bibliothekssystem der Universität Gießen wie folgt vorgegangen: wir haben mit Hilfe der IBW-Upload-Technik alle Banddatensätze gelöscht, die zu einer dubletten Buchnummer gehören3). Es handelte sich um ca 200 Datensätze, von denen nur 3 ausgeliehen waren. Die Masse der Fälle bezog sich auf (Zweig-)Bibliotheken, die zwar schon Buchnummern erfasst haben, aber noch keine OUS-Anwender sind.

Auf Grund der Löschung der Banddatensätze genügt es, im CBS beide Exemplardatensätze "anzufassen": im bisher falschen Exemplardatensatz die richtige Buchnummer einzutragen und bei dem, dessen Buchnummer richtig war, irgendeine Änderung vorzunehmen, z.B. das Eingabedatum in der Kategorie 70XY zu ändern, damit dieser Exemplardatensatz als Änderung ins Lokalsystem kommt und so den Bandprozess anstößt. Bei beiden Exemplaren wird so ein korrekter neuer Banddatensatz erzeugt. Dies war für uns das am wenigsten fehlerträchtige Verfahren. 

Verzichtet man auf die Löschung der Banddatensätze, gibt es das folgende Problem. Man müsste zunächst eine formale Änderung am "richtigen" Exemplar vornehmen, damit der Banddatensatz umgehängt wird, und dann erst das falsche Exemplar korrigieren, da nur dann hierfür ein neuer, richtiger Banddatensatz erzeugt wird. Der erste Schritt wird aber von der Dublettenkontrolle verhindert, da es ja zwei identische Indexeinträge verschiedener Exemplare gibt. Daher muss man den Banddatensatz zuvor manuell löschen oder im OUS (Befehl tra b <Bandnummer> epn <epn>) an das richtige Exemplar umhängen, dann das falsche Exemplar korrigieren und, falls der originale Banddatensatz gelöscht wurde, zum Abschluss das Exemplar noch einmal anfassen, bei dem die richtige Buchnummer eingetragen ist. Bei diesem Verfahren ist die Reihenfolge der Arbeitsgänge entscheidend und hohe Konzentration notwendig!


4. Kleine Fehler - grosse Wirkung

Leider ist es so, dass die Fälle, in denen mehrere Exemplardatensätze aktuell die gleiche Buchnummer haben, nur die Hälfte des Problems darstellen.

In vielen Fällen wird es so sein, dass der Fehler beim Katalogisieren im CBS gleich nach dem Abschicken des Datensatzes bemerkt wird. Wie oben beschrieben ist dann das Malheur aber schon passiert; im Ausleihsystem wurde der Banddatensatz an das falsche Exemplar gehängt, die nachträgliche Korrektur bekommt das Ausleihsystem nicht mehr mit.

Um Fehler dieser Art in der Datenbank zu finden, muss im Lokalen Bibliothekssystem ein Abgleich erfolgen zwischen dem Feld 8200 für die Buchnummer im Exemplardatensatz und dem Feld Buchnummer (volume_number) im Banddatensatz. Dies kann nur durch die lokalen Systemverwalter erfolgen und ist nicht mit PICA-eigenen Mitteln zu bewerkstelligen. Zeitschriftenexemplare und Mehrfachexemplare müssen dabei unberücksichtigt bleiben; es ist günstig, gleich auch die Signatur mit auszugeben. Wir hatten im Frühjahr 2002 einen ersten Lauf dieser Art gestartet und fanden ca. 1.400 Fälle, die wir damals aber aus Zeitgründen nicht abarbeiten konnten.

Der größte Teil dieser Fehler sollte inzwischen korrigiert sein, ohne dass dies gezielt angegangen wurde: durch die maschinelle Erzeugung des Feldes 4800 für die besitzende Bibliothek wurden sämtliche Exemplardatensätze neu in das lokale Bibliothekssystem geholt. Wenn die Korrekturen im CBS in Ordnung waren, haben sich die Banddatensätze wieder an das richtige Exemplar gehängt, so dass bei diesem Fehlertyp nur noch Fälle enthalten sein sollten, die seit der erstmaligen Einspielung des Feldes 4800 entstanden sind, d. h. seit Herbst 2002. Es können allenfalls Banddatensätze fehlen, wenn zu dem Zeitpunkt, als der Exemplardatensatz erneut geliefert wurde, der falsche Banddatensatz noch an diesem Exemplardatensatz hing. Es ist also ein günstiger Zeitpunkt, die Entstehung von doppelten Buchnummmern an der Quelle zu verhindern.


5. Eine fehlerfreie Zukunft?

Natürlich ist es weiterhin möglich, Fehler bei der Eingabe der Buchnummer zu machen, nur die dubletten Buchnummern werden verhindert. Wenn Sie einen Fehler bemerken, dann gilt folgendes Rezept:

Den betreffenden Banddatensatz im Ausleihsystem löschen (lassen) und alle betroffenen Exemplare durch Änderungen am Exemplardatensatz neu ins Lokalsystem holen.

Mit dem neuen Programm, das auf dem neuen Buchnummern-Index BNU beruht, wird künftig ein ganz kritischer Fehler vermieden4). Zusätzlich graue Haare konnten sich bei mir zwar nicht mehr bilden5), aber ich habe seitdem ein wesentlich besseres Gefühl. Deshalb war ich gerne bereit, diesen Beitrag als Gegenleistung für die Programmerstellung zu schreiben. Ich bedanke mich bei Herrn Schneider ganz herzlich für die schnelle Reaktion auf meinen Wunsch.


1) Genau genommen über eine interne ID-Nummer, aber das spielt für das Folgende keine Rolle
2) Es gibt sogar ein Offline-Programm, das es ermöglicht, über einen Signaturabgleich Banddatensätze aus lokalen Titelaufnahmen an CBS-Titelaufnahmen umzuhängen, auch wenn diese keine Buchnummer enthalten.
3) Das Skript kann gerne bereitgestellt werden.
4) Nicht prüfen kann man im CBS natürlich, ob eine eingegebene Buchnummer z.B. für einen Zeitschriftenband im OUS erfasst wurde. Dieser Fall kann nur vorkommen, wenn Etiketten doppelt erzeugt wurden, nicht durch Kopier-Aktionen.
5) Ich bin schon total ergraut, seitdem ich mit PICA arbeite ;-)

Lothar Kalok E-Mail an AutorIn
Bibliothekssystem der Universität Gießen
Lokaldaten
Und noch eine Nachtarbeit...

Natürlich werden durch das von Herrn Kalok beschriebene und von der BDV realisierte Programm zur Vermeidung doppelter Buchnummern nicht die in der Datenbank aktuell befindlichen doppelten Buchnummern bereinigt. Das Online-Programm kann nur verhindern, dass über die WinIBW neue Fehler eingegeben werden.

Die schon in der Datenbank vorhandenen Fehler sind aber noch zu bereinigen. Dazu werden zwei Lösungsmöglichkeiten angeboten:

  • Zum einen wird am Wochenende 28./29.Juni ein Offline-Job aufgesetzt, der durch die gesamte Datenbank geht und die Exemplare mit doppelten Buchnummern auflistet.
  • Zum anderen wird ab 1.Juli jeweils in der Nacht ein weiterer Job gestartet, der für jeden Titel, in dem ein Exemplar angefasst wurde, für diese ILN innerhalb des Titels alle Exemplare auf doppelte Buchnummern überprüft.

Der Grund, zwei Jobs mit ähnlicher Funktionalität anzubieten, liegt darin, dass der Gesamtlauf zwar alle Fehler auflistet, die Menge für manche Bibliothek aber eher abschreckend wirken könnte, so dass eine Korrektur unterbleibt (obwohl dadurch in den LBS größere Probleme entstehen, wie Herr Kalok oben schildert). Der nächtliche Lauf wird weitaus weniger Fehler melden, die sich nun aber auf Titel beziehen, die aus irgendeinem Grunde am Tage vorher angefasst wurden, die also in gewissem Sinne aktuell sind. Dies könnte die Bereitschaft zur Korrektur verbessern.

Die Fehlerlisten schicken wir dann per Email an die MonographienansprechpartnerInnen der jeweiligen Bibliotheken, bestimmt durch ILN und Abteilungscode.

Hanspeter Schneider E-Mail an AutorIn
BDV
Monographien
Neuerscheinungsdienst wird keine Fremddatenleistung in HeBIS

Der von der Deutschen Bibliothek vertriebene "Neuerscheinungsdienst" wird gemäß einem Beschluss des HeBIS-Verbundrates nicht als Fremddatenleistung in der HeBIS-Datenbank zur Verfügung gestellt. Der Verbundrat folgte damit einem Vorschlag von Verbundzentrale und Verbundleitung. Alle Beteiligten beurteilten die Qualität der über den Neuerscheinungsdienst zur Verfügung gestellten Daten als mangelhaft und für Verbundzwecke (Bestellkatalogisierung und Katalogisierung) wenig geeignet.

Mit dem Neuerscheinungsdienst hat die Deutsche Bibliothek den zum Ende des vergangenen Jahres eingestellten CIP-Dienst abgelöst und setzt dabei auf eine Kooperation mit den Verlagen, deren Meldedaten für das VlB für den neuen Informationsdienst weitestgehend ungeprüft und unverändert übernommen werden (s. auch HeBIScocktail 1/2003). Inzwischen hat die Deutsche Bibliothek aufgrund von vielen Kundenprotesten Verbesserungen angekündigt und auch bereits erste Maßnahmen eingeleitet. Sie will aber auch bei den Verlagen um zuverlässigere Grunddaten werben.

Die Verbundzentrale wird ebenfalls aufgrund des Verbundratbeschlusses das Produkt weiter beobachten und bei deutlichen qualitativen Verbesserungen dem Verbundrat entsprechend Bericht erstatten.

Konsequenzen aus der Abbestellung 

  • Mehraufwand bei der Katalogisierung
    Für den Kauf aktueller, in Deutschland erscheinender Publikationen müssen verstärkt Titeldatensätze selbst erfasst werden, da auf keinen Datendienst mehr zurückgegriffen werden kann.

  • Dublettenproblem
    Wird über die DNB-Reihen A, B und H ein Titeldatensatz geliefert, für den in der HeBIS-Verbunddatenbank bereits ein Erwerbungsdatensatz existiert, so kann der Dublettencheck nur dann erfolgreich funktionieren, wenn der Erwerbungsdatensatz und der DNB-Datensatz möglichst identisch sind. Daher ist es notwendig, Erwerbungsdatensätze so bibliographisch vollständig wie möglich zu erfassen.

  • SWD-Sacherschließungsdaten
    Nur wenn der Dublettencheck das Vorliegen einer eindeutigen Dublette erkennt, übernimmt er die Sacherschließungsdaten von der DNB-Aufnahme an die Verbundaufnahme (Merging). Erkennt er nur eine mögliche Dublette, speichert er die DNB-Aufnahme ein und markiert sie (Marking). Die Sacherschließungsdaten verbleiben an der DNB-Aufnahme.

Hinweis zu bibliographischen Recherchen in ILTIS (DDB)

Die Datensätze des Neuerscheinungsdienstes sind in der ILTIS eingespeichert. Auf Grund ihrer häufig mangelhaften Qualität sind sie nur bedingt für bibliographische Recherchen (physikalische Form, bibliographische Erscheinungsform, Gesamttitel, Bandzählung u.ä.) zu nutzen. Titelsätze des Neuerscheinungsdienstes, die noch nicht von vollständigeren Sätzen der DNB-Reihen, A, B oder H überschrieben wurden, sind daran zu erkennen, dass sie in 2105 keine WV-Nummer (Nr. des wöchentlichen Verzeichnisses der DNB) haben sondern nur in 2100 die Nummer des Neuerscheinungsdienstes (z.B. 03,N23,2571).

(ria ; rek)
Monographien
Änderungen am Kategorienschema

Kategorie 1140

Die ZDB liefert in dieser Kategorie neue Codes, die natürlich auch bei Schriftenreihen verwendet werden können. Folgende Codierungen kommen zu den bisherigen dazu:

  • ao Zeitung für die allgemeine Öffentlichkeit
  • au Aufsatz
  • eo Zeitung für die eingeschränkte Öffentlichkeit
  • lo Loseblatt-Ausgaben
  • lp lokale Zeitung
  • mu Musikalia
  • no Normschrift
  • pt Patentdokument
  • rp regionale Zeitung
  • so Sonderdruck
  • up überregionale Zeitung
  • uu sonstige Veröffentlichungsart

Kategorie 0600

Ebenfalls aufgrund von ZDB-Lieferungen kommen zwei neue Codierungen hinzu, die aber künftig für alle Datensätze verwendet werden können.:

  • es entsäuertes Papier
  • ks kein säurefreies Papier

Kategorie 4222

In diesem Feld können nun auch Angaben der FSK (Freiwilligen Selbstkontrolle) zu Filmen erfasst werden. Daher ist diese Kategorie nun auch wiederholbar.

Folgende Angaben sind möglich:

  • FSK: Freigegeben ohne Altersbeschränkung
  • FSK: Freigegeben ab 6 Jahren
  • FSK: Freigegeben ab 12 Jahren
  • FSK: Freigegeben ab 16 Jahren
  • FSK: Nicht freigegeben unter 18 Jahren

In der Rubrik Handbuch-Änderungen finden Sie die aktualisierten Versionen der Kategorienübersichten für Titeldaten sowie der Listen.

(anh)
Sacherschließung
Bereinigungsläufe für die verbale Sacherschließung

Bis zur Einführung der Verbundsacherschließung Mitte 2000 erfolgte die verbale Sacherschließung mittels der Schlagwortkataloge der einzelnen Bibliotheken innerhalb der Lokaldaten. In der Regel wurden in die lokalen Schlagwortkataloge – wenn rechtzeitig vorhanden – die Schlagwörter der Deutschen Bibliothek übernommen, wodurch seit der Einführung der Verbundsacherschließung bei vielen Titeln in den lokalen OPACs Schlagwörter doppelt angezeigt wurden. Im Herbst letzten Jahres beschloss die AG Sacherschließung, die BDV darum zu bitten, einen "Bereinigungslauf" zu programmieren, der identische Schlagwörter innerhalb der Lokaldaten löscht. Dieser Lauf wurde am 25. Mai 2003 erfolgreich durchgeführt.

Beteiligt daran waren folgende ILN:

  • ILN 5 Fachhochschulbibliothek Frankfurt
  • ILN 6 Bibliothek der Philos.-Theol. Hochschule Sankt Georgen
  • ILN 8 Darmstadt
  • ILN 21 Fulda (FHB + LHB)
  • ILN 23 Kassel
  • ILN 26 Gießen
  • ILN 204 Gießen
  • ILN 205 Marburg

Als zweites bat die AG Sacherschließung um ein Programm, das die Schlagwörter, die von DDB übernommen werden, mit denen, die von Verbundteilnehmern vergeben werden, abgleicht und identische Schlagwörter in den Verbund-Kategorien löscht. Dieses Programm wird jedes Quartal laufen.

Die Mitglieder der AG Sacherschließung danken der BDV, vor allem Herrn Schneider, für die gute und erfolgreiche Arbeit.

Christa Wittrock E-Mail an AutorIn
Universitätsbibliothek Kassel
Verbund-OPAC
Klicken Sie doch mal herein - Verbund-OPAC in wesentlichen Punkten überarbeitet

Im Verbund-OPAC konnten HeBIS-Verbundzentrale und BDV in den letzten Wochen wesentliche Verbesserungen realisieren:

Neue Klick-Effekte

Unter Klick-Effekten sind die verschiedenen Möglichkeiten zu verstehen, sich durch Mausklick von einer Titelaufnahme aus weitere verknüpfte Aufnahmen aufzurufen oder neue Treffermengen zu erzeugen. So kann man z.B. durch Anklicken einer "Früher-Fußnote" zur Aufnahme für die vorherige Titelfassung gelangen oder durch Anklicken eines Titelstichworts eine automatische Suche nach Titeln auslösen, die dasselbe Stichwort enthalten.

Bei verknüpften Gesamttiteln wurden die Klick-Effekte im OPAC jetzt um eine neue benutzerfreundliche Variante erweitert. Bisher wurde ein Link zum übergeordneten Werk bzw. Datensatz nur angeboten, wenn der Inhalt der Gesamttitelangabe aus den Kategorien für die PPN-Verknüpfung (z.B. 418X oder 4160) stammte. Waren dagegen die Kategorien für die Gesamttitelangabe Vorlageform besetzt und für die Anzeige auszuwerten (z.B. 417X oder 4150), war eine Verlinkung nicht möglich. Diesem Manko ist jetzt abgeholfen, d.h. auch die Gesamttitelangaben Vorlageform können jetzt als Link zum übergeordneten Werk angeboten werden.

Präsentation von Online-Ressourcen einschließlich URN-Resolving

Die Präsentation von Online-Ressourcen in der Titelvollanzeige wurde einer vollständigen Überarbeitung unterzogen und konzeptionell auf ihre Präsentation in der Bestandsinformation abgestimmt. Eine Aufnahme, an der sich die Neuerungen gut nachvollziehen lassen, ist z.B. die Online-Zeitschrift "International affairs", erschienen in London bei Blackwell. Es wurden folgende grundlegende Änderungen vorgenommen:

  • Der Link zum Volltext wurde auf die Angabe des Servers reduziert, über den der Volltextzugang erfolgt, z.B. "[via Verlagsserver]" oder "[via Elektronische Zeitschriftenbibliothek] (bisher: "Elektronische Adresse [Verlagsserver]" ...).
  • Sofern vorhanden, werden jetzt auch die URL-spezifischen Zusatzinformationen aus Kategorie 4085, Subfeld x mit angezeigt, z.B. welche Jahrgänge einer Zeitschrift über die jeweilige URL zugänglich sind.
  • Die farbliche Kennzeichnung der URLs bzw. Links zum Volltext (grün für frei zugängliche und rot für lizenzpflichtige Online-Ressourcen) wurde wieder aufgehoben. Sie war in Abhängigkeit vom Lizenzindikator der jeweiligen URL eingesteuert worden, was bei Zeitschriften mit mehreren Adressen oft zu einer Mischung von grünen und roten URLs führte und deshalb für Benutzer eher verwirrend war.
  • Um dem Benutzer bei einer Vielzahl von URLs trotzdem eine Hilfestellung zu geben, über welche Adresse er auf den Volltext zugreifen kann, wird er durch einen Hinweistext darauf aufmerksam gemacht, dass er die für ihn gültige URL in der Bestandsinformation seiner Bibliothek ermitteln kann. Im Anzeigemodus "Bestandsinformation" entfällt die vollständige Auflistung der URLs in der Titelbeschreibung (s. auch die Erläuterungen zum Bestandsinfo) und die Bestandsangaben der Bibliotheken enthalten nur noch die URL, die für die jeweilige Bibliothek gültig ist bzw. von ihr für den Volltextzugriff empfohlen wird.
  • Soweit vorhanden (bislang nur bei Online-Dissertationen), wird jetzt auch der Persistent Identifier URN angezeigt. Er wird dem Benutzer als Link angeboten und kann wie eine URL benutzt werden. Durch Mausklick auf den URN wird der Resolving-Dienst der DDB aufgerufen, der den URN in die gültige URL umsetzt und den Benutzer an diese weiterleitet. Näheres zur Funktion von URNs ist im Bericht Herausforderung elektronische Ressourcen im HeBIScocktail 1/2002 nachzulesen. Denjenigen, die das URN-Resolving im OPAC ausprobieren wollen, sei z.B. folgende Beispiel-Dissertation empfohlen: "Lautersack, Oliver: Das Wobbler-Syndrom (zervikale Spondylomyelopathie) beim Dobermann im Vergleich mit ausgewählten Rassen". Viel Spass!

Bestandsinfo als Defaultanzeige nach Auswahl aus der Trefferliste

Die wichtigste Inforamtion für den Benutzer ist die, wo und wie er die gesuchte Literatur bekommen kann. Deshalb wurde der Anzeige-Modus nach Auswahl aus der Trefferliste von der Titelvollanzeige auf die Bestandsinformation umgestellt. (1)

Die Bestandsinformation bietet dem Benutzer neben den Bestandsangaben der besitzenden Bibliotheken eine auf die wesentlichsten Informationen gekürzte bibliographische Beschreibung. Darin fehlen z.B. Angaben wie ungezählte Schriftenreihen, aber auch sämtliche Fußnotenverknüpfungen (z.B. Früher-Später-Verknüpfungen oder Verknüpfungen zwischen Print- und Online-Ausgabe). Sollte sich in der Praxis zeigen, dass den Benutzern damit zu viel Information verloren geht, können die Fußnoten später noch in die Bestandsinformation integriert werden. Die Verbundzentrale bittet in diesem Zusammenhang um entsprechendes Feedback und die Erfahrungswerte der BenutzungskollegInnen!

Bei Online-Ressourcen entfallen in der gekürzten Titelbeschreibung der Bestandsinformation auch die URLs. Der Benutzer findet die für ihn gültige URL hier direkt in den Bestandsangaben der Bibliotheken (s. auch den vorangehenden Abschnitt zur Präsentation von Online-Ressourcen).

 

Mail-Auskunft

Als besonderer Service wird Benutzern des Verbund-OPAC seit Ende Mai die Möglichkeit geboten, per E-Mail um Auskunft zu bitten. Dazu wurde ein neuer Button mit dem Titel "Mail-Auskunft" eingerichtet (zu finden auf allen OPAC-Bildschirmen links im Rahmen). Bei Anklicken des Buttons öffnet sich ein Web-Formular, in das der Benutzer sein Anliegen sowie seine Mail-Adresse für die Rückantwort eintragen kann. Das ausgefüllte Formular wird mit einem Sende-Button über eine dafür eingerichtete Mailing-Liste an die HeBIS-Verbundzentrale geschickt.

Die eingehenden Anfragen werden zu Zeit von vier Mitarbeitern der VZ bearbeitet. Die Mail-Auskunft wird vom ersten Tag an regelmäßig genutzt, zum Glück ist die Anzahl der Anfragen aber noch zu bewältigen. Erstaunlich wenige Anfragen (bis jetzt könnte man sagen: praktisch keine) beziehen sich auf die Bedienung des OPACs. Die meisten Benutzer haben Fragen zur Fernleihe. Den zweiten Platz nehmen Fragen der Kategorie "Ich suche ein Buch ..., einen Aufsatz ..." ein, wie sie auch für Fragen an Infotheken charakteristisch sind. Anfragen dieser Art müssen wir z.T. an die HeBIS-Bibliotheken weiterleiten, vor allem wenn ihre Bearbeitung einen Blick in ein bestimmtes Buch oder eine Recherche in bibliographischen Nachschlagewerken erfordert.

Neben dem Anliegen, den Benutzern des Verbund-OPAC mehr Hilfestellung anzubieten (insbesondere denjenigen, die bevorzugt von zu Hause aus darin recherchieren), erwarten wir von dem neuen Auskunftsdienst Aufschluss darüber, was den OPAC-Benutzern Probleme bereitet. Durch eine entsprechende Auswertung der Anfragen erhoffen wir uns langfristig Anregungen für eine bedarfsgerechte Verbesserung des Verbund-OPAC sowie des benutzerspezifischen Informationsangebots auf den HeBIS-Webseiten.

 

(1) Das funktioniert bis auf eine Ausnahme: Wird nur ein Treffer erzielt, wird dieser nach wie vor zunächst im Vollanzeigemodus präsentiert. Wir hoffen aber, dieses Problem in Kürze noch lösen zu können.

(hen)
Zeitschriften
EBSCO-Daten aktualisiert

Die Daten zum EBSCO-Produkt "Business Source Elite" in HeBIS sind wieder aktuell! Nach einer - zugegebenermaßen - längeren Durststrecke (die Ersteinspielung erfolgte im Februar 2002) konnte die DDB/ZDB eine aktualisierte Grundlieferung zu "Business Source Elite" (Stand: Februar 2003) für den Verbund zur Verfügung stellen. Dank unserer BDV konnten innerhalb weniger Tage die alten Lizenzexemplare gelöscht und neue Exemplare erzeugt werden! Mit dieser Einspielung sind jetzt auch 2 wichtige Forderungen der HeBIS-Teilnehmer erfüllt:

  • eingespielt wurden diesmal nur noch EBSCO-Daten, die den Zugang zu Fulltext-Angeboten ermöglichen. Damit wird vermieden, dass die URL-Angabe derjenigen Bibliotheken, die in ihrem Bestandsinfo (profilgesteuert) einen EZB-Link anzeigen, ins Leere läuft (dies war bisher bei diversen Titeln leider möglich, da die EZB nur EBSCO-Titel mit Volltext-Zugang nachweist!)
  • die neuen EBSCO-URLs verlinken auf Einstiegsseiten mit Jahrgangs-Übersichten (Publication overview). Die alten URLs führten bekanntermassen zu riesigen, lediglich chronologisch geordneten, Listen der jeweils enthaltenen Beiträge.

Jetzt bleibt nur noch zu hoffen, dass die Firma EBSCO die schon lange vereinbarte Lieferung von regelmäßigen Updates zu ihren Produkten realisieren kann.

(hea)

Mitteilungen der Verbundzentrale

Erfassung von u mit Trema

Bitte beachten Sie, dass Tremata grundsätzlich über das Diakritikafenster erfasst werden müssen. Durch eine Anfrage sind wir darauf aufmerksam geworden, dass für u mit Trema häufig das ü auf der Tastatur verwendet wird. Das führt zu einer falschen Indexierung als ue statt u und macht zahlreiche Titel unauffindbar. Beachten Sie dazu bitte auch das geänderte Handbuch-Kapitel Zahlen, Symbole, Diakritika etc.

(hen)
Hinweise zum Verknüpfen von Zeitschriften mit Schriftenreihen

So kommt's, wenn man versucht aufzuräumen. Man stößt unweigerlich auf Nester mit Dingen, die man lieber nicht angefasst hätte, weil sie von nun an nur noch Arbeit machen.

Das trifft auch auf einen Datenbanklauf zu, der im März zu dem Zweck angestossen wurde, die Bereinigung eines Fehlers in einem Offline-Programm zu verifizieren. Die dabei zu Tage getretenen Fehler sind vielfältig, so dass wir an dieser Stelle noch einmal auf folgende Punkte besonders aufmerksam machen möchten:

  • Kategorie 4260
    Die einleitende Wendung lautet: "Für weitere Bestandsnachweise siehe auch:"
    Bitte verwenden Sie genau diesen Wortlaut, um eine einheitliche Anzeige in den Katalogen zu gewährleisten. Die Wendung war im Kategorienschema falsch wiedergegeben, wurde aber inzwischen korrigert.
  • Eine Verknüpfung zwischen Zeitschrift und Schriftenreihe darf nur dann gemacht werden, wenn an beiden Datensätzen Bestand hängt.
    Die Vorgabe des HeBIS-Handbuchkapitels zu diesem Thema besagt, dass Verknüpfungen nur dann gemacht werden dürfen, wenn beide Titel dieselbe ZDB-N haben und wenn Bestand an ihnen hängt. Durch einen Fehler im ersten Verknüpfungslauf wurden auch bestandslose Titel miteinander verknüpft. Diese Verknüpfungen wurden im Rahmen des eingangs erwähnten Korrekturlaufs angelistet und zur Zeit abgearbeitet.
    Es gibt außerdem immer wieder Titel-Löschungen, Umhängungen etc., die einen verknüpfter Titel bestandslos zurücklassen. Diese Verknüpfungen sollen künftig regelmäßig angelistet und korrigert werden.
  • c-Sätze werden niemals mit Zeitschriften verknüpft.
    Wenn Sie eine Zeitschriftenaufnahme in der HeBIS-Verbunddatenbank finden, der Titel aber als mehrbändiges Werk aufgenommen werden muss, dann darf keine Verknüpfung zur Zeitschrift gemacht werden. An der Zeitschriftenaufnahme sollten auch keine Bestände hängen, so dass die Verknüpfung auch unter dem Aspekt, dass nur Titel mit Bestand verknüpft werden, falsch wäre.
  • In die zu verknüpfende Schriftenreihe muss die ZDB-N (mit anschließendem "m") eingetragen werden.
    Fehlt das "m" in der Kategorie 2110, wird das von der Online-Validation bemerkt. Beim Abspeichern des Datensatzes wird jedoch nicht das Fehlen der Kategorie 2110 bemängelt.
  • Titelsplits werden bei Schriftenreihen analog zur ZDB gemacht.
    Das gilt nicht für "Neue Folgen" und Ähnliches. Hier wird in der ZDB auf das Splitten der Titel verzichtet, wohingegen in der HeBIS-Verbunddatenbank in manchen Fällen sehr wohl eine neue Schriftenreihen-Aufnahme erstellt wird.
(ana)
Körperschaftsansetzung: learning by doing

Wann kommt es schon mal vor, dass Sie eine benötigte Körperschaft nicht gefunden haben? Sicherlich ist dies in kleineren Bibliotheken nur ganz selten der Fall und so geraten die Ansetzungsregeln immer wieder in Vergessenheit. Manche Fälle sind vielleicht sogar so "bizarr", dass Sie nicht wissen, ob überhaupt eine Körperschaft (im Sinne von RAK-WB) vorliegt.  

Die folgenden Beispiele sollen Ihnen bei dieser Entscheidung helfen und uns ersparen, überflüssige Ansetzungen wieder zu löschen:

Nicht angesetzt werden u.a.

  • Kongresse, die nur aus einem Namen oder Thema bestehen, ohne Kongressbegriff
    Beisp.:  Knots <2000, ...>
    Beisp.:  Kunst des Lesens <1985, ...>

  • Kongresse, die nur aus einem Ort und/oder Kongressbegriff bestehen, ohne Themenangabe
    Beisp.: Convegno di Maratea <1996, ...> ; Colloque de Cerisy <...>
    Beisp.: Compte rendu des conferences <...>
    Beisp.: Sommeratelier <2000, ...>
    Beisp.: Jornadas de Debat <3, 1993, Reus> (d.i.: Tage der Beratung!)

  • Kongresse aus der Liste nicht anzusetzender Begriffe (s. GKD-Informationen)
    Beisp.: Hünfelder Jugendtreitturnier <1, 1994>
    Beisp.: Internationales Schwimmen um den Dompfaff-Pokal <7, 1995 ...>

  • Vortragsreihen (Lectures) s.a. GKD-Informationen

  • Gebäude, die nicht gleichzeitig eine Körperschaft sind
    Beisp.: Chiesa di San Giorgio dei Genovesi <Palermo>
(mod)
Links ins Nirwana

Es war einmal eine Verknüpfung zu einer verschwundenen ppn... So fing alles ganz harmlos an, als die VZ aufgrund eines gefundenen Fehlers einen Check aller  ppn-Links in Auftrag gab. Wer konnte schon ahnen, dass dabei über 5.000 Verknüpfungen zu Tage treten würden, die ins Leere gehen! Bei näherer Betrachtung der Fehlerliste konnten zwar über 90% der Fälle ganz einfach erklärt und mit einem automatischen Lauf erledigt werden. (Es handelte sich um ganz alte Verknüpfungen zwischen Körperschaft und zugehöriger Pauschalverweisung.) Aber die verbliebenen Fehler mussten per Hand bereinigt werden. 

Die Daten sind also nun wieder konsistent. Aber wie vermeiden wir, dass neue Fehler entstehen?

  1. Indem wir versuchen, mit der Online-Validation möglichst viele Erfassungsfehler abzufangen.
  2. Mit einem Appell: Bitte vergessen Sie nicht, bei der Kopie aus anderen Datenbanken (GBV, ZDB, DDB) die ppn-Verknüpfungen heraus zu löschen.  Sie ersparen uns damit aufwendige Recherchen bzw. Löschläufe.
(mod)
Sichern von Parametern

Seit dem Umstieg auf CBS4 können Parameter zwar mit dem Kommando "k par" geändert werden (das wirkt bis zum Ende der Sitzung), sie dürfen aber nicht mit "sav par" gespeichert werden.

Der Grund dafür ist, dass seit CBS4 Parameter nicht mehr nur für alle mit derselben Kennung in derselben ELN angemeldeten User gilt, sondern sich auf alle Anwender mit diesem Userprofil in HeBIS auswirkt. Daher bitten wir Sie, die voreingestellten Werte nicht dauerhaft zu ändern.

Bei Pica wurde bereits beantragt, die Parameter-Einstellungen wieder nur auf ELN-Ebene wirksam werden zu lassen.

(anh)
Fernleihe
Neue Ansprechpartner für Online-Fernleihe

Das Fachgebiet Fernleihe (mit Online-Fernleihe und Dokumentlieferdiensten) hat mal wieder den "Besitzer" gewechselt.

Ab sofort kümmern sich

  • Gisela Bröckerhöff (vertritt künftig die HeBIS-Verbundzentrale in der AG Fernleihe)
    Tel.: (069) 212 39 659
    E-Mail

    und
  • Nadine Körfer
    Tel.: (069) 212 39 658
    E-Mail

um alle Belange der Fernleihe im HeBIS-Verbund und darüber hinaus.

Sie können beide Kolleginnen auch über die gemeinsame E-Mail-Adresse hebisfernleihe@stub.uni-frankfurt.de erreichen.

(ana)

Aus den Bibliotheken und Lokalsystemen

Darmstadt - Hochschul- und Landesbibliothek
Freie Bestellung in Darmstadt

Seit Montag, dem 12.5.03 läuft in der LHB Darmstadt als Pilotprojekt die "Freie Bestellung" für Fernleihbestellungen auf Titel, die nicht im Hessischen Verbundkatalog nachgewiesen sind. Obwohl wir bereits sehnsüchtig darauf gewartet hatten, waren wir doch (angenehm) überrascht, dass es dann so schnell ging.

Zeit für irgendwelche "richtigen" Infoblätter war natürlich nicht mehr. So haben wir uns mit kurzen Ergänzungen zum Fernleih-Info beholfen.

Aber wir hatten uns völlig umsonst Gedanken gemacht. Anscheinend reichte allein das Vorhandensein des Buttons "Freie Bestellung", um es einfach mal auszuprobieren.

Gleich zu Beginn habe ich die Fachbereiche der Universität angeschrieben und entsprechend informiert. Institutsmitarbeiter bekommen jetzt bei uns keine konventionellen Fernleihscheine mehr, sondern müssen online bestellen. Aber damit haben wir wirklich nur offene Türen eingerannt.

Auch unter den Studenten und sonstigen privaten Lesern war die Akzeptanz von Anfang sehr groß.

Im Moment pendelt die Zahl der täglichen Bestellungen bei ca. 40.

Ein paar kleinere Probleme hat es natürlich auch gegeben. So hatten am Anfang Leser Probleme, den Titel einer Zeitschrift im richtigen Feld einzutragen. Und bevor es falsch wurde, haben sie es ganz gelassen. Das hat Herr Risch aber ganz schnell durch den entsprechenden Hinweis "auch Zeitschriftentitel" bereinigt.

Ein zweites Problem besteht (im Moment immer noch) in der Anzeige in den "Nutzerdaten Fernleihe". Kann eine Bestellung innerhalb Hessens weiterdisponiert werden, sieht der Benutzer den entsprechenden Leitweg. Wird eine Bestellung von uns ausgedruckt und dann an eine Bibliothek außerhalb Hessens weitergeleitet, sieht er lediglich den Hinweis "wartet auf Antwort". Das ist für einen Nicht-Fernleih-Bibliothekar wirklich nicht verständlich. Diese Bestellung muss von uns also noch quittiert werden. Aber auch dieses Problem ist bereits an Herrn Risch weitergegeben worden. Eine Lösung ist in Sicht, muss aber noch mit der Verbundzentrale abgeklärt werden. Vermutlich werden wir den Quittungscode "3", der ja vom HZK nicht mehr benötigt wird, verwenden mit dem Hinweis "in ÜLV weitergeleitet". Eine negative Quittierung mit "5 nicht vorhanden" würde täglich Berge von Ergebnisausdrucken produzieren. Da der Quittungscode "3" eine positive Quittierung ist, gibt es hier dieses Problem nicht.

Als Ergebnis der letzten 3 Wochen lässt sich festhalten: Das Projekt ist "serienreif".

Ingrid Milutinovic
Landes- und Hochschulbibliothek Darmstadt
Frankfurt - Stadt- und Universitätsbibliothek
Die StUB nimmt Hochschulpublikationssystem in Betrieb

Das Hochschulpublikationssystem der Johann Wolfgang Goethe-Universität ist seit 11. Juni 2003 über http://publikationen.stub.uni-frankfurt.de online verfügbar. Zur Zeit ist das System auf die Veröffentlichung und Recherche von Dissertationen ausgelegt, jedoch für weitere Dokumentarten ausbaubar.

Was leistet das Hochschulpublikationssystem für den Benutzer:

  • Suche in der Datenbank anhand verschiedener Kriterien;
  • Überblick über den Gesamtbestand an Dokumenten gegliedert nach Fachbereichen, DNB-Sachgruppen und Dokumentarten;
  • Veröffentlichung in Form eines Datei-Uploads mit der Angabe bibliographischer Daten durch den Autor;

Als Dokumentformat für das Veröffentlichen und den Download wird PDF benutzt.

Das System des Instituts für Telematik (Fachbereich Biologie und Informatik), das im Rahmen des Projekts Digitale Bibliothek bisher die Elektronischen Dissertationen bereitstellte, wurde durch das Hochschulpublikationssystem ersetzt.

Das Hochschulpublikationssystem basiert auf dem für Hochschulen frei verfügbaren OPUS-System der Universität Stuttgart. Nähere Informationen zu OPUS (Online Publikationsverbund für Elektronische Hochschulschriften) sind http://elib.uni-stuttgart.de/opus/ entnehmbar.

Das Originalsystem wurde für die notwendigen Funktionen und das Design der StUB-Homepage komplett überarbeitet. Gegenüber dem Original unterscheidet sich die StUB-Version in der Synchronisierfunktion der Daten mit dem Bibliothekssystem Pica. Neben der softwareseitigen Ergänzung war dazu die Konzeption eines Geschäftsgangs zur Veröffentlichung einer Dissertation erforderlich, der bezüglich der Symbiose Hochschulpublikationssystem/Pica optimiert wurde.

Der Geschäftsgang bezüglich der Synchronisierfunktion besteht aus drei Aktionen. Ausgehend von der vorher erfolgten Kennzeichnung eines Pica-Titeldatensatzes als zugehörig zum Hochschulpublikationssystem in Form eines Eintrags in der Kategorie 6701 'lokale Notation Exemplar bezogen', werden mittels WinIBW die entsprechenden Datensätze herausgefiltert. Die Filterung erfolgt global, sodass auf alle Fälle eventuelle Updates der Datensätze eingeschlossen werden. Anschließend wird per Download im diagnostischen Format eine ASCII-Datei angelegt. Die beiden WinIBW-Aktionen lassen sich als Makro zusammenfassen, das regelmässig manuell angestoßen wird. Leider bietet erst der OPC4 die Möglichkeit, dies automatisch auf dem Server ausführen zu lassen. Die Aktualisierung der Datensätze im Hochschulpublikationssystem erfolgt danach serverseitig mit einem speziellen Programm, das in regelmäßigen Abständen automatisch gestartet wird.

Als Basis wurden die Altdaten aus dem Telematiksystem in Form von 232 Dissertationen eingearbeitet. Daran anschließend werden diese durch die vorliegenden Neuzugänge ergänzt. Die Veröffentlichung durch die Promovenden wird sukzessive eingeführt. Durch die Eigeninitiative der Promovenden wird die Veröffentlichung der Arbeiten beschleunigt bei gleichzeitiger Entlastung der Dissertationsstelle der StUB.

Für Fragen steht Ihnen das Betreuerteam
Herr Stefan Zell, Tel. 069/212-39440 (Geschäftsgang)
Herr Erwin Konradt, Tel. 069/212-39458 (EDV)
unter publikationen@stub.uni-frankfurt.de zur Verfügung.

Erwin Konradt E-Mail an AutorIn
Stadt- und Universitätsbibliothek, Elektronische Dienste
Gießen - Universitätsbibliothek
Handapparate im Feld Aufstellung in der Bestandsanzeige im Hessischen Verbundkatalog

In der Bestandsanzeige im CBS-OPAC stoßen Sie beim Eintrag "Aufstellung" bei Bestand des Bibliothekssystems der Universität Gießen in letzter Zeit häufiger auf Eintragungen der Form

Aufstellung: hap 10410170

beispielsweise beim Titel "Baruch Margalit: The ugaritic poem of Aqht. Berlin 1989."

Ich will kurz erläutern, was es mit dieser kryptischen Bezeichnung auf sich hat. Das Kürzel "hap" steht für "Handapparat", die Nummer ist eine universitätsinterne Nummer, die einzelnen Professuren zugeordnet ist. Sie folgt der Reihenfolge der Fachbereiche. Im lokalen Online-Katalog (WebOPC) wird natürlich nicht das Kürzel angezeigt, sondern der Name des derzeitigen Professurinhabers, ausserdem das Institut, die Straße und die Telefonnummer, allerdings darf derzeit alles zusammen nicht mehr als 72 Zeichen umfassen. Auch im neuen lokalen Katalog (OPC4), der in Kürze freigegeben werden wird, wird an Stelle des Codes der passende Text angezeigt. Vorteil im OPC4 ist, dass es keine Längenbegrenzung für den Text mehr gibt. Es wird angestrebt, die Pflege der Daten über eine mySQL-Datenbank zu realisieren.

Grund für die Verwendung der numerischen Codierung war, dass die Inhaber der Professuren - insgesamt gesehen - häufiger wechseln und auch die Bezeichungen der Professuren Veränderungen erleben. Wir wollten vermeiden, bei jeder Änderung des Inhabers oder der Bezeichnung der Professur die Exemplardaten manuell oder maschinell ändern zu müssen.

Das Feld "Standort" (Kategorie 8201), in dem der Code für den Handapparat steht, ist im lokalen Katalog im Index "Signatur" mit indexiert. Sie können also die Auflösung zu einem Kürzel per Signaturensuche im lokalen Katalog finden.

Lothar Kalok E-Mail an AutorIn
Bibliothekssystem der Universität Gießen
Marburg - Universitätsbibliothek
Rechnungsdatentransfer von PICA-ACQ nach SAP im Lokalsystem Marburg

Im April 2003 fiel der Startschuss für den Transfer der in PICA-ACQ eingegebenen Rechnungsdaten an das Modul FI = Finanzbuchhaltung der in der Universität Marburg eingesetzten SAP/R3-Software. Seitdem wurden bis Mitte Juni über 1000 Rechnungsdatensätze automatisch an SAP geliefert und dort direkt weiterverarbeitet.


Entwicklung

Seit Januar 2001 arbeitet die Universität Marburg mit verschiedenen Modulen der SAP/R3-Software. Da die SAP-Software für die Erwerbungsverwaltung von Literatur unzureichend ausgestattet ist, wurde der Bereich der Literaturerwerbung beim SAP-Modul MM = Materialbeschaffung ausgenommen. Demzufolge müssen die Rechnungen für Literatur konventionell in das SAP-Modul FI gebucht werden, obwohl die  Rechnungsdaten bereits in PICA-ACQ erfasst werden.

Seit Einführung  der SAP-Software und der damit verbundenen o.a. Entscheidung war eine Schnittstelle zwischen PICA-ACQ und SAP für die Rechnungsdaten gewünscht. Der Bedarf wurde beim Verbundrat vorgetragen und der Vorsitzende des Verbundrats beauftragt, mit der PICA Stiftung in Verhandlungen zu treten.

Nach anfänglicher Zurückhaltung der Softwarehersteller wurde für LBS 4 bereits im Oktober 2000 ein Schnittstellenkonzept entwickelt. Da jedoch der Zeitpunkt der Einführung von LBS 4 unklar ist, andererseits durch die Einführung der zentralen Mittelbewirtschaftung im Januar 2002 (d.h. die Universitätsbibliothek Marburg erhält alle im Bibliotheksystem anfallenden Literaturrechnungen zur Endbearbeitung) und der damit verbundenen, verstärkten Einführung von PICA-ACQ in mittlerweile 20 dezentralen Bibliotheken ( weitere sind für 2004 geplant), wurde eine Lösung, die auch noch für LBS 3 einsetzbar ist, immer dringlicher.

Deshalb wurde im LBS Marburg seit Februar 2002 mit konkreten Vorarbeiten an einer lokalen Schnittstelle begonnen. In einem ersten Gespräch mit einem SAP/R3-Beauftragten der Universität, der Erwerbungsabteilung und der ACQ- und LBS-Systembetreuung wurden die Erfordernisse und Möglichkeiten abgeklärt und daraus der Entwurf eines Konzeptes zur Datenübermittlung von PICA-ACQ an SAP erarbeitet. Die Schnittstelle zwischen PICA-ACQ und SAP R/3 sollte als unidirektionale Schnittstelle auf Basis eines Offline-Dateitransfers betrieben werden.

Nachdem sichergestellt war, dass aus PICA-ACQ alle für SAP benötigten Daten extrahiert werden konnten, wurde vom SAP-Beauftragten der Universität ein Konzept zum Import der Daten erstellt mit grundsätzlichen Festlegungen zur Datenstruktur und Datenübernahme, zur organisatorischen Abwicklung und zu Ausnahmeregelungen. Es sollte das SAP R/3 Modul RFBIBL hierzu verwendet werden. Die RFBIBL-Formatbeschreibung der Import-Datei wurde der UB zur Verfügung gestellt.

Auf der Grundlage dieser technischen Vorgaben entwickelte der PICA-LBS-Systembetreuer der UB Marburg ein Transferverfahren, das die für SAP relevanten Rechnungsdaten aus dem PICA-ACQ-Modul an die Verwaltung extrahiert und im erforderlichen Datenformat bereitstellt.

Die Erwerbungsabteilung legte fest, in welchen Feldern die zusätzlich erforderlichen Daten hinterlegt werden:

  • Eingabe der Kreditorennummer im Lieferantenbildschirm im Feld ISBN

    Berücksichtigt wurden:
    Lieferanten, für die in ACQ ein Lieferantenstammsatz angelegt ist und deren Rechnungen in
    • Euro ausgestellt sind
    • der Zahlungsweg eindeutig ist
    • im Jahr 2002 mehrere Rechnungen vorlagen

Nicht hinterlegt wurden:

  • Kreditoren ohne deutsches Büro oder deutsche Steuernummer (Erwerbssteuer - Finanzamt)
  • Kreditoren, die nicht in € berechnen (Fremdwährung)
  • sonstige Kreditoren, die in ACQ nicht als Lieferant hinterlegt sind
  • Eingabe der Kostenstelle/Innenauftragsnummer für alle Budgets, deren Mittel von der UB
    verwaltet werden im Budgetbildschirm im Feld HÜL-Nummer

  • Eingabekennzeichen für Gutschriften oder Vorausrechnungen im Rechnungsbildschirm im Feld Preisart.
    Die Eingabe "gut" für Gutschriften dient als Kennzeichen, dass diese "Rechnungen" vom Datentransfer ausgenommen werden.
    Die Eingabe "vor" für Vorausrechnungen, deren Berechnungszeitraum über das Haushaltsjahr hinausgeht, ermöglicht die Erstellung einer Liste zur periodengerechten Rechnungsabgrenzung, die in der kaufmännischen Buchführung notwendig ist.


Bearbeitungsablauf

Die PICA-ACQ-Daten werden periodisch (z.Zt. täglich) ausgelesen, ein automatisiertes Programm (SQL-Skript) listet alle relevanten Rechnungsdaten im Status "zu bezahlen" und erzeugt Bearbeitungslisten.

Die Bearbeitungslisten sind über einen WWW-Browser abrufbar und können dort über ein CGI-Programm von berechtigten Mitarbeitern (Password-Authentifizierung) bearbeitet werden.


Beispiel:

Durch Anhaken der vorliegenden Originalrechnungen werden die Rechnungen in die Positivliste umgesetzt. Ein  Papierausdruck der Positivliste wird  zusammen mit den Originalrechnungen an die Verwaltung weitergeleitet.

Das CGI-Programm wandelt die Positivliste in ein SAP-Importformat (RFBIBL) um und stellt die Datei der Universitätsverwaltung elektronisch zur Abholung zur Verfügung. Gleichzeitig wird ein SQL-Skript erzeugt, das die bearbeiteten Rechnungen in PICA-ACQ in den Status 'bezahlt' überführt.

Die Uni-Verwaltung holt die SAP-Importformat-Datei periodisch automatisch ab (mit dem GNU Freeware-Programm 'wget') und liest die Batch-Input-Mappe mit dem SAP-RFBIBL-Modul ein.

In der Finanzbuchhaltung erfolgt lediglich ein Abgleich der automatisch eingelesenen Gesamtsumme mit der Gesamtsumme auf dem Listenausdruck, um sicherzustellen, dass die vorliegenden Orignalrechnungen mit der Datenlieferung übereinstimmen.

Fazit
Mit diesem Verfahren wird fehleranfällige Doppelarbeit vermieden und die Rechnungsbearbeitung effizienter und schneller gestaltet.

Für weitere detaillierte Informationen stehen die Verfasser gerne zur Verfügung.

Gabriele Gliem, Maria Schmidt, Dr. Jürgen Schröder
Universitätsbibliothek Marburg

Aus den Verbundgremien

Konstituierende Sitzung der AG Alphabetische Katalogisierung für die 2. Amtsperiode

Die AG Alphabetische Katalogisierung traf sich zu ihrer 18. Sitzung am 22. Mai 2003 in der StUB Frankfurt. Die erste Aufgabe bestand in der Neukonstituierung der Arbeitsgruppe samt Wahl des Vorsitzes.

Die bisherige AG-Vorsitzende, Renate Koch-Krug, wird in der kommenden Amtsperiode als Vertreterin der HeBIS-Verbundzentrale in die AG Sacherschließung entsandt. Daher wurde die Wahl einer neuen Vorsitzenden notwendig. Mangels Interesse aus den Lokalsystemen obliegt der Vorsitz der AG Alphabetische Katalogisierung weiterhin der Vertreterin der HeBIS-Verbundzentrale, jetzt Andrea Arndt. 

Themenschwerpunkte der Arbeitssitzung:

  • Ausweitung der Vergabe der allgemeinen Materialbenennung (AMB)
  • Einspeicherung von mehrbändigen Werken aus der DNB

Ausweitung der Vergabe der Allgemeinen Materialbenennung (AMB)

Das Thema wurde in die AG eingebracht, um über die zur Zeit unbefriedigende Situation zu reden, dass die Einführung der AMB in den RAK-NBM nicht konsequent auf die verschiedenen Regelwerksteile ausgedehnt wurde und daher zu inkonsequenter Darstellung in den Verbundkatalogen führt. Außerdem lässt die derzeit laufende Revision der RAK-Musik eine weitere Ausweitung der Vergabe von AMBs erwarten, eine Abstimmung mit RAK-NBM ist dabei ausdrücklich vorgesehen.

Die HeBIS-Verbundzentrale hat daher vorgeschlagen, verbindlich eine AMB für alle nicht in Buchform erschienenen Materialien einzuführen, unabhängig davon, nach welchem Regelwerk sie katalogisiert werden.

Bereits im Vorfeld der Sitzung wurde deutlich, dass auch die Kodierungen an 1. Position der Kategorie 0500 (Physische Form) nicht einheitlich sind. Bevor also über die Ausweitung der Vergabe einer AMB diskutiert werden konnte, sollte eine Vereinheitlichung der Kodierung in 0500 erreicht werden.

Die Schwierigkeiten, die dieses Thema mit sich bringt, wurden erst im Laufe der Diskussion richtig deutlich. Auch die Pica-Software hält sich nicht strikt an die Kodierung der physischen Form, sondern integriert inhaltliche Aspekte in die Kodes (Illustrationen, Briefe, Karten ...). Vor allem die Beratung über die Kodierung aller Arten von Mikroformen (gleich welchen Inhalts: Bilder, Dissertationen, Druckwerke, Handschriften etc.) brachte die Teilnehmer zu der Erkenntnis, dass man die rein physische Erscheinungsform der Vorlage deutlicher in den Vordergrund stellen solle. Es sei am wichtigsten, Benutzern auf einen Blick klarzumachen, dass sie zur Verwendung des Materials in bestimmten Fällen (Mikroformen) auf besondere Hilfsmittel (Reader-Printer o. Ä.) angewiesen sind. Deshalb solle man z. B. Noten auf Mikroform mit "E" kodieren, nicht mit "M".

Lang diskutiert wurde auch über die Kodierung von Briefen, Autographen und mittelalterlichen Handschriften (sofern diese überhaupt im HeBIS-Verbundkatalog katalogisiert werden). Ist mit der Kodierung für "Briefe" nur der handschriftliche Brief gemeint? Oder auch der maschinengeschriebene? Was ist mit gedruckten Briefwechseln? Oder sollte man handgeschriebene Briefe als "Handschrift" kodieren? Was ist mit unveröffentlichten Manuskripten? Mit Faksimiles, Autographen allgemein etc. etc.

Das Thema konnte nicht abschließend beraten werden und wurde daher zur weiteren Diskussion in die Lokalsysteme gegeben.

Übernahme mehrbändiger Werke aus DNB-Fremddaten

Der Verbund strebt die Übernahme weiter Fremddaten in die HeBIS-Verbunddatenbank an, vor allem vor dem Hintergrund schwindender personeller und finanzieller Ressourcen. Dabei wird auch an die bisher ausgefilterten Aufnahmen für mehrbändige Werke aus den DNB-Datenlieferungen gedacht. Fremddaten sollen die Katalogisierung vereinfachen und damit beschleunigen.

Den Mitgliedern der AG Alphabetische Katalogisierung wurde vor der Sitzung eine Vorlage übersandt, die als Diskussionsgrundlage in den Lokalsystemen (unter Einbeziehung des Fachwissens aus Erwerbungs- und Benutzungsbereichen) diente.

In der Diskussion wurden diese besonders kritischen Punkte hervorgehoben:

  • Es besteht die Gefahr der Doppelbestellung, falls bei der Erzeugung Dubletten nicht erkannt werden.
  • Wiederkehr des "Schiller-Räuber-Problems" (Fehlen einer satzübergreifenden Suche), da die DNB f-Sätze liefert, wo im HeBIS-Verbund F-Sätze gemacht werden.
  • Damit wäre ein Bruch in den Katalogisierungsregeln unvermeidbar. Das möchte man aber tunlichst vermeiden, da abzusehen ist, dass mit dem Umstieg auf ein anderes Regelwerk ohnehin ein Bruch in den Katalogisierungsregeln besonders für mehrbändige Werke notwendig wird.
  • Der Umarbeitungsaufwand wird als sehr hoch eingeschätzt. Eine Übernahme der Titeldaten könne nur dann befürwortet werden, wenn die Daten danach unbearbeitet bleiben können. Die Teilnehmer befürchten dadurch aber negative Konsequenzen für die Datenbankqualität.

Alle Teilnehmer stimmten daher gegen die Einspeicherung mehrbändiger Werke aus der DNB.

Kompromissvorschläge:

  • Eine Einspeicherung wird als möglich erachtet, wenn sich die Übernahme auf neue, erstmals gelieferte mehrbändige Werke beschränkt.
    • Das könnte die Dublettengefahr vermindern.
    • Der Bruch in den Katalogisierungsregeln wäre dann an einem speziellen Datum festzumachen.
  • Vor dem Einspeichern der Aufnahmen für mehrbändige Werke könnten in einer konzertierten Aktion die jetzt in der Datenbank vorhandenen c-Sätze mit DNB-Nummern versehen werden, so dass der Dublettencheck vorhandene c-Sätze eindeutig erkennen kann.

Inzwischen konnte geklärt werden, dass mit den DNB-Daten ein Indikator für "neue" mehrbändige Werke mitgeliefert wird (Position 5 in der Kategorie 0500 ist mit "n" kodiert), so dass die Beschränkung der Übernahme auf erstmalig gelieferte mehrbändige Werke möglich wäre.

Die HeBIS-Verbundzentrale wird für die nächste Sitzung des HeBIS-Verbundrats eine Vorlage erarbeiten, die die Entscheidung anhand der dafür genannten Argumente erläutert.


Verschiedenes

Neuerscheinungsdienst der DDB

Probleme beim Verknüpfen von Zeitschriften und Schriftenreihen

Validierung der Kategorie 8200 auf Level 2

 

Alles Weitere entnehmen Sie bitte dem in Kürze erscheinenden Protokoll der Sitzung.

Andrea Arndt
AG Alphabetische Katalogisierung, Vorsitzende
Verbundrat
16. Sitzung des HeBIS-Verbundrates: Alle Beschlüsse auf einen Blick

Der HeBIS-Verbundrat hat in seiner 16. Sitzung am 15. Mai 2003 folgende Beschlüsse gefasst:

  • Herr Dr. Kalok wird wiederum als Vertreter des Verbundrates in die AG Technik gewählt.
  • Auf Bezug und Einspielung des "Neuerscheinungsdienstes" in die HeBIS-Datenbank wird verzichtet. Die Verbundzentrale erhält den Auftrg, das Produkt weiter zu beobachten und bei Bedarf Bericht zu erstatten (s. auch gesonderten Beitrag in dieser Ausgabe).
  • Die Migration der Hessischen Bibliographie in die HeBIS-Pica-Datenbank wird vom Verbundrat befürwortet.
  • Der Verbundrat appelliert an die Verbundbibliotheken, sich aktiv am HeDOK-Verfahren zu beteiligen. Bis Ende des Jahres soll eine statistische Erfassung der Nutzung erfolgen und daran anschließend eine Evaluation des Dienstes vorgenommen werden.
  • Der Verbundrat nimmt eine von der Verbundleitung vorgelegte inhaltliche Konzeption für ein zentrales Verbundportal (u.a. als Basis für die verbundübergreifende Fernleihe, mögliche weitere Dienstleistungen für Benutzer sowie zur Schaffung eines WWW-Katalogportals für öffentliche Bibliotheken) zur Kenntnis. Dafür wird der Einsatz eines kommerziellen Produktes erwogen; ein Präsentationstag am 1. Juli 2003 soll potentiellen Bewerbern eine Plattform zur Vorstellung und dem Verbundrat die Gelegenheit zu einer ausgiebigen Bewertung der Produkte geben.
  • Der Verbundrat stimmt einer Ablösung der Datenbankbasis von HeBIS-Retro zu, mit der eine deutliche Verbesserung der Performance und der Funktionalitäten erreicht werden soll.
(ria)

Gremienberichte

DIN-Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen
Transliterationsstandards auf dem Prüfstein: DIN-Arbeitsausschuss nimmt Arbeit auf

Der DIN-Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen hat Ende vergangenen Jahres einen Arbeitsauschuss "Transliteration und Transkription" neu aktiviert und mit Arbeitsaufträgen versehen (wir berichteten in HeBIScocktail 1/2003): es stehen Revisionen der DIN 31634, 31635 und 31636 für die Transliterationen des Arabischen, Griechischen und Hebräischen sowie die Überprüfung der ISO-Norm 9 für die Umschrift des Kyrillischen an.

Die Obfrau (Vorsitzende) des Ausschusses kommt aus dem HeBIS-Verbund: die Leiterin der HeBIS-Verbundzentrale, Rita Albrecht, wurde einstimmig in dieses Amt gewählt. Bei der ersten Arbeitssitzung des Auschusses am 14. Mai 2003 in Frankfurt konnte Frau Albrecht erfreulicherweise innerhalb eines ansehnlichen Kreises von Experten auch weitere Teilnehmer aus dem HeBIS-Verbund begrüßen, die mit ihrem Engagement und Fachwissen die Arbeit des Auschusses mittragen wollen: Frau Blessing-Hein (STUB Frankfurt) als Expertin für slawische Sprachen, Frau Heuberger (STUB Frankfurt) für Hebräisch und Herr Schaum (UB Gießen) für Arabisch.

Zu Beginn der Sitzung wurde zunächst der Zweck von Umschriftregeln diskutiert und damit eine gemeinsame Basis für die künftige Arbeit an den verschiedenen Normen geschaffen. Die einzelnen Normen selbst werden in kleinen Expertengruppen bearbeitet werden. Deren erste Aufgabe ist es nun, die DIN-Norm selbst zu prüfen, die eingegangenen Stellungnahmen zu sichten und zu bewerten, Vergleiche zur entsprechenden ISO-Norm zu ziehen und weitere Standards (z.B. nationale) soweit nötig heranzuziehen. In jedem Fall berücksichtigt werden sollen auch die "ALA Transliteration Rules", die in den amerikanischen Bibliotheken angewandt werden. Am Ende dieses Arbeitspaketes steht die Empfehlung jeder Expertengruppe, auf welcher Basis künftig die deutsche Normierung erfolgen soll: Die Überarbeitung der DIN, die Übernahme der ISO, eine modifizierte Übernahme der ISO sowie eine Übernahme der ISO bei gleichzeitiger Beantragung von Änderungen sind die denkbaren Wege. Nach dieser Grundsatzentscheidung soll dann in den Expertengruppen bis zum Frühjahr 2004 die Detailarbeit durchgeführt werden.

Mit dieser Vorgehensweise wird laut der Obfrau des Ausschusses vor allem ein Ziel verfolgt, das auch der Leitende Direktor der Stadt- und Universitätsbibliothek, Berndt Dugall, als Gastgeber der Arbeitssitzung bei seiner Begrüßung als Wunsch an die Expertenrunde formuliert hatte: dass möglichst rasch ansprechende Ergebnisse präsentiert werden können.

(ria)
RAK-Musik
Abermalige Revision der RAK-Musik auf den Weg gebracht: Nicht alles Wünschenswerte erreicht

Seit 1986 gibt es mit RAK-Musik ein eigenes Regelwerk für die Katalogisierung von Musikalien. Dieses wurde 1997 in einigen wesentlichen Punkten überarbeitet, wobei insbesondere auch die Interessen und Anforderungen öffentlicher Bibliotheken berücksichtigt wurden. Dies führte unter anderem dazu, dass die Haupteintragung entgegen der bis 1997 geltenden Regelung nicht mehr unter oder mit dem Einheits- oder Formalsachtitel, sondern unter bzw. mit dem Hauptsachtitel des Werkes gemacht wird. Eine Ausnahme von dieser Regel wurde nur für reine Musikalienkataloge vorgesehen.

Die großen und bedeutenden wissenschaftlichen Musikbibliotheken Deutschlands mochten sich dieser Vorgabe nicht anschließen. Dazu gehörte auch das Deutsche Musikarchiv, das mit seinen Katalogisaten die Grundlage für die Reihe M der Deutschen Nationalbibliographie liefert. Alle in diesem Rahmen angezeigten Titel und die dazugehörigen Datenlieferungen entsprachen nicht dem gültigen Regelwerksstandard, da das DMA die Haupteintragung weiter gemäß der Regelung der alten RAK-Musik 1986 vornahm. Da der HeBIS-Verbund sich zu einer Anwendung der neuen RAK-Musik 1997 entschlossen hatte, musste wegen der abweichenden Katalogisierungspraxis auf die Übernahme der Reihe M als Fremddaten in die HeBIS-Datenbank verzichtet werden.

Dieses Problem stelle sich aber auch allen anderen Verbünden und Beziehern der Reihe M. Insgesamt entwickelte sich so die Katalogisierung von Musikalien in der zentralen Frage der Haupteintragung in den letzten Jahren heterogen, was letztlich auch den Benutzern nur schwer zu vermitteln gewesen sein dürfte. Durch entsprechende Nebeneintragungen und die Möglichkeiten EDV-gestützter Systeme wurde aber zumindest die Vollständigkeit von Rechercheergebnissen gewahrt.

Die Konferenz für Regelwerksfragen (Vorgängerinstitution des heutigen Standardisierungsausschusses) wollte die uneinheitliche Regelwerksanwendung nicht mehr hinnehmen und hat deshalb im Jahr 2000 ein weiteres Revisionsverfahren angestossen, dessen Abschluss nun mit der Vorlage eines Neuentwurfes und der Einleitung eines öffentlichen Stellungnahmeverfahrens bald erreicht sein wird.

Die Neufassung wurde erstmals an den RAK-NBM orientiert und in wichtigen Bereichen an sie angepasst (z.B. Einführung einer allgemeinen Materialbenennung). Sie enthält unter anderem präzise Regelungen für die Behandlung von Interpreten (Ansetzung, Haupt- und Nebeneintragung, Wiedergabe in der bibliographischen Beschreibung), die bisher in den RAK-Musik vermisst wurden, Korrekturen gegenüber der alten Fassung im Bereich der Bildung von Einheitssachtiteln und klare Vorgaben für die Behandlung unselbständiger Werke. Auch die Anlagen wurden teilweise stark überarbeitet und erweitert.

Die Frage der Haupteintragung unter oder mit welcher Titelfassung blieb im gesamten Revisionsprozess weiterhin umstritten; es zeigte sich, dass hier voneinander abweichende, im Kern nicht kompromissfähige Meinungen aufeinander prallen. Deshalb ist es es bei der Regelung der Haupteintragung mit bzw. unter dem Hauptsachtitel geblieben. Allerdings wurde die Alternativbestimmung gegenüber der alten Fassung deutlich erweitert: jetzt können Musikbibliotheken frei entscheiden, ob sie die Haupteintragung mit bzw. unter dem Einheitssachtitel machen wollen; die Bindung an reine Musikalienkataloge wurde aufgegeben.

In diesem Punkt müssen alle Harmonisierungs- und Revisionsbestrebungen somit als gescheitert betrachtet werden; es wird bei einer uneinheitlichen Katalogisierungspraxis bleiben. Trotzdem war die Mühe nicht vergebens: durch deutlich präzisere Vorgaben in einigen Bereichen und die Angleichung an RAK-NBM wird die Neufassung der RAK-Musik den Katalogisierern den Alltag deutlich erleichtern.

Noch bis zum 18. Juli 2003 können im Rahmen des öffentlichen Stellungnahmeverfahrens Bewertungen des Neuentwurfes abgegeben werden. Dieser ist auf den WWW-Seiten der Deutschen Bibliothek online einseh- bzw. abrufbar. In dem Dokument ist auch die Adresse angegeben, an die alle Stellungnahmen gerichtet werden sollen.

Anm. d. Red.: Der Entwurf ist nicht mehr im Internet abrufbar, dafür kann die fertige Revision als PDF-Datei abgerufen werden.

(ria)
Sacherschließung
Expertengruppe RSWK-SWD
5. Sitzung am 29. April 2003 (9.00 - 16.30)

(Die Expertengruppe (EG) RSWK-SWD ist zuständig für das Regelwerk RSWK (Regeln für den Schlagwortkatalog), die Praxisregeln zu den RSWK und die Normdatei SWD. Sie berät die Arbeitsstelle für Standardisierung bei deren Entwicklungsarbeiten.)

Auch in dieser Gruppe wurde die Diskussion über die Grundsätze der SWD-Arbeit geführt.

Es wurde die Bildung einer kleineren AG beschlossen und deren Arbeitsauftrag länger diskutiert. Einigkeit bestand darin, dass die AG den Standort im internationalen Rahmen, in dem die SWD steht, bestimmt und ggf. abweichende Zielvorstellungen benennt. Uneinigkeit herrschte darüber, ob die AG auch sofort einen bestimmten Komplex bearbeitet, z. B. die Relationierung innerhalb der SWD. Es wurde verabredet, dass die Ergebnisse und eine empfehlende Prioritätenliste der AG allen Mitgliedern der EG zugänglich gemacht wird und eine Abstimmung über die Relevanz von aufzuarbeitenden Themen möglichst per Mail vorgenommen wird.

Einen größeren Rahmen nahm die Diskussion und Abstimmung der ersten Ergänzungslieferung zur 3. Auflage der Praxisregeln ein. Die geplante Auslieferung im Herbst zur Buchmesse wird auf Ende des Jahres verschoben, da sich der § 3 (Zu erschließende Dokumente) durch die Neugliederung der Nationalbibliografie nach DDC ab Beginn 2004 ändert und man diese Korrekturen gleich integrieren möchte. Es wird der zu große Zeitverzug zwischen Verabschiedung von Regeln und deren Veröffentlichung beklagt und eine Art Zwischenveröffentlichung seitens DDB eingefordert.

Einen weiteren großen Komplex nahm die Diskussion über Hinweissätze (EVKs) und Pauschalverweisungen ein, die von der Thesaurustheorie und auch vom Regelwerk her in vielen Fällen nicht korrekt sind. Da solche Hinweissätze, da nicht mit Titeln verknüpft, in lokalen Opacs vielfach nicht suchbar sind, haben einige Verbünde bewusst - gegen die Regel - damit auch verknüpft. Eine Löschung der Datensätze in der Normdatei wird also für diese Verbünde größere Nachbearbeitungen zur Folge haben.

Frau Hoffmann berichtete ausführlich vom Stand der Arbeit des Projekts "Umstieg auf internationale Formate und Regelwerke (MARC21, AACR2)". Einen inhaltlich vergleichbaren Bericht kann man bei http://www.ddb.de/ unter DDBprofessionell Projekte Umstieg auf... nachlesen.

Im Anschluss berichtete Frau Hengel auch hier über die beiden Sondersitzungen im Februar zu "Ordnungshilfen bzw. Homonymenzusätze in Datensätzen der PND" und "Entwicklungen von PND- und SWD-Datenformat". Frau Hengel machte sehr deutlich, dass - unabhängig vom Ergebnis der Studie und den nachfolgenden Entscheidungen, die Entwicklungen der Datenformate auf JEDEN FALL wegen des internationalen Datenaustausches und der Teilnahme an internationalen "Authority Files" eine Kompatibilität zu internationalen Datenformaten, sprich MARC21 anstreben werden. Das bedeutet, dass eine Angleichung der Ansetzungsregeln von SWD und PND sowie SWD und GKD auf jeden Fall zwingend sind.

Ein Vorschlag seitens DDB zur Angleichung der Ansetzungsregeln von SWD und PND wurde verteilt und lag der Expertengruppe Formalerschließung bereits vor. Er soll auf der nächsten Sitzung erörtert werden.

Die nächste Sitzung der EG wird am 5. November stattfinden.

Christa Wittrock
Universitätsbibliothek Kassel
Sacherschließung
SWD-Redaktionssitzung am 28. April 2003 (11.00 - 17.30)

(Einmal in jedem Jahr treffen sich in Frankfurt bei DDB die Mitglieder der Redaktionen in den Bibliotheksverbünden, die für die regelgerechte Eingabe neuer Schlagwörter in die Schlagwortnormdatei (SWD) zuständig sind, um neue Entwicklungen, Probleme u.a. zu besprechen.)

Unter der Überschrift "Grundprobleme der SWD, Verschlankung der Redaktionsarbeit" fand ein erstes Brainstorming statt, ausgelöst von Nachfragen über den Standort der SWD innerhalb der internationalen Landschaft der Allgemein-Thesauri und der Stimmigkeit der Regelungen in den RSWK sowie der (konsequenten, auch nachträglichen) Umsetzung in der SWD im Hinblick auf Thesaurusnormen, hier vor allen Dingen die Frage der Relationierung. Es wurde aber auch auf die immer noch stiefmütterliche Ausstattung der Rechercheoberfläche für die Suche in den Thesaurusstrukturen der SWD hingewiesen. Die durch eine konsequente Befolgung von Thesaurusstrukturen innerhalb der SWD prinzipiell bestehenden Recherchemöglichkeiten kommen zur Zeit beim Endnutzer nicht an.

Von einer dezidierten Formulierung der entsprechenden Regelungen erhofft man sich auch eine Zeitersparnis im Mailbox-Verkehr an Neuansetzungen.

Bei der Vorstellung und Diskussion der IT-Entwicklungen im Bereich der Normdateien (Neue Satzarten für EVKs (= Hinweissätze), Relationierung, Satzart für Zeit und Form, Angleichung von SWD- und PND-Datenformat) machten jeweils die unterschiedlichen EDV-Systeme der Verbünde bzw. die unterschiedlich gestaltete Anwendung der Normdateien in den Verbünden die Entscheidungen problematisch. Außer einer DDB-internen Lösung für die Navigation im semantischen Netz der SWD über Links (geplant für Mitte des Jahres) werden in 2003 keine weiteren Entwicklungen stattfinden.

In diesem Zusammenhang berichtete Frau Hengel über die beiden Februar-Sitzungen über Ordnungshilfen bzw. Homonymenzusätze in PND-Datensätzen und die Entwicklung der Datenformate in den Normdateien. Die in diesen Sitzungen angefragten Stellungnahmen der Verbünde zu der Thematik sind außer vom HBZ noch nicht bei DDB angekommen.

Die Anwendung der progressiven Rechtschreibung im Projekt DDC (die neuen Sachgruppen nach DDC ab 2004 werden danach geschrieben) und in den Veröffentlichungen von DDB (z.B. Nationalbibliografie) steht der Anwendung einer korrekten aber konservativen Rechtschreibung in der SWD entgegen. Es ist aber zur Zeit aus Kapazitätsgründen nicht möglich, die Rechtschreibung innerhalb der SWD anzupassen. Man hofft, im Rahmen einer 4. Auflage der RSWK eine Angleichung zu erreichen.

Die Deutsche Bibliothek erwägt aus Gründen der Arbeitsersparnis, die nach wie vor zu bildenden Grundketten zu einem Titel automatisch - ggf. in einer Art KWOC-Index - zu permutieren. Die Verbünde, die ihren Nutzern Kettenregister anbieten, möchten auf die Lieferung von Permutationsmustern (ggf. automatisierte) aber nicht verzichten.

Das nächste Treffen der SWD-Partner wird Ende April / Anfang Mai 2004 stattfinden.

Christa Wittrock
Universitätsbibliothek Kassel

Bibliothekswelt aktuell

Pressemitteilung: Library of Congress ist der EZB beigetreten

Library of Congress und Universitätsbibliothek Regensburg beschließen Kooperation
Weltgrößte Bibliothek in USA tritt der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek bei

Vor fünf Jahren als neuer Service für die Nutzung elektronischer Fachzeitschriften in der Universitätsbibliothek Regensburg entwickelt, hat sich die Elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB) im Bereich von Wissenschaft und Forschung rasch verbreitet. Inzwischen setzen diesen Dienst mehr als 200 wissenschaftliche Bibliotheken und Forschungseinrichtungen in Deutschland und vermehrt auch in Europa ein.

Nun ist mit der Library of Congress die führende Bibliothek der USA und zugleich die größte Bibliothek der Welt als neues Mitglied dazu gekommen. Damit hat die Elektronische Zeitschriftenbibliothek einen international starken Partner gewonnen.

Aufmerksam geworden auf den beeindruckenden Umfang und die Qualität der Sammlung sowie die nutzerfreundliche Präsentation der über 14.000 elektronischen Zeitschriften, wollte die Library of Congress mehr über diesen innovativen Bibliotheksservice erfahren. Besonders angetan waren deren Vertreter von der arbeitsteiligen Organisation der EZB. Die wissenschaftlichen Volltextzeitschriften werden nämlich kooperativ von allen Mitgliedern in einer zentral in Regensburg geführten Datenbank gesammelt. Die für die Nutzung notwendigen Daten werden gemeinsam gepflegt. Nur durch die Zusammenarbeit der vielen Partner kann die hohe Aktualität und Qualität des Datenbestandes auch langfristig gesichert werden. Die für den Betrieb erforderliche technisch-organisatorische Infrastruktur hat die Universitätsbibliothek Regensburg aufgebaut. Dank der Förderung durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft und das Bundesministerium für Bildung und Forschung kann sie den Dienst laufend an neue Anforderungen anpassen und weiterentwickeln.

Die Library of Congress lud die Universitätsbibliothek Regensburg im Januar dieses Jahres nach Washington ein, um die Elektronische Zeitschriftenbibliothek vor Ort zu demonstrieren und Möglichkeiten der Kooperation zu verhandeln. Im April hat sich die Library of Congress dann entschieden, die Chancen der kooperativen Organisation dieses Dienstes zu nutzen und an der gemeinsamen Arbeit teilzuhaben. Es wird ein gegenseitiger Datenaustausch eingeführt, der für beide Seiten erhebliche Vorteile bringt. Die Library of Congress kann ihren Nutzern verbesserten und umfangreicheren Zugang zu elektronischen Zeitschriften bieten und zugleich die EZB um eine erhebliche Anzahl von Titeln bereichern. Durch die neue Partnerschaft ist eine aussichtsreiche Chance gegeben, die EZB über Europa hinaus international als weltweit größte Sammlung wissenschaftlicher Online-Zeitschriften zu etablieren. Das dürfte sich positiv auf die heute schon intensive Nutzung - im letzten Jahr konnten 6,4 Mio. Titelanfragen gezählt werden - auswirken.

Darüber hinaus haben die Library of Congress und die Universitätsbibliothek Regensburg als Vertreterin der EZB auch andere Bereiche der Zusammenarbeit vereinbart. Ein Schwerpunkt der Kooperation liegt darin, gemeinsam internationale Standards für die Erschließung dieser neuen Publikationsform und technische Verfahren für einen effizienten automatisierten Datenaustausch zu entwickeln. Angestrebt ist auch der gegenseitige Transfer von Know how bei der Erwerbung bzw. Lizenzierung von elektronischen Zeitschriften. Der Anfang einer vielversprechenden internationalen Partnerschaft ist gemacht.

URL der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek:
http://www.bibliothek.uni-regensburg.de/ezeit/

Ansprechpartnerin:
Dr. Evelinde Hutzler
Universitätsbibliothek Regensburg
Tel: 0941/943-4411
E-Mail: evelinde.hutzler@bibliothek.uni-regensburg.de

(ana)

Fortbildung und Veranstaltungen

HeBIS auf der IFLA-Fachausstellung in Berlin

Die 69. IFLA-Generalkonferenz und Ratsversammlung findet vom 1.-9. August 2003 in Berlin statt. Die Tagung steht unter dem Motto: "Bibliothek als Portal: Medien-Information-Kultur".

Schon frühzeitig wurde in der AG Verbundsysteme beschlossen, einen gemeinschaftlich organisierten Informationsstand der Verbundsysteme im Rahmen der IFLA-Fachausstellung zu präsentieren. Der Gemeinschaftsstand bietet den Besuchern die Möglichkeit, sich konzentriert über Aufgaben und Angebote aller Verbundsysteme in Deutschland zu informieren - und die Verbundsysteme profitieren von der Gemeinschaftsaktion zusätzlich durch die Umlage der nicht unerheblichen Standkosten und des personellen Betreuungsaufwands auf alle Beteiligten.

Die AG Verbundsysteme hat aus diesem Anlass eine kleine Informationsbroschüre mit Kurzdarstellungen aller Verbundsysteme (deutsch/englisch) vorbereitet. Die HeBIS-Verbundzentrale hat sich "ifla-motiviert" ganz besondere Mühe gegeben, eine inhaltlich fundierte und grafisch ansprechende Mehrfarben-Broschüre zu konzipieren (ebenfalls deutsch/englisch). Die umfangreichen Vorarbeiten werden bis Ende Juni abgeschlossen sein; die Druckauslieferung erfolgt im Laufe des Juli, damit die Broschüre pünktlich zur Ausstellungseröffnung vorliegt. Darüber hinaus soll die Broschüre auch bei künftigen Anlässen Verwendung finden. Natürlich werden wir auch Ansichtsexemplare verbund-intern verteilen (größere Mengen können wir aber voraussichtlich nur gegen Unkostenerstattung abgeben).

Frau Albrecht und Herr Saevecke möchten alle HeBIS-Anwender und geschätzten Leser des HeBIScocktails schon jetzt herzlich einladen, sie in Berlin auf dem Stand der AG Verbundsysteme (Standnummer noch offen) zu besuchen: Die Ausstellungseröffnung mit Sekt-Empfang ist am Sonntag, d. 3. August 2003, 17 Uhr im ICC (International Congress Centrum); die Ausstellung dauert bis Mittwoch, d. 6. August, 18 Uhr. Insgesamt werden ca. 150 Aussteller erwartet. Alles Wissenswerte zur IFLA in aktueller Frische finden Sie im übrigen unter www.ifla.org.

R.-D. Saevecke E-Mail an AutorIn
HZK/HeBIS-Verbundleitung

Handbuch-Änderungen

Neue/aktualisierte Kapitel:

Keine Änderungen am HeBIS-Handbuch in dieser Ausgabe.

Protokolle

Keine neuen Protokolle vorhanden.

Der Aperitif

Regelungslücken in RAK

Ein Ausblick auf AACR2

Wirft man einen Blick in die Regelungen der Anglo-Amerikanischen Katalogisierungsregeln, wird recht bald deutlich, dass die Möglichkeiten, die unsere altgewohnten RAK boten, doch einigermassen beschränkt waren. Denn für die nun folgenden Publikationen gab es bisher noch gar keine Regelung. Obwohl sie doch so dringend gebraucht werden ...

21.26 Spirit communications

21.26A. Enter a communication presented as having been received from a spirit under the heading for the spirit (see 22.14). Make an added entry under the heading for the medium or other person recording the communication.

    Food for the million, or, Thoughts from beyond the borders of the material / by Theodore Parker ; through the hand of Sarah A. Ramsdell
Main entry under the heading for the spirit of Parker
Added entry under the heading for Ramsdell

Quelle:
AACR2 Revision 2002

Impressum

HeBIScocktail 3/2003 (3. Juli 2003)

HeBIScocktail erscheint vierteljährlich als Hypertext (mit Druckausgabe) unter http://www.hebis.de/hebiscocktail/.

Neue Ausgaben werden über Pica-List angekündigt.

Herausgeber: Hessisches BibliotheksInformationsSystem, Verbundzentrale, Frankfurt am Main
Redaktion: Gisela Bröckerhoff (gib), Andrea Arndt (ana), Monika Denker (mod), Renate Koch-Krug (rek), Heike Nienerza (hen)
Korrespondent: Hanspeter Schneider (BDV)
E-Mail-Adresse der Redaktion: hebiscocktail@stub.uni-frankfurt.de

Beiträge und Leserzuschriften sind sehr willkommen!

Hinweise für Autoren

HeBIScocktail 4/2003 erscheint Anfang Oktober 2003.

Redaktionsschluss: 12. September 2003

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