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Ausgabe: 3-2003

Dublettenkontrolle für Buchnummern - sicher ist sicher

Neues von den Datenbanken

1. Doppelte Buchnummern - warum und wieso?

Seit kurzem ist in HeBIS ein Buchnummerncheck installiert worden, der verhindern soll, dass eine Buchnummer innerhalb eines Bibliothekskatalogs (ILN) mehrfach vergeben wird. Das Programm prüft beim Abspeichern von neuen oder geänderten Exemplaren, ob es einen Eintrag mit der gleichen Buchnummer bei einem anderen Exemplar gibt und weist einen zweiten Eintrag zurück.

Was waren die Günde hierfür und warum müssen für einige Zeit gelegentlich Erschwernisse in Kauf genommen werden?

Dass Buchnummern ohne Absicht mehrfach eingetragen werden, kann zwei Ursachen haben:

  • das Feld Buchnummer wird beim Kopieren von Exemplardaten bei mehrbändigen Werken, Schriftenreihen oder Mehrfachexemplaren versehentlich mitkopiert,

  • es werden Barcode-Etiketten des gleichen Nummernbereichs versehentlich zwei Mal ausgedruckt und erfasst.

Beides kommt, gemessen an der Gesamtzahl der Eintragungen, nur sehr selten vor, der Aufwand für die Bereinigung ist aber erheblich, wie ich weiter unten noch schildere - er ist jedenfalls erheblich größer als man als Laie annimmt. Eine Bereinigung ist wegen des Ausleihsystems aber unbedingt notwendig.

Buchnummern sollen eindeutig eine physische Einheit repräsentieren, deshalb sollen sie auch nur bei einem Katalogeintrag nachgewiesen sein. Werden verschiedene Titel zu einem Buchbinderband zusammengeführt, kennt das Ausleihsystem OUS die "Konvolut-Technik", bei der Exemplardatensätze verschiedener Titel im OUS in einer solchen Form zusammengeführt werden, dass eine Bestellung / Vormerkung von jedem einzelnen Titel aus möglich ist.

Bei der Bereinigung der dubletten Buchnummern hat man das Problem, dass man dem Exemplardatensatz nicht ansieht, bei welchem die richtige Buchnummer steht und bei welchem die falsche. Es ist also eine Autopsie aller Exemplare nötig.

Leider ist mit der Korrektur der Buchnummer im Exemplardatensatz die Sache nicht erledigt, da das Ausleihsystem diese Korrektur nicht nachvollzieht! Es ist für die Bearbeitung der Fehler sehr wichtig, das Zusammenspiel von Katalog und Ausleihsystem zu verstehen.


2. Katalog und Ausleihsystem - eine schwierige Beziehung

Im Folgenden wird folgende Terminologie verwendet:

  • Buchnummer (PICA-OUS: volume_number, CBS/OWC: Kategorie 8200; in PICA-Texten auch "zebra" wegen des Barcodes) = Verbuchungsnummer = Mediennummer

  • Exemplardatensatz (PICA: copy): Exemplardatensatz im Zentralsystem (CBS) und dem lokalen Katalog (OWC/OPC). Physisch entspricht diesem bei Büchern in der Regel ein Exemplar, bei Lehrbuchsammlungen etc. können es auch mehrere sein, bei Zeitschriften handelt es sich meist um alle Bände zu dieser Zeitschrift, die unter einer Signatur stehen. Bei Büchern enthält der Lokaldatensatz ein Feld für die Buchnummer, das aber nicht unmittelbar für die Ausleihe dient. Der Datensatz wid über die EPN (Exemplar-Produktionsnummer) identifiziert.

  • Banddatensatz (PICA: volume): Datensatz im Ausleihsystem OUS, über den die Verbuchungen erfolgen. Er wird durch die Buchnummer identifiziert1) und wird unter den unten beschriebenen Bedingungen aus dem Exemplardatensatz erzeugt.

Die Ausleihe bildet ein im Wesentlichen in sich abgeschlossenes System. Nur über die EPN, die im Banddatensatz steht, findet die Kopplung zu den Exemplardaten und von dort aus zu den Titeldaten statt.
Eine aktive Beziehung zwischen den Systemen wird ansonsten nur über den "Bandprozess" (Programm Update_8000) hergestellt:

Wenn ein neuer oder geänderter Exemplardatensatz aus dem CBS kommt, in dem die Kategorie 8200 besetzt ist, prüft der Bandprozess, ob schon ein Banddatensatz an diesem Exemplar hängt.

  • Nur wenn noch kein Banddatensatz an diesem Exemplar hängt und wenn noch kein Banddatensatz mit dieser Buchnummer existiert, wird ein neuer Banddatensatz erzeugt.

  • Wenn der Inhalt in der Kategorie 8200 eine Nummer enthält, bei der der passende Banddatensatz an einem anderen Exemplardatensatz hängt, wird dieser Banddatensatz an den neuen oder veränderten Exemplardatensatz umgehängt.

In den anderen Fällen passiert nichts:

  • Löschungen der Buchnummern im Exemplardatensatz werden im Ausleihsystem nicht nachvollzogen!
  • Änderungen der Buchnummer im Exemplardatensatz haben keinerlei Auswirkung im Ausleihsystem, sofern an diesem Exemplardatensatz bereits ein Banddatensatz hängt! Dessen Nummer wird entgegen der landläufigen Meinung nicht angepasst sondern bleibt unverändert.

Diese Eigenschaften mögen auf den ersten Blick unverständlich erscheinen, sie sind aber durchaus begründbar:

  • Banddatensätze von lokalen Titelaufnahmen, die in der Regel aus alten Ausleihsystemen stammen und in der Regel nur die Signatur und Buchnummer enthielten, sollten automatisch an die neue, bessere Titelaufnahme umgehängt werden.
  • Im laufenden Betrieb sollen die Banddatensätze für normale Bücher automatisch erzeugt werden und nicht manuell.
  • Bei Exemplardaten, ohne Buchnummer sollte keine Löschung erfolgen, da gerade bei Zeitschriften die Buchnummern i.d.R. nicht im CBS erfasst werden. Die Banddatensätze werden in diesem Fall manuell im OUS erzeugt2).

Auf Grund dieser Eigenschaften hängt der Banddatensatz bei doppelten Buchnummern an dem Exemplar, das zuletzt eingegeben oder geändert wurde, in der Regel dem falschen.


3. Fehlerbereinigung

Auf Grund des oben beschriebenen Verhaltens des Ausleihsystems sind wir im Bibliothekssystem der Universität Gießen wie folgt vorgegangen: wir haben mit Hilfe der IBW-Upload-Technik alle Banddatensätze gelöscht, die zu einer dubletten Buchnummer gehören3). Es handelte sich um ca 200 Datensätze, von denen nur 3 ausgeliehen waren. Die Masse der Fälle bezog sich auf (Zweig-)Bibliotheken, die zwar schon Buchnummern erfasst haben, aber noch keine OUS-Anwender sind.

Auf Grund der Löschung der Banddatensätze genügt es, im CBS beide Exemplardatensätze "anzufassen": im bisher falschen Exemplardatensatz die richtige Buchnummer einzutragen und bei dem, dessen Buchnummer richtig war, irgendeine Änderung vorzunehmen, z.B. das Eingabedatum in der Kategorie 70XY zu ändern, damit dieser Exemplardatensatz als Änderung ins Lokalsystem kommt und so den Bandprozess anstößt. Bei beiden Exemplaren wird so ein korrekter neuer Banddatensatz erzeugt. Dies war für uns das am wenigsten fehlerträchtige Verfahren. 

Verzichtet man auf die Löschung der Banddatensätze, gibt es das folgende Problem. Man müsste zunächst eine formale Änderung am "richtigen" Exemplar vornehmen, damit der Banddatensatz umgehängt wird, und dann erst das falsche Exemplar korrigieren, da nur dann hierfür ein neuer, richtiger Banddatensatz erzeugt wird. Der erste Schritt wird aber von der Dublettenkontrolle verhindert, da es ja zwei identische Indexeinträge verschiedener Exemplare gibt. Daher muss man den Banddatensatz zuvor manuell löschen oder im OUS (Befehl tra b <Bandnummer> epn <epn>) an das richtige Exemplar umhängen, dann das falsche Exemplar korrigieren und, falls der originale Banddatensatz gelöscht wurde, zum Abschluss das Exemplar noch einmal anfassen, bei dem die richtige Buchnummer eingetragen ist. Bei diesem Verfahren ist die Reihenfolge der Arbeitsgänge entscheidend und hohe Konzentration notwendig!


4. Kleine Fehler - grosse Wirkung

Leider ist es so, dass die Fälle, in denen mehrere Exemplardatensätze aktuell die gleiche Buchnummer haben, nur die Hälfte des Problems darstellen.

In vielen Fällen wird es so sein, dass der Fehler beim Katalogisieren im CBS gleich nach dem Abschicken des Datensatzes bemerkt wird. Wie oben beschrieben ist dann das Malheur aber schon passiert; im Ausleihsystem wurde der Banddatensatz an das falsche Exemplar gehängt, die nachträgliche Korrektur bekommt das Ausleihsystem nicht mehr mit.

Um Fehler dieser Art in der Datenbank zu finden, muss im Lokalen Bibliothekssystem ein Abgleich erfolgen zwischen dem Feld 8200 für die Buchnummer im Exemplardatensatz und dem Feld Buchnummer (volume_number) im Banddatensatz. Dies kann nur durch die lokalen Systemverwalter erfolgen und ist nicht mit PICA-eigenen Mitteln zu bewerkstelligen. Zeitschriftenexemplare und Mehrfachexemplare müssen dabei unberücksichtigt bleiben; es ist günstig, gleich auch die Signatur mit auszugeben. Wir hatten im Frühjahr 2002 einen ersten Lauf dieser Art gestartet und fanden ca. 1.400 Fälle, die wir damals aber aus Zeitgründen nicht abarbeiten konnten.

Der größte Teil dieser Fehler sollte inzwischen korrigiert sein, ohne dass dies gezielt angegangen wurde: durch die maschinelle Erzeugung des Feldes 4800 für die besitzende Bibliothek wurden sämtliche Exemplardatensätze neu in das lokale Bibliothekssystem geholt. Wenn die Korrekturen im CBS in Ordnung waren, haben sich die Banddatensätze wieder an das richtige Exemplar gehängt, so dass bei diesem Fehlertyp nur noch Fälle enthalten sein sollten, die seit der erstmaligen Einspielung des Feldes 4800 entstanden sind, d. h. seit Herbst 2002. Es können allenfalls Banddatensätze fehlen, wenn zu dem Zeitpunkt, als der Exemplardatensatz erneut geliefert wurde, der falsche Banddatensatz noch an diesem Exemplardatensatz hing. Es ist also ein günstiger Zeitpunkt, die Entstehung von doppelten Buchnummmern an der Quelle zu verhindern.


5. Eine fehlerfreie Zukunft?

Natürlich ist es weiterhin möglich, Fehler bei der Eingabe der Buchnummer zu machen, nur die dubletten Buchnummern werden verhindert. Wenn Sie einen Fehler bemerken, dann gilt folgendes Rezept:

Den betreffenden Banddatensatz im Ausleihsystem löschen (lassen) und alle betroffenen Exemplare durch Änderungen am Exemplardatensatz neu ins Lokalsystem holen.

Mit dem neuen Programm, das auf dem neuen Buchnummern-Index BNU beruht, wird künftig ein ganz kritischer Fehler vermieden4). Zusätzlich graue Haare konnten sich bei mir zwar nicht mehr bilden5), aber ich habe seitdem ein wesentlich besseres Gefühl. Deshalb war ich gerne bereit, diesen Beitrag als Gegenleistung für die Programmerstellung zu schreiben. Ich bedanke mich bei Herrn Schneider ganz herzlich für die schnelle Reaktion auf meinen Wunsch.


1) Genau genommen über eine interne ID-Nummer, aber das spielt für das Folgende keine Rolle
2) Es gibt sogar ein Offline-Programm, das es ermöglicht, über einen Signaturabgleich Banddatensätze aus lokalen Titelaufnahmen an CBS-Titelaufnahmen umzuhängen, auch wenn diese keine Buchnummer enthalten.
3) Das Skript kann gerne bereitgestellt werden.
4) Nicht prüfen kann man im CBS natürlich, ob eine eingegebene Buchnummer z.B. für einen Zeitschriftenband im OUS erfasst wurde. Dieser Fall kann nur vorkommen, wenn Etiketten doppelt erzeugt wurden, nicht durch Kopier-Aktionen.
5) Ich bin schon total ergraut, seitdem ich mit PICA arbeite ;-)

Lothar Kalok
Bibliothekssystem der Universität Gießen

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