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HeBIS Online-Fernleihe 2013 – Ergebnisse im Überblick
Der Abwärtstrend des gesamten Fernleihaufkommens inklusive der verbundübergreifenden Fernleihe setzt sich, entsprechend der allgemeinen Entwicklung, auch bei uns im HeBIS-Verbund weiter fort.
Von 2012 auf 2013 war das Bestellvolumen um ca. 7 % rückläufig (in Zahlen: -12.897). Die Erledigungsquote liegt seit Jahren stabil bei 83 %.

Bei einzelnen Bibliotheken kann man, entgegen dem allgemeinen Trend, eine Stabilisierung bzw. geringe Zunahme von Fernleihbestellungen gegenüber dem Vorjahr beobachten:
- UB Mainz (77): 21.623 (Vorjahr:21.192),
- UB FFM (30): 21.110 (Vorjahr:20.861) und
- BB Germersheim (Mz19): 1.968 (Vorjahr:1.325)
Gebende Fernleihe (Aktive Fernleihe)
In der Aktiven Fernleihe setzt sich die allgemeine Tendenz weiter fort, allerdings nicht mehr so stark wie im Jahr zuvor. Insgesamt liefern HeBIS-Bibliotheken 2013 84.612 (2012: 89.593) Bestellungen über die Fernleihe aus, das entspricht einem Rückgang von 5,5 % (Vorjahr: 8 %) gegenüber dem Vorjahr. Von den Bestellungen wurden 51.599 HeBIS-intern und 33.013 Bestellungen an die Bibliotheken der Partnerverbünde geliefert.
HeBIS als Lieferbibliotheken (Aktive FL)

Nehmende Fernleihe (Passive Fernleihe)
Die Endbenutzerbestellungen liegen für das Jahr 2013 bei knapp 130.000 Bestellungen. Schwerpunktmäßig werden, wie die Jahre zuvor, zu ca. 80 % Leihbestellungen (i. d. Regel auf Monographien) aufgegeben.
Endbenutzerbestellungen über HEBIS-Portal

Einzelne Fragestellungen
E-Kopenfernleihe
Die E-Kopienfernleihe läuft seit 3 Jahren im Routinebetrieb und hat sich etabliert. Bei dieser Lieferungsart werden die Aufsätze, sowohl HeBIS-intern als auch bundesweit, mit den Partnerverbünden elektronisch ausgetauscht.
Die Bibliotheken können dann per Print-Client für ihre Nutzer den Aufsatz einmalig ausdrucken. Aus Urheberrechtsgründen erfolgt keine Speicherung von Aufsatzdateien.
Die Einzelbeispiele belegen, dass dieser Service sehr gut angenommen worden ist:
- Die UB Frankfurt als HeBIS-Hauptlieferant schickt inzwischen mehr als 70% ihrer gelieferten Aufsatzkopien (5.541 von 7.435 aktiven Bestellungen) über diesen wesentlich schnelleren Lieferweg.
- Nutzer der UB Gießen erhalten darüber inzwischen ca. 50 % ihrer Aufsätze (1.112 von 2.249 Aufsatzbestellungen).
Hinweis zur Graphik: Da wir nicht von allen Bestellungen die für die Statistik notwendige Kennzeichnung der E-Lieferung in unserem FL-System erhalten, dürfte die tatsächliche Anzahl sogar noch etwas höher liegen.
Aktive Fernleihnutzer im JahrWieviel HeBIS-Fernleihnutzer haben mindestens eine Fernleihbestellung im Jahr aufgegeben ? Die Datenbankabfrage erbrachte folgendes Ergebnis:

Es fällt auf, dass wir trotz stetig sinkender Fernleihvolumen in den Jahren 2008 bis 2013 einen leichten Anstieg bei den aktiven Fernleihnutzern 2012/2013 zu verzeichnen haben.
FILOU
Mit FILOU – automatisierter Quittierdienst in der HeBIS-Fernleihe - konnten für 2013 insgesamt 20.022 (Vorjahr:23.378) Bestellungen automatisch negativ quittiert werden.
Blankobestellungen:

HeBIS Retro-Bestellungen:

Weiterbearbeitung: 
Verbundübergreifende Fernleihe
Von den Partnerverbünden wurden im Jahre 2013
60.856 Bestellungen im Rahmen der verbundübergreifenden Fernleihe geliefert. HeBIS-Bibliotheken haben im Gegenzug
33.013 Bestellungen positiv erledigt. Der Abwärtsverlauf von 2010 zu 2013 ist insgesamt schwächer geworden. Traditionell ist HeBIS ein „Nehmer-Verbund“ und unsere Bibliotheken bekommen immer wesentlich mehr Bestellungen von den Partnerverbünden geliefert, als sie selbst geben.
Auffallend ist, dass der Differenzsaldo zwischen „Geben“ und „Nehmen“ für HeBIS immer kleiner wird:
2010 beträgt die Differnz noch ca. 34.000 Bestellungen, 2013 nicht einmal mehr 28.000 Bestellungen.

Wer Interesse hat kann sich die einzelnen Fernleihstatistiken, auch für die eigene Bibliothek, auf den
HeBIS-Seiten zur FL-Statistik anschauen.
Fazit
Die Fernleihe ist trotz sinkender Zahlen immer noch ein wichtiger, nicht wegzudenkender Service für die Literaturversorgung, sowohl für die Nutzer von Hochschulbibliotheken, als auch von Öffentlichen Bibliotheken.
Günter Pietzonka
HeBIS-Verbundzentrale
Umstieg auf LBS4 im Bibliothekssystem der JLU Gießen
Im August 2012 fiel im Bibliothekssystem der
JLU Gießen zusammen mit den am Lokalsystem beteiligten Bibliotheken der
Technischen Hochschule Mittelhessen und der
Hochschul- und Landesbibliothek Fulda der Startschuss für die Migration zu LBS4. Im Bereich Erwerbung bietet LBS4 eine Reihe von interessanten, neuen Funktionen, u.a. Bestellungen per E-Mail, eine Sammelrechnungsfunktion und erweiterte Suchmöglichkeiten. Ein weiterer Beweggrund war der noch 2012 endende Support für LBS3 durch OCLC-Pica. Eine Weiterentwicklung der Software findet damit nur noch für LBS4 statt.
Zum Start der Vorbereitungsphase traf sich ein Gremium bestehend aus ILN-Betreuern, LBS-Systemadministratoren und Mitarbeitern aus Medienbearbeitung und Ausleihe, um den Zeitplan und das weitere Vorgehen festzulegen. Ein paralleler Betrieb von LBS3 und LBS4 sollte beim Umstieg möglichst kurz gehalten werden. Die Planung sah daher den Einstieg mit ACQ4 vor und zeitlich versetzt die Einführung von OUS4. Im zweimonatlichen Rhythmus fanden LBS4 Workshops mit verschiedenen Schwerpunkten statt, wofür der Teilnehmerkreis je nach Thema deutlich vergrößert wurde. Als gemeinsame Plattform für die LBS-weite Kommunikation und Dokumentation sowie für den Dateiaustausch wurde ein Kurs in der E-Learning Plattform StudIP angelegt. Mit Forum, Wiki und Dateiablage standen passende Funktionalitäten zur Verfügung, die im Laufe des Projekts auch intensiv eingesetzt wurden. In der Universitätsbibliothek stand außerdem ein gesonderter Raum mit Test-PCs zur Verfügung, der von den Testergruppen genutzt werden konnte.
Zunächst wurden die grundlegenden LBS4-Funktionen von einer kleinen Gruppe geprüft. Der Kreis wurde jedoch schnell erweitert, um die verschiedenen Arbeitsabläufe intensiver zu testen. Im Bereich ACQ umfasste die Gruppe 8 Personen, bei OUS 6 Personen. Begleitend zu den Tests waren die Gruppen auch mit der Vorbereitung der Schulungen und Schulungsunterlagen befasst. Als besonders hilfreich erwies sich dabei die Erprobung des erarbeiteten Schulungskonzepts im Rahmen einer Testschulung. Insbesondere für das detailliert ausgearbeitete OUS4-Übungskonzept konnten so wertvolle Verbesserungsvorschläge eingeholt und Erfahrungen mit der angestrebten Zeitplanung gewonnen werden. Für die Erstellung der Schulungsunterlagen nutzte die Erwerbung das Anlegen von Seiten im Intranet, die sich auch nachträglich besonders einfach aktualisieren lassen. Für die Ausleihe wurden Anleitungen mit internen Querverweisen als PDF-Datei erstellt, so dass sich die Dokumente leicht auf dem Desktop der Thekenarbeitsplätze platzieren lassen und damit besonders schnell zugänglich sind.
Die bibliothekarischen LBS-Betreuer bereiteten darüber hinaus die Parametrisierung des Systems über das System Management Modul (SMM) vor. Dazu gehörten insbesondere die Überarbeitung von Layouts, des OUS-Reglements und der Einstellung der Druckdienste. Ein weiterer Teil des Tests bestand in der Prüfung der Offline Jobs, vor allem der Mahnläufe.
Auch eine grundlegende Überarbeitung der LBS-Kennungen in enger Zusammenarbeit mit den Systembetreuern war Teil der Vorbereitungsphase. Für die Erwerbung wurden dabei individualisierte Mitarbeiterkennungen und für den Bereich Ausleihe Thekenkennungen vorgesehen. Besonders hilfreich war dabei, dass in LBS4 Berechtigungen jetzt an Gruppen verankert sind und sich LBS-Kennungen diesen Gruppen zuordnen lassen. Trotz eines hohen Initialaufwandes kann so langfristig die Konfigurationsarbeit insbesondere in einer großen ILN deutlich vereinfacht werden. Generell erleichtert die grafische Oberfläche des SMM bzw. des LBS4-Clients eine Reihe von Arbeiten im Bereich der Parametrisierung, auch wenn manche Einstellungen zunächst klickintensiv ausfallen.
Der Umstieg auf ACQ4 erfolgte am 12.7.2013. Nach der technischen Installation und Einstellung des Systems begannen die ACQ4-Schulungen in der Universitätsbibliothek. An drei halbtägigen Terminen wurden insgesamt rund 50 Personen geschult. Nach den Schulungen im Testsystem konnte die Erwerbung direkt im Produktionssystem arbeiten. Die Schulungen für die Ausleihe fanden etwa 3-4 Wochen vor dem Umstiegstermin (23.9.2013) statt. Hier wurden an acht halbtägigen Terminen etwa 100 Personen inkl. der studentischen Hilfskräfte geschult. Die Fachreferenten erhielten Kurzeinführungen in ACQ4 und OUS4 an gesonderten Terminen. Ebenso gab es eine zusätzliche Veranstaltung zur Einführung in OUS4 für eine Reihe von Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern aus der Medienbearbeitung, die z.B. Banddatensätze in OUS anlegen oder Verbuchungen durchführen.
Der Umstieg auf ACQ4 und OUS4 verlief zunächst problemlos. Die Umstellung auf OUS4 führte jedoch zu nicht vorhersehbaren Abstürzen des Jaguar-Servers, die mit einem bereits an OCLC gemeldeten Speicherüberlaufproblem zusammenhängen. Durch die Inbetriebnahme eines zweiten Jaguar-Servers und fest geplante Neustarts konnte das Problem jedoch deutlich abgemildert werden. Auch die Performance des Systems ist trotz zwei Jaguar Instanzen noch nicht befriedigend. Möglichkeiten zur Verbesserung werden derzeit intensiv diskutiert.
Für die Erwerbung haben bereits zwei ACQ4-Anwendertreffen stattgefunden, um Fehler des neuen Systems zu sammeln und um den Erfahrungsaustausch unter den Kolleginnen und Kollegen anzuregen. Die Möglichkeit zu Emailbestellung und die Sammelrechnungsfunktion werden als deutlicher Vorteil eingeschätzt. Im Bereich der bibliothekarischen LBS-Betreuung ist der Aufwand durch zusätzliche Kontrolllisten zunächst gestiegen. Ein Teil der Probleme konnte aber durch Updates der LBS-Software bereits behoben werden. Für die Ausleihe sind entsprechende Treffen im Januar geplant. Die Einarbeitung z.B. neuer studentischer Hilfskräfte gelingt unter LBS4 erheblich einfacher.
Für die Selbstverbucher der Technischen Hochschule Mittelhessen konnte bereits die SIP2-Schnittstelle von LBS4 in Betrieb genommen werden. Auch weitere Dienste wie z.B. der Versand von Rückgabeerinnerungen, die derzeit noch über eigene Programme realisiert werden, sollen im kommenden Jahr mit LBS4 erfolgen. Der Umstieg auf LBS4 kann aber jetzt schon als nahezu vollzogen betrachtet werden.
Florian Ruckelshausen
UB Gießen
Verbundrat beschließt Reform der HeBIS-Facharbeitsgruppen
Zur 38. Sitzung des HeBIS Verbundrates (06.12.2014) legte der neue Verbundvorstand ein Konzept zur Reform der HeBIS Facharbeitsgruppen vor. Der Verbundvorstand betont darin, dass in den kommenden Jahren erhebliche Veränderungen auf den Verbund zukommen. Vor allem die im DFG-Projekt „Cloudbasierte Infrastruktur für Bibliotheksdaten“ (CIB) begonnenen Entwicklungen werden eine Veränderung zentraler Strukturen des Verbundes mit sich bringen.
Sowohl die Rolle der Verbundzentrale als auch das bisherige Verständnis von Zentral- und Lokalsystemen stehen zur Überprüfung an. Die in mehr als zwei Jahrzehnten bewährte Arbeit der Facharbeitsgruppen muss angesichts dieser neuen Herausforderungen in ihrer organisatorischen Form wie in ihrer inhaltlichen Ausrichtung überdacht werden.
Der Verbundvorstand betont in diesem Zusammenhang den proaktiven Charakter der zukünftigen Arbeitsgruppen. Diese sollen insofern nicht nur dem Erfahrunsgaustausch und der Optimierung bestehender Verfahren dienen, sondern auch der Evaluierung und Planung zukünftiger Verfahren und Dienste. Organisatorisch soll diese Neuorientierung durch ein Plenum der Facharbeitsgruppen unterstützt werden. Mindestens einmal jährlich wird der Verbundvorstand das Plenum der Facharbeitsgruppen einladen, zu dem jeweils der/die FAG-Vorsitzende als Delegierte/r entsandt wird. Der Verbundvorstand nimmt am FAG-Plenum teil. Dieses berichtet dem Verbundrat, ist Forum für die Diskussion übergreifender Fragestellungen sowie für Anregungen zur weiteren inhaltlichen Ausprägung der zukünftigen FAG-Arbeit. Ein FAG-Plenum wird in der Regel vor dem Zusammentreten des Verbundrates eingeladen.
Der im Vorschlag der Verbundvorstandes dargelegte inhaltliche Zuschnitt der zukünftigen Facharbeitsgruppen wurde während der Sitzung des Verbundrates engagiert und in Teilen auch kontrovers diskutiert. Die vorgeschlagenen Arbeitsgruppen „Benutzungsdienste“ und „technische Infrastruktur“ fanden nicht die erforderliche Mehrheit. Der Verbundvorstand wird mit Blick auf diese Sachgebiete an die Diskussion im Verbundrat anknüpfen und erneut das Gespräch suchen.
Vom Verbundrat beschlossen wurde die Einrichtung der folgenden Arbeitsgruppen:
- AG Sacherschließung und Recherche
- AG Historische Bestände
- AG Erwerbung
AG eMedien
- AG Formalerschließung
Zudem beschoss der Verbundrat die zeitlich befristete Einsetzung einer AG Portal, die für die weitere Einführung des HeBIS Discovery Systems ein Forum für Erfahrungsaustausch und Koordination bieten soll.
Die AG Konsortium, AG Hessische Bibliographie und die AG RDA bleiben in ihrer bisherigen Form bestehen.
Die beschlossenen Facharbeitsgruppen konstituieren sich bis Ende Februar 2014 und werden für die Dauer von zwei Jahren eingesetzt.
Die Verbundzentrale entsendet in jede Facharbeitsgruppe eine/n VertreterIn.
Die Besetzung durch die LBS erfolgt durch Entsendung von in der Regel zwei VertreterInnen. Experten können bei Bedarf eingeladen werden. Die AGs wählen aus ihrer Mitte die/den Vorsitzende/n, der für die Dauer eines Jahres amtiert.
Dr. Uwe Risch
HeBIS-Verbundzentrale
RDA
Festlegung auf Standardelemente-Set
Als erstes Ergebnis ihrer Arbeit legt die AG RDA, der Vertreterinnen und Vertreter der Verbünde und Bibliotheken aus Deutschland, Österreich und der deutschsprachigen Schweiz angehören, das Standardelemente-Set vor.
Was ist das Standardelemente-Set?
Bei dem Standardelemente-Set handelt es sich um eine Zusammenstellung der Angaben, die nach der Einführung der RDA den Mindeststandard für die Katalogisierung im deutschsprachigen Raum bilden.
Warum ist die Vereinbarung auf ein festgelegtes Set nötig, wenn doch dasselbe Regelwerk angewendet wird?
Die Angaben, die bei einer Titelaufnahme oder einem Normdatensatz erfasst werden können, werden in den RDA als Elemente (elements) bezeichnet. Die RDA bietet die Möglichkeit, zahlreiche Elemente zu erfassen, deutlich mehr als nach RAK-WB üblich ist. Allerdings sind nach RDA nur wenige Elemente, die sogenannten Kernelemente (core elements), verpflichtend anzugeben - einige davon immer und einige unter bestimmten Voraussetzungen (core if).
Die AG RDA hat neben den Kernelementen nun noch einmal die Elemente, die nach RDA nicht verpflichtend anzugeben wären, näher beleuchtet und für einige von ihnen festgelegt, dass diese im deutschsprachigen Raum ebenfalls obligatorisch erfasst werden sollen. Diese Elemente werden als sogenannte Zusatzelemente bezeichnet. So ist beispielsweise nach RDA der Titelzusatz kein Kernelement; die AG RDA hat ihn aber als Zusatzelement definiert.
Ziel ist es, im deutschsprachigen Raum eine einheitliche Katalogisierung und damit auch eine Austauschbarkeit und Nachnutzbarkeit von Katalogdaten zu erreichen.
Was beeinhaltet das Standardelemente-Set?
Das Standardelemente-Set umfasst alle Kernelemente sowie alle Zusatzelemente,
oder in Kurzform ausgedrückt:
Kernelemente + Zusatzelemente = Standardelemente
Es gliedert sich in die Bereiche Titeldaten und Normdaten:
Darf nur das erfasst werden, was im Standardelemente-Set vereinbart wurde?
Die Erfassung weiterer, über die im Standardelemente-Set festgelegten Elemente hinaus, liegt im Ermessen jeder einzelnen Bibliothek bzw. katalogisierenden Institution.
Ingrid Dinges
UB Frankfurt a.M., Vertreterin von HeBIS in der AG RDA
RDA
Zeitplan des RDA-Projektes angepasst
Standardisierungsausschuss beschließt Verlängerung um 6 Monate
Seit Juli 2012 wird in der
AG RDA intensiv an der Vorbereitung der Einführung des neuen Regelwerkes gearbeitet. Die in regelmäßigen Abständen von ca. 2 Monaten stattfindenden Sitzungen der Arbeitsgruppe sind dabei nur ein Arbeitsinstrument; darüber hinaus arbeiten fast 20 Unter- und Kleingruppen an einzelnen kleineren oder größeren Themenkomplexen wie zum Beispiel der künftigen Katalogisierung von mehrbändigen Werken oder von Musikalien. Zu jedem Thema wird der Regelwerkstext analysiert, Anwendungsregeln der RDA-Community studiert, daraus die notwendigen Schlüsse für die Anwendung im deutschsprachigen Raum gezogen und in Form von Anwendungsregeln, Erläuterungen oder Merkposten für Schulungsmaterialein zu Papier gebracht.
Das alles erweist sich als sehr zeitaufwendiges Geschäft, wenn es mit der notwendigen Sorgfalt ausgeführt werden soll.
Die AG RDA hat deshalb im September 2013 dem Standardisierungsausschuss signalisiert, dass der zu Beginn des Projektes aufgestellte Zeitplan gemessen an ihrem Arbeitsumfang und dem Arbeitsfortschritt nicht eingehalten werden kann und eine Verlängerung der Gesamtprojektzeit sowie Verschiebungen innerhalb des Projektes vorgeschlagen. Der Standardisierungsausschuss hat diesem Vorschlag daraufhin einstimmig zugestimmt.
Zeitplan (Click auf die Grafik vergrössert die Darstellung)

Die Einführung von RDA wird nach dem neuen Projektzeitplan nunmehr im Verlaufe des 4. Quartals 2015 realisiert.
Dementsprechend verlängert sich auch das Teilprojekt Schulungen entsprechend (an dem frühen Beginn von Überlegungen und Planungen bereits ab Oktober 2013 wurde festgehalten), ebenso die Implementierungsphase. Für eine sorgfältige Formulierung der Anwendungsregeln, die für die in 2014 anstehende vorgezogene Einführung der RDA in die Gemeinsame Normdatei (GND) notwendig sind, sowie deren Aufbereitung für das RDA Toolkit wurde eine Verlängerung des Teilprojektes um 3 Monate vorgesehen. Somit werden im Mai/Juni 2014 entsprechende Schulungen beginnen und ab 1. Juli 2014 in der GND nach den neuen Regeln gearbeitet werden.
Verabschiedet hat der Standardisierungsausschuss außerdem das sogenannte „Standardelemente-Set“ (s. separaten Bericht in dieser Ausgabe) und das erste Paket Anwendungsregeln, das die AG RDA vorgelegt hat. Diese Anwendungsregeln werden ins RDA Toolkit eingestellt und sind später dort an den Regelwerksstellen direkt abrufbar. Die Deutsche Nationalbibliothek plant darüber hinaus auch eine unabhängige Bereitstellung der Anwendungsregeln auf ihren
Webseiten (z.B. für Nutzer der Print-Ausgabe der RDA).
Rita Albrecht
HeBIS-Verbundzentrale