Draufsicht von schräg oben auf eine Gruppe von circa 15 Menschen in Businesskleidung, die in einem lichtdurchfluteten Innenraum steht.

Wer wir sind

Mitsprache und Kooperation sind wesentliche Elemente der Organisation des hebis-Verbundes. Entscheidungen über die Verbundentwicklung, Verfahrensweisen und Projekte werden gemeinsam in den zuständigen Verbundgremien (Verbundrat bzw. AG hebis-Konsortium) getroffen, die mit Vertretern der lokalen Bibliothekssysteme, der Hochschulen und der Unterhaltsträger besetzt sind.

Gremien und Organe des hebis-Verbundes sind der Verbundrat mit seinem Vorstand, die Verbundzentrale, hebis-Facharbeitsgruppen und Arbeitsgruppen in den Lokalsystemen. Verbundleiter/in ist die/der Vorsitzende des Vorstands des Verbundrats. Die hebis-Verbundzentrale verantwortet das operative Geschäft des Verbundes. Das hebis-Konsortium erwirbt im Auftrag der Hessischen Hochschulen Lizenzen für wissenschaftliche, elektronische Zeitschriften, E-Books und Datenbanken.

 

 

barcode

Organisation im hebis-Verbund

Verbundrat

Zentrales Gremium des hebis-Verbundes ist der hebis-Verbundrat. Er leitet und steuert die Aktivitäten des hebis-Verbundes. Hierzu zählen insbesondere

  • die strategische und finanzielle Planung und Weiterentwicklung des Verbundes;
  • der Abschluss von Ziel- und Leistungsvereinbarungen mit der Goethe-Universität Frankfurt am Main in Bezug auf die Aufgaben der Verbundzentrale;
  • der dauernde oder befristete Einsatz und die Zusammensetzung von Facharbeitsgruppen;
  • geeignete Maßnahmen zur Information und Fortbildung;
  • die jährliche Genehmigung des Rechenschaftsberichts und des Wirtschaftsplans der Verbundzentrale;
  • die Entscheidung über die Verwendung der Mittel, im Fall der Sondertatbestandsmittel die Erstellung der Vorlagen für die Präsidentin oder den Präsidenten der Goethe-Universität Frankfurt am Main;
  • die Entsendung von Vertreterinnen oder Vertretern in die Partner-Gremien;
  • die Entscheidung über die Aufnahme neuer Bibliotheken;
  • die Erstellung einer Geschäftsordnung für den hebis-Verbund (für den Verbundrat, den Vorstand des Verbundrats und die AG hebis-Konsortium);
  • die Wahl des Vorstands des hebis-Verbundrats.

Im hebis-Verbundrat sind aktuell folgende Institutionen vertreten:

Institution Bezeichnung Status
Lokalsystem Darmstadt/Wiesbaden 3 Vertreter/innen Stimmrecht
Lokalsystem Frankfurt 3 Vertreter/innen Stimmrecht
Lokalsystem Gießen/Fulda 3 Vertreter/innen Stimmrecht
Lokalsystem Kassel 3 Vertreter/innen Stimmrecht
Lokalsystem Marburg 3 Vertreter/innen Stimmrecht
Lokalsystem Rheinhessen 3 Vertreter/innen Stimmrecht
UB Frankfurt Direktorin/Direktor Stimmrecht
Verbundzentrale Leiter/in Verbundzentrale sowie 1 weitere/r Vertreter/in beratend
HMWK beratend
MBWJK beratend
HPR HMWK (Hessen) 1 Vertreter/in Gast
HPR MBWJK (Rheinland-Pfalz) 1 Vertreter/in Gast
Personalrat der Johann Wolfgang Goethe-Stiftungsuniversität Frankfurt Gast

 

Vorstand

Der Vorstand des Verbundrats besteht aus der/dem Vorsitzenden und einem oder zwei Stellvertreterinnen/Stellvertretern, die vom Verbundrat aus dem Kreis seiner stimmberechtigten Mitglieder einzeln für die Dauer von zwei Jahren gewählt werden. Weiteres Mitglied mit beratender Stimme ist der Leiter oder die Leiterin der hebis-Verbundzentrale. Zu den Aufgaben des Vorstands gehören insbesondere

  • die Vorbereitung von Ziel- und Leistungsvereinbarungen mit der Goethe-Universität Frankfurt am Main in Bezug auf die Aufgaben der Verbundzentrale;
  • die jährliche Prüfung des Rechenschaftsberichts und des Wirtschaftsplans der Verbundzentrale mit anschließender Vorlage im Verbundrat zur Genehmigung;
  • die Erstellung von Berichten und Beschlussvorlagen für die Sitzungen des Verbundrats, soweit erforderlich in Abstimmung mit dem Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst, den Hochschulen des Landes und den überregionalen Institutionen der bibliothekarischen Zusammenarbeit;
  • sowie die Einladung, Vorbereitung und Leitung der Sitzungen des Verbundrates.

Der Vorstand berichtet regelmäßig auf den Sitzungen des Verbundrates über seine Arbeit. Die Protokolle der Vorstandssitzungen werden den Mitgliedern des Verbundrates zur Verfügung gestellt.

Verbundzentrale

Zentraler Dienstleister des Verbundes: hebis Verbundzentrale

Die hebis-Verbundzentrale ist Trägerin des operativen Geschäfts sämtlicher zentraler Verbunddienstleistungen nach Vorgabe der Ziel- und Leistungsvereinbarungen. Dazu gehört auch der Abschluss von Verträgen auf der Grundlage von Beschlüssen des Verbundrats. Die hebis-Verbundzentrale erstellt jährlich einen Wirtschaftsplan und legt ebenfalls jährlich einen Rechenschaftsbericht vor.

Die Leiterin bzw. der Leiter der Verbundzentrale vertritt diese gegenüber dem Verbundrat und dem Vorstand und nimmt beratend an deren Sitzungen teil.

Die Verbundzentrale koordiniert zudem die innere und äußere Kommunikation, Information und Dokumentation und stellt ein technisches System hierzu zur Verfügung.

Zu den Aufgaben der hebis-Verbundzentrale gehören u.a.

  • die Bereitstellung und Pflege einer zentralen Katalogisierungs- und Nachweisdatenbank einschließlich Fremd- und Normdaten sowie zentrale Routinen zur Übernahme von Altdaten. Dieses „hebis-Zentralsystem“ enthält aktuell ca. 60 Millionen Datensätze, die wiederum die Basis für weitere verwandte Dienste sind. Das hebis-Zentralsystem baut auf internationalen Katalogisierungs- und Interoperabilitätsstandards  auf und stellt seine Daten unentgeltlich unter der Lizenz Creative Commons CC0 zur Verfügung;
  • die Entwicklung und Pflege eines zentralen Rechercheportals (hebis Discovery Service) mit Verfügbarkeitsrecherche und integrierter Bestellkomponente. Dieses „hebis Discovery System“ stellt seinen Nutzern neben den Beständen der jeweils lokalen Bibliothek auch einen Suchraum von fast 1 Mrd. weltweit erschienener wissenschaftlicher Publikationen zur Verfügung;
  • die Entwicklung und Pflege lokaler Sichten des zentralen Rechercheportals, die in ihrem jeweiligen Erscheinen den individuellen örtlichen Rahmenbedingungen Rechnung tragen;
  • die verbundinterne und verbundübergreifende Fernleihe in Kooperation mit den übrigen regionalen Verbundsystemen;
  • Bereitstellung von Nutzungsstatistiken;
  • Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung von Volltextservern;
  • Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung von Digitalen Sammlungen für einzelne Verbundteilnehmer oder als Gemeinschaftsvorhaben von hebis-Verbundzentrale und weiteren Einrichtungen;
  • Betreuung von Einrichtungen gemäß dem Mitgliedsmodell „hebis Basis“
  • Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung des E-Pflicht-Portals Hessen zur Sammlung elektronischer Pflichtexemplare gemäß Vorgabe durch das Hessische Bibliotheksgesetz;
  • die umfassende Betreuung der hebis-Verbundbibliotheken durch anwendungs­bezogene Arbeitshilfen und Arbeitsmaterialien, Schulungs- und Fortbildungs­maßnahmen, technische und organisatorische Hilfestellung.

 

Die hebis-Verbundzentrale arbeitet intensiv mit beim Aufbau und Betrieb einer Nationalen Informationsinfrastruktur. In diesem Zusammenhang werden u.a. folgende Aufgaben und Projekte übernommen

  • Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung des Nationalen Statistikservers (ehemals „hebis Statistikserver“);
  • Betrieb und Weiterentwicklung des Gemeinsamen Verbündeindex (GVI);
  • Aufbau und Betrieb einer Nationalen Infrastruktur für das Hosting elektronischer Ressourcen

 

Die hebis-Verbundzentrale gliedert sich organistorisch in drei Gruppen: Repositorien und Infrastruktur, Vermittlungs- und Recherchesysteme, Metadaten und Standardisierung. Hinzu kommen zwei Stabsstellen beim Leiter der Verbundzentrale, welche die Bereiche Langzeitverfügbarkeit sowie Migration des Bibliothekssystems betreuen.

Konsortium

Das hebis Konsortium übernimmt die abgestimmte, kostengünstige Erwerbung und Bereitstellung von elektronischen Zeitschriften und Datenbanken und anderen digitalen Medien.

Lokale Bibliothekssysteme

Die in hebis zusammengeschlossenen wissenschaftlichen, öffentlichen und Spezial-Bibliotheken organisieren sich in derzeit sechs lokalen Bibliothekssystemen: Frankfurt, Darmstadt/Wiesbaden, Gießen/Fulda, Marburg, Kassel und Rheinhessen.

Diese dezentrale Struktur soll den einzelnen Bibliotheken die Möglichkeit geben, ihre Dienstleistungen möglichst gut an die lokalen Umstände angepasst und nah an den Kunden vor Ort zu erbringen. Über die lokalen Bibliothekssysteme realisieren die teilnehmenden Bibliotheken Dienste im Bereich Ausleihe, Erwerbung und lokale Recherche. Dazu gehören u.a. folgende Services:

  • Nachweis der Bestände in der zentralen Katalogisierungs- und Nachweisdatenbank;
  • Bereitstellung und Pflege des lokalen Bibliothekssoftwaresystems für die teilnehmenden Bibliotheken;
  • Betreuung und Pflege der Anwendungsmodule des Softwaresystems für die teilnehmenden Bibliotheken;
  • Beratung und Schulung der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter sowie Nutzerinnen/Nutzer der Bibliotheken im Umgang mit den Anwendungsmodulen;
  • kooperative Entwicklung von Erweiterungen in den Anwendungsmodulen;
  • Koordination der teilnehmenden Bibliotheken untereinander und mit der Verbundzentrale.
Facharbeitsgruppen

Die Facharbeitsgruppen unterstützen den hebis-Verbundrat und die Verbundzentrale. Sie bereiten Problemlösungen vor, die an die Verbundzentrale weitergereicht werden; in strittigen Fällen entscheidet der Verbundrat. Der Verbundrat oder die Verbundzentrale können die Facharbeitsgruppen in bestimmten, abgegrenzten Sachfragen mit einer Entscheidungsfindung beauftragen.

 

Liste der Facharbeitsgruppen in ‚hebis-Verbundgremien‘

Lokale Arbeitsgruppen

Die lokalen Arbeitsgruppen koordinieren insbesondere den Einsatz der lokalen Bibliothekssoftware-​Module innerhalb des je eigenen Lokalsystems. Sie gewährleisten die Abstimmung zwischen den einzelnen Bibliotheken und dem Betreiber des jeweiligen Lokalsystems.

Die lokalen Arbeitsgruppen konstituieren sich eigenverantwortlich und wählen jeweils eine Vorsitzende/einen Vorsitzenden. Die Vorsitzenden der lokalen Arbeitsgruppen sind Ansprechpartner für alle Belange der Weiterentwicklung und Zusammenarbeit innerhalb des jeweiligen Lokalsystems. Zusammen mit weiteren Mitgliedern der lokalen Arbeitsgruppe vertreten sie ihr Lokalsystem im Verbundrat. Sie berichten an den Verbundrat in seinen turnusmäßigen Sitzungen und legen hierfür die Berichte dem Vorstand rechtzeitig vor.

Die Zusammensetzung der lokalen Arbeitsgruppe Rheinhessen und die Vertretung des Lokalsystems im Verbundrat werden vom MBWJK Rheinland-Pfalz festgelegt.

Verbundordnung

Die Organisation des Verbundes und die Struktur der Verbundgremien sowie deren Aufgaben ist festgelegt in der hebis-Verbundordnung,  deren aktuellen Fassung am 12.07.2013 vom HMWK in Kraft gesetzt wurde.

Ergänzt wird die Verbundordnung durch die hebis-Geschäftsordnung (gültig seit 15.05.2013). Diese regelt die konkrete Umsetzung der Aufgaben des hebis-Verbundrates und hebis-Konsortiums.

Die am 08.08.2016 zwischen dem HMWK und dem HPR abgeschlossene  Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz lokaler Bibliothekssysteme in den an HeBIS teilnehmenden wissenschftlichen Bibliotheken im Geschäftsbereich des HMWK vom 08.08.2016 konkretisiert die Rahmenbedingungen für den Einsatz lokaler Bibliothekssysteme.

(Anlagen 2 bis 5 können auf Anfrage bei der Direktion der Universitätsbibliothek Johann Christian Senckenberg, Frankfurt am Main eingesehen werden.)

barcode

Haben Sie Fragen?

Team Auskunft

hebis-Verbundzentrale

Bockenheimer Landstr. 134 – 138
60325 Frankfurt am Main